10 Sfaturi pentru cresterea productivitatii cu Office 365 - manechine

Office 365 ca tehnologie cloud oferă oricărei organizații avantajele unui centru de date sofisticat fără complicații și costuri de întreținere unu. Aici găsiți sfaturi și trucuri "gata de aplicat" pentru creșterea productivității și a eficienței în organizația sau în practica dvs.

Auto-servi din tabloul de bord pentru serviciile de sănătate

Dacă sunteți administratorul desemnat pentru organizația dvs., veți primi cel mai probabil întrebări despre problemele pe care le întâmpină utilizatorii dvs. în Office 365. Înainte de a vă deplasa o mulțime de probleme de depanare o problemă, verificați mai întâi tabloul de bord pentru serviciile de sănătate din Office 365 pentru a afla dacă problema este de la sfârșitul dvs.

Un aspect nou al portalului Office 365 este încă în previzualizare, dar este programat să fie lansat în curând. În acesta, puteți gestiona chiriașul Office 365: gestionați utilizatorii, creați grupuri, actualizați abonamentul, consultați facturarea, contactați asistența, configurați setările, executați rapoarte și vizualizați starea de sănătate a serviciului (a se vedea figura următoare).

Versiunea de previzualizare a noului Tablou de bord de administrare Office 365.

Dacă oricare dintre serviciile urmărite din Tabloul de bord pentru servicii de sănătate nu este verde, veți vedea informații utile despre fundalul problemei, cine este afectat, ce anume face Microsoft în legătură cu aceasta și ce măsuri sunt următorii.

Având o înțelegere în care serviciul este în sus sau în jos vă va economisi mult timp și chiar un apel telefonic pentru a vă sprijini dacă știți deja că cineva lucrează la ea.

Acționează ca tipul IT

La un moment dat sau altul, cu toții ne dorim în secret că avem puterile minunate ale IT Guy. Aceasta este persoana care vă poate debloca magic computerul, reseta parola și vă oferă acces la conținutul privilegiat în organizația dvs.

Deci, ce se întâmplă dacă îți pierzi telefonul cu date confidențiale și tipul IT nu este disponibil? Ei bine, atunci poți să acționezi ca tipul IT.

Puteți șterge cu ușurință date de pe dispozitivul dvs. fără fir și chiar puteți șterge dispozitivul din cont pentru a preveni încălcarea securității și / sau a confidențialității.

Ștergeți rapid datele sau ștergeți dispozitivul din contul Exchange Online, parcurgând acești pași:

1. Conectați-vă la portalul Office 365.
2. Din lansatorul de aplicații, faceți clic pe Placă de e-mail.
3. În partea dreaptă a barei de navigare Office 365, faceți clic pe pictograma Settings (Setări).
4. Faceți clic pe E-mail din panoul Setări din dreapta.
5. Faceți clic pe General din panoul din stânga.
6. Faceți clic pe Dispozitive mobile, apoi selectați dispozitivul mobil care este sincronizat cu contul dvs.
7. Faceți clic pe pictograma Ștergeți dispozitivul (vedeți figura următoare).

De asemenea, este posibil să doriți să eliminați complet dispozitivul mobil din contul dvs. făcând clic pe pictograma Eliminați (arată ca semn minus).

Ștergeți de la distanță un dispozitiv.

Distribuiți volumul de lucru

Nu este neobișnuit ca personalul IT să-și petreacă mult timp având grijă de tipurile de sarcini ale Help Desk și să nu aibă prea mult timp pentru a fi proactiv și strategic.

În Office 365, personalul IT poate împuternici utilizatorii săi să gestioneze permisiunile site-ului SharePoint și chiar să permită utilizatorilor să invite utilizatori externi. Verificați setările din centrul de administrare SharePoint și alegeți una dintre cele două opțiuni de partajare externe (afișate) care corespund nevoilor organizației dvs. pentru a începe să partajați acest volum de lucru cu alții din organizația dvs.

Opțiuni de partajare externă în SharePoint Online.

Utilizați asistentul de programare

Nu este nimic mai nebunesc decât încercarea de a organiza o întâlnire cu o grămadă de oameni și de a nu cunoaște disponibilitatea acestora. În Office 365, informațiile gratuite din Exchange Online salvează ziua. Această funcționalitate vă permite să aflați dacă persoana este liberă, ocupată, care lucrează în altă parte, este în afara funcției sau are o întâlnire tentativă în calendar. Funcționează nu numai pentru oameni, ci și pentru resurse, cum ar fi sălile de conferințe.

Vă vedeți informații personale gratuite când creați o întâlnire și utilizați Asistentul de programare. Iată cum:

1. Creați o invitație la întâlnire în Outlook.
2. Adăugați persoanele pe care doriți să le invitați la întâlnire.
3. Din Panglică, faceți clic pe Asistentul de programare.
4. Dacă timpul selectat este blocat pentru invitații dvs., găsiți un timp care să funcționeze cel mai bine pentru toți, apoi faceți clic pe butonul Trimitere.

Partajați-vă calendarul

O caracteristică interesantă a Outlook Online este că calendarul este la fel de robust ca și aplicația desktop. Puteți aplica culori la întâlnirile dvs. pentru o examinare rapidă a zilei, săptămânii sau lunii dvs., trimiteți o solicitare de întâlnire, configurați alerte și notificări și multe altele.

Puteți să vă împărtășiți calendarul persoanelor din afara organizației dvs. pentru a le ușura cunoașterea disponibilității. Puteți alege să le oferiți detalii complete pentru calendar, limitate sau doar să vă arătați disponibilitatea.

Pentru a partaja calendarul dvs. din Outlook Online, urmați acești pași:

1. Faceți clic pe pictograma Calendar din lansatorul de aplicații.
2. Faceți clic pe Partajare din navigația de sus, apoi pe Calendar.
3. Introduceți adresa de e-mail sau adresele persoanelor cărora doriți să le partajați, apoi alegeți detaliile pe care doriți să le partajați.
4. Faceți clic pe Trimiteți.

Faceți o rechemare a feței

Dacă lucrați pentru o organizație mare, este posibil să ajungeți la lucru cu mai multe persoane cu același nume. Dacă căutați în căsuța poștală un e-mail de la cineva care împărtășește același nume cu alte persoane cu care lucrați, trebuie să vă asigurați că alegeți persoana potrivită. Puteți să vă restrângeți rapid rezultatele căutării, uitandu-vă la imaginea care apare lângă numele persoanelor de contact chiar din rezultatele căutării. Neat, da?

Unclutter with Clutter

Filtrați e-mailurile cu prioritate redusă din căsuța poștală utilizând Clutter, astfel încât să vă puteți concentra asupra mesajelor care contează cel mai mult.Office 365 ține evidența comportamentului dvs. de e-mail și învață din ea, astfel încât să știe care e-mailuri contează sau nu contează pentru dvs. E-mailurile care sfârșesc în dosarul Clutter sunt în continuare disponibile pentru examinare; acestea nu sunt șterse. Puteți, de asemenea, să "predați" sistemul preferințele prin mutarea unui e-mail înapoi în Inbox dacă s-a terminat în dosarul Clutter.

Partea mare despre asta? Nu trebuie să faceți nimic! Clutterul este pornit automat, astfel încât să puteți deplasa de-a lungul următorului sfat.

Sincronizați-vă fișierele

Indiferent de modul în care sunteți conectat, veți întâlni în mod inevitabil o situație în care nu aveți acces la Internet. Doar pentru că nu aveți acces, nu înseamnă că eficiența dvs. trebuie să scadă.

Puteți continua să lucrați la documentele OneDrive for Business sau SharePoint Online offline și să le sincronizați înapoi la server când aveți o conexiune la Internet. Aplicația OneDrive for Business trebuie instalată ca parte a programului Office Pro Plus. Dacă nu îl vedeți, faceți clic pe OneDrive din lansatorul de aplicații din Office 365, faceți clic pe Sincronizare din navigația de sus, apoi urmați instrucțiunile. Același buton este disponibil în bibliotecile de documente SharePoint Online.

Ucideți arborele de email

Iată situația: aveți un raport datorat în trei zile și aveți nevoie de informații de la John, Jane, Mary și Peter. Trimiteți-le prin e-mail tuturor celor care solicită informații. Ioan și Jane răspund cu ajutorul lor. Mary nu v-a văzut e-mailul. Peter răspunde și copiază Beth. Beth răspunde, dar bcc lui David. David răspunde tuturor, dar uită să o includă pe Beth. În sfârșit, aveți toate informațiile și sunteți pe punctul de a finaliza raportul, dar Maria, în ultimul moment, răspunde tuturor, dar nu se uită la intrarea lui Beth și a lui David. Deci, acum trebuie să adăugați feedback-ul ei și să retrimiteți noua versiune pentru a putea fi revizuită de toată lumea.

Această poveste poate continua până când părul devine gri din frustrare, dar există o modalitate mai bună de a face acest lucru: Ucideți arborele de email. Utilizați în schimb Yammer.

Cu Yammer, toată lumea va vedea feedbackul tuturor. Dacă vine cineva nou, persoana respectivă va vedea feedbackul tuturor. Deci acolo. Nu mai aveți copaci de e-mail.

Obțineți modernitate cu atașamentele dvs.

În lumea veche, ați lucra pe un document, l-ați salvat într-o bibliotecă de documente, ați atribuit permisiunile bibliotecii, ați luat legătura pentru document, ați apărut Outlook, un e-mail, apoi trimiteți colegilor dvs. link-ul către acel document pentru a putea coautoriza cu dvs.

În lumea nouă, atașamentele moderne sunt lucrurile. Iată cum funcționează: Ești pe foc. Aveți patru documente pe care tocmai le-ați terminat și le-ați salvat în SharePoint sau OneDrive. Accesați Outlook, creați un e-mail nou și adăugați destinatarii. Când faceți clic pe butonul Atașare fișier, veți vedea o listă cu cele mai recente documente pe care ați lucrat. Din listă, puteți selecta documentul pe care doriți să-l distribuiți. Apoi vă amintiți că unul dintre destinatari nu are acces la bibliotecă. Nici o problema. Puteți acorda accesul la fișier chiar din Outlook către destinatar, fără a merge mai întâi la OneDrive sau SharePoint.Cum e asta pentru modern?