Cuprins:
- Utilizați Outlook pentru a urmări numirile, sarcinile și proiectele
- Scanați cărțile de vizită și transferați-le în listele de contacte Outlook
- Conversia documentelor în Adobe. fișiere pdf
- Creați masteri de documente utilizate frecvent
- Utilizați software-ul de contabilitate pentru a crea facturi și comenzi de achiziție
- Automatizați cardurile de timp, facturarea proiectelor și procesarea salarizării
- Inventarul pe cale electronică
- Înregistrați achizițiile și detalii despre produse într-o foaie de calcul sau într-o bază de date
- Faceți un timp de impozitare o bucată de tort
- Copierea de rezervă a fișierelor
Video: Cleansing, Facial Massage & Lymphatic Drainage ?Foreo Luna 3 Review - Beauty Within 2024
Proprietarii de mici dimensiuni de pretutindeni au îmbrățișat tehnologia pentru a-și gestiona înregistrările, fie că e vorba de planificări de întâlniri, de a crea corespondență,, procesarea salarizării, inventarul de urmărire sau mai mult. În timp ce întreprinderile nu au trecut "fără hârtie", au recunoscut avantajele utilizării tehnologiei pentru a-și păstra organizarea. Dacă sunteți încă înlănțuit să folosiți hârtie, este posibil să aveți timp să utilizați următoarele zece taste pentru a replica hârtia cu fișiere electronice.
Utilizați Outlook pentru a urmări numirile, sarcinile și proiectele
Calendarul de hârtie care merge oriunde mergeți este de ajutor, dar ați încercat să utilizați caracteristica Calendar într-un program software? Cu un calendar computerizat, puteți introduce o întâlnire o dată și puteți seta să se repete zilnic, săptămânal, bi-săptămânal sau lunar și puteți seta mementouri automate - sarcini pe care nu le puteți face în calendarul de hârtie. Iată un alt bonus: Cu programe cum ar fi Outlook, toți membrii personalului dvs. pot partaja calendarele.
->Scanați cărțile de vizită și transferați-le în listele de contacte Outlook
Sunteți obosit să vă arătați prin Rolodex sau o mulțime de cărți de vizită pentru a găsi un număr de telefon sau o adresă de e-mail ? Ei bine, puteți să vă îndepărtați de orice versiune a acestui coșmar cu care vă confruntați. Cum? Rulați fiecare carte de vizită printr-un scaner care include software pentru a converti informațiile de pe card în lista de contacte din Outlook. Apoi puteți găsi informațiile pe care le căutați cu o operație de căutare.
Conversia documentelor în Adobe. fișiere pdf
MS Word are o opțiune pentru salvarea fișierelor ca. pdfs. Procesul este nedureros. Cu un document Word deschis, alegeți FileSave AsSave ca tip și faceți clic pe săgeata în partea dreaptă. Derulați în jos lista, evidențiați PDF-ul și faceți clic pe Salvați (lângă Anulare în partea inferioară a casetei).
Care este problema mare despre pdf-uri? Nu mai trebuie să vă faceți griji dacă cineva are versiunea corectă de software pentru a vă citi fișierul. Orice computer cu cititor Adobe poate deschide orice. fișier pdf.
De asemenea, puteți scana scrisori, facturi, anunțuri - toate documentele care se vor potrivi scanerului dvs. - și le puteți salva în format pdf. Asigurați-vă că ați setat scanerul la. tip de fișier înainte de a scana documentul.
Creați masteri de documente utilizate frecvent
Când folosiți frecvent în mod esențial aceeași literă dar cu modificări minore, păstrați un fișier de bază al acesteia pe computerul dvs.Apoi, când aveți nevoie de document, deschideți documentul principal, efectuați modificările și imprimați documentul. Nu uitați să salvați fișierul cu un alt nume de fișier, astfel încât acesta să nu fie schimbat.
Utilizați software-ul de contabilitate pentru a crea facturi și comenzi de achiziție
Nu mai trebuie să faceți clic pe dulapurile pline de facturi sau comenzi de cumpărare. Utilizați software-ul contabil, cum ar fi QuickBooks sau Sage 50, pentru a crea acele documente. Este posibil să aveți nevoie să imprimați și să trimiteți documente unui client, dar fișierul real va rămâne - nu în dulapurile de depozitare a spațiului - dar pe calculatorul dvs. unde găsirea unei facturi este o chestiune de scriere a câtorva taste.
Automatizați cardurile de timp, facturarea proiectelor și procesarea salarizării
Puteți înlocui cardurile de perforare și prelucrare a cartelelor electronice cu ajutorul procesării electronice și a procesării salarizării. Gândiți-vă la timpul salvat și la erorile evitate. Un angajator declară că compania sa a redus procesarea salarizării de la 6 ore la 45 de minute prin utilizarea software-ului pentru cartea de timp. Acum e un lucru important.
Și dacă încrederea este o problemă pentru afacerea dvs., puteți achiziționa un program software care cere fiecărui angajat să așeze un deget pe un scanner la începutul și la sfârșitul programului de lucru! Această amprentă sună ca un film SF, nu-i așa?
Inventarul pe cale electronică
Dacă afacerea dvs. mică implică inventar, utilizarea tehnologiei este singura modalitate de a merge. Software-ul optic de recunoaștere a caracterelor (OCR) permite companiei dvs. să păstreze o evidență exactă a inventarului, să umple comenzile mai repede, să livreze comenzile fără probleme și să factureze cu acuratețe, deoarece totul este urmărit de calculator. Puteți gestiona toate aceste procese, utilizând etichete și numere pe ecranul computerului.
Înregistrați achizițiile și detalii despre produse într-o foaie de calcul sau într-o bază de date
Când achiziționați echipamente sau alte bunuri, înregistrați detaliile de achiziție și produs într-o foaie de calcul sau o bază de date. Cu toate informațiile de la vârful degetelor, puteți contacta vânzătorul cu orice probleme sau puteți identifica rapid activele pentru o situație financiară sau puteți răspunde la o solicitare de informații de la bancă.
Faceți un timp de impozitare o bucată de tort
Când toate sau cele mai multe înregistrări sunt pe computer, pregătirea taxelor este mult mai ușoară și mai exactă decât transferul datelor de pe hârtie în computer.
Cu toate facturile sau comenzile dvs. de achiziție într-un program software de contabilitate, trebuie doar să rulați un raport și să-l salvați! - software-ul vă oferă totalitatea facturilor sau comenzilor de cumpărare pentru anul respectiv. Același lucru este valabil pentru salarizare, inventar și active. Puteți recupera tot ce ați stocat în mod sistematic pe computer atunci când aveți nevoie de el.
Copierea de rezervă a fișierelor
Un avantaj suplimentar al utilizării tehnologiei pentru a vă gestiona înregistrările de afaceri mici este că puteți să le copiați în siguranță - salvați-le, de exemplu, într-un alt computer sau într-o unitate flash.
De ce este atât de important? Cel mai prețios material informatic este datele pe care le deține. Păstrați o copie suplimentară a acestor date, astfel încât să nu vă confruntați niciodată cu disperarea înregistrărilor pierdute.Tu rareori primești o notificare prealabilă că un hoț va fura calculatorul tău, un incendiu o va topi sau o să moară.
