10 Office 2016 Comenzi rapide pentru tastatură - dummies

O temă comună a Office 2016 este că toate programele arată și funcționează la fel. După ce învățați cum să utilizați programul Word, veți găsi că nu este mult mai greu să învățați Excel sau PowerPoint deoarece filele Ribbon lucrează în moduri similare.

Chiar mai bine, aceleași comenzi pentru tastatură funcționează la fel în toate programele Office 2016. Prin memorarea comenzilor rapide pentru tastatură, veți putea lucra mai repede și mai eficient cu Office 2016, indiferent de programul pe care îl utilizați în acel moment.

Protejarea cu Undo (Ctrl + Z) și Redo (Ctrl + Y)

Mulți oameni sunt îngroziți de a face o greșeală, și să-și facă viața mai ușoară. Din fericire, Office 2016 vă permite să experimentați în mod liber comenzi diferite, deoarece dacă faceți ceva, cum ar fi ștergerea sau modificarea textului sau adăugarea unei imagini sau a unei pagini, puteți imediat să inversați ceea ce ați făcut imediat utilizând comanda Undo (Ctrl + Z) imediat.

Cu comanda Undo care vă protejează, puteți încerca comenzi diferite pentru a vedea ce fac. Dacă lucrurile nu funcționează așa cum credeați, apăsați pe Ctrl + Z și anulați ultimele modificări.

Dacă termini să anulezi o schimbare și apoi îți dai seama că nu ai vrut să anulezi acea schimbare, poți să refaceți o comandă pe care ați inversat-o anterior. Pentru a reda o comandă pe care ați anulat-o, alegeți comanda Redo (Ctrl + Y).

Cut (Ctrl + X), Copiați (Ctrl + C) și Lipiți (Ctrl + V)

În mod evident, trei dintre cele mai comune comenzi sunt comenzile Cut, Copiere și Lipire.

Pentru a utiliza comanda Cut sau Copy, selectați un element (text sau imagine) și alegeți pictograma Cut sau Copy din fila Home (sau apăsați Ctrl + X pentru a tăia sau Ctrl + C pentru a copia).

Ambele comenzi Cut și Copy sunt cele mai des folosite cu comanda Paste. Cu toate acestea, comanda Cut, fără comanda Paste, este în esență echivalentă cu ștergerea textului sau a obiectelor selectate.

De fiecare dată când alegeți comanda Cut sau Copy, Office 2016 stochează automat datele selectate (text sau imagini) în Clipboard Office, care poate conține până la 24 de elemente. După ce ați tăiat sau copiat articole în Clipboard Office, le puteți oricând să le recuperați.

Dacă dezactivați calculatorul sau părăsiți Office 2016, toate elementele din Clipboard Office se pierd.

Salvarea unui fișier (Ctrl + S)

Nu aveți încredere că calculatorul, sistemul de operare sau Office 2016 vor funcționa atunci când aveți nevoie de el. De aceea ar trebui să salvați fișierul periodic în timp ce lucrați: Dacă nu, și puterea se stinge brusc, veți pierde toate modificările pe care le-ați făcut în fișierul dvs. de când ați salvat ultima dată.Dacă ultima dată când ați salvat un fișier a fost acum 20 de minute, veți pierde toate modificările efectuate în ultimele 20 de minute.

Este o idee bună să salvați fișierul periodic, cum ar fi după ce faceți o mulțime de modificări într-un fișier. Pentru a salva un fișier, apăsați Ctrl + S sau faceți clic pe pictograma Save din bara de instrumente Quick Access.

Prima dată când salvați un fișier, Office 2016 vă solicită un nume descriptiv. După ce ați salvat un fișier cel puțin o dată, puteți alege comanda Salvare, iar Office 2016 va salva fișierul fără să vă deranjeze cu o casetă de dialog.

Imprimarea unui fișier (Ctrl + P)

În ciuda tuturor promisiunilor unui birou fără hârtie, mai multe persoane imprimă și utilizează hârtie ca niciodată. Ca rezultat, una dintre cele mai comune comenzi pe care le veți folosi este comanda Print (Imprimare).

Pentru a alege comanda Print, apăsați Ctrl + P. Aceasta imprimă imediat o copie a întregului dvs. document. Dacă doriți să alegeți paginile care se imprimă sau câte copii să fie imprimate, faceți clic pe fila Fișier și apoi pe Print.

Verificarea ortografiei (F7)

Înainte de a permite nimănui să vă vadă fișierul, executați mai întâi o verificare de ortografie. Doar apăsați F7, iar Office 2016 verifică cu atenție ortografia textului. Atunci când verificatorul de ortografie găsește un cuvânt suspect, acesta afișează o casetă de dialog care vă permite să alegeți o ortografie corectă, să ignorați cuvântul evidențiat în prezent sau să stocați cuvântul evidențiat în dicționarul Office 2016, astfel încât acesta să nu mai semnalizeze din nou cuvântul respectiv ca greșit.

Verificatoarele de ortografie sunt la îndemână și utile, dar pot fi ușor păcăliți. Puteți să scrieți un cuvânt corect (cum ar fi lor) , dar să utilizați acel cuvânt incorect, cum ar fi Furiați doi se deplasează peste lor. Verificarea ortografică nu va recunoaște întotdeauna erorile gramaticale, deci trebuie să corectați fișierul manual doar pentru a vă asigura că nu aveți cuvinte înșelătoare sau incorecte în fișierul dvs.

Dacă nu doriți ca Office 2016 să verifice întregul fișier, trebuie doar să evidențiați textul pe care doriți să-l verificați, apoi apăsați F7.

Deschiderea unui fișier (Ctrl + O)

În general, veți petrece mai mult timp lucrați cu fișierele existente decât să creați altele noi. Mai degrabă decât să vă forțați să faceți clic pe fila File de fiecare dată și să găsiți comanda Deschidere, trebuie doar să apăsați în schimb Ctrl + O. Aceasta afișează imediat o fereastră Deschidere pentru a putea alege un fișier pentru a fi deschis.

Crearea unui nou fișier (Ctrl + N)

În mod normal, dacă doriți să creați un fișier nou în Office 2016, trebuie să faceți clic pe fila Fișier și să faceți clic pe Nou. Apoi, trebuie să decideți dacă doriți să creați un document gol sau să utilizați un șablon.

Iată o modalitate rapidă de a crea un document gol: apăsați doar pe Ctrl + N. Biroul 2016 creează imediat un fișier gol fără a vă face să vă bateți prin ferestrele.

Apăsând Ctrl + N în Outlook 2016 creează un element diferit, cum ar fi crearea unui nou mesaj e-mail sau a unei sarcini, în funcție de ceea ce faci cu Outlook atunci.

Găsirea textului (Ctrl + F)

Comanda Find vă permite să căutați un cuvânt sau o frază îngropată undeva în fișierul dvs. Pentru a utiliza comanda Find, trebuie doar să apăsați Ctrl + F. Aceasta deschide o casetă de dialog care vă permite să tastați textul pe care doriți să-l găsiți.

Găsirea și înlocuirea textului (Ctrl + H)

Uneori este posibil să fie necesar să găsiți și să înlocuiți textul cu altceva, cum ar fi înlocuirea numelui vărului cu propriul dvs. nume (în special util pentru schimbarea voinței într-o moștenire bogată). Pentru a găsi și a înlocui textul, apăsați Ctrl + H. Când apare o casetă de dialog, introduceți textul pe care doriți să îl găsiți și textul pe care doriți să îl înlocuiți.

Când înlocuiți textul, aveți posibilitatea să alegeți utilizarea comenzii Înlocuire sau Înlocuire toate. Comanda Replace (Înlocuire) vă permite să revizuiți fiecare cuvânt înainte de a îl înlocuiți, pentru a vă asigura că aceasta este ceea ce doriți cu adevărat să faceți. Comanda Replace All înlocuiește textul fără a vă oferi șansa de a vedea dacă este corect. Când utilizați comanda Înlocuiți toate, rețineți că Office 2016 poate înlocui cuvinte incorect. De exemplu, pe lângă înlocuirea Bob cu Frank, Office 2016 poate înlocui toate aparițiile Bobcat cu Frankcat, ceva ce nu vrei să faci.

Închiderea unei ferestre (Ctrl + W) sau a unui program (Alt + F4)

Pentru a închide o fereastră, puteți fie să faceți clic pe fereastra Close sau să faceți clic pe fila File și apoi pe Close. Pentru o alternativă mai rapidă, trebuie doar să apăsați Ctrl + W pentru a închide imediat fereastra curentă.

Dacă nu ați salvat conținutul ferestrei curente, Office 2016 afișează o casetă de dialog care vă întreabă dacă doriți să salvați datele înainte de a închide fereastra.

În cazul în care doriți să închideți programul în desfășurare, apăsați pe Alt + F4. Dacă aveți fișiere deschise, nesalvate, Office 2016 va întreba mai întâi dacă doriți să le salvați înainte de a închide fișierele și de a închide programul.