Video: ITM in control 2024
Iată un scurt rezumat al celor cinci tehnici puternice pentru a minimiza problemele care apar atunci când ai oameni cu diferite nivele de îndemânare și de încredere în lucrul cu datele QuickBooks:
-
Comparați regulat inventarul fizic cu înregistrările contabile de inventar. Un lucru pe care îl puteți face, atât pentru a minimiza pierderile de inventar, cât și pentru a vă menține înregistrări contabile exacte, compară în mod regulat numărul fizic al inventarului cu ceea ce arată înregistrările dvs. contabile. Numărătoarea frecventă a celor mai valoroase și mai ușor de furate realizează două lucruri:
-
Reducerea stocurilor este identificată rapid.
-
Proprietarul afacerii poate reduce contracția inventarului prin identificarea tipului de inventar care este cel mai adesea furat sau chiar când inventarul este cel mai adesea furat.
-
-
Reconcilierea conturilor bancare. Un alt lucru proprietarii de afaceri ar trebui să facă, în opinia mea, este de a reconcilia propriile conturi bancare. Adesea, furtul de angajați de către personalul contabil are loc odată ce angajații dau seama cum să scrie cecuri în contul bancar al companiei pe care proprietarul nu îl vede. O modalitate sigură de a găsi o tranzacție fictivă și frauduloasă este aceea de a-i reconcilia pe proprietar cu privire la declarația bancară. În plus, orice tranzacție suspecte, delicată, tind să devină evidentă atunci când proprietarul afacerii se uită îndeaproape la cecuri.
-
Separarea contabilității de custodia fizică, dacă este posibil. Într-o afacere mică, nu este întotdeauna ușor să se facă separarea contabilității pentru o anumită activitate de custodia fizică sau responsabilitatea fizică pentru acea activitate. De exemplu, este greu să segregați contabilitatea stocurilor de custodia fizică sau accesul la acel inventar. Un funcționar de magazin, de exemplu, poate fi capabil să fure cu ușurință țigări și, de asemenea, să ajusteze înregistrările de inventar prin vânzări de casete pentru țigări. Cu toate acestea, ori de câte ori puteți separa custodia fizică de contabilitate, are loc o verificare a erorilor încorporate. Persoana care efectuează contabilitatea indirectă verifică custodia fizică a bunului.
-
Instruiți angajații în utilizarea QuickBooks. Ar trebui să antrenezi angajații să utilizeze QuickBooks dacă ai o afacere de orice dimensiune, din două motive de bază: Cine știe cum să folosească QuickBooks este mai puțin probabil să facă erori inadvertente, iar înregistrările contabile dezordonate camuflază furtul angajaților.
-
Închideți fișierul QuickBooks. Iată o tehnică finală care merită luată în considerare. Deși nu vi se cere să închideți anul fiscal în QuickBooks, ați putea dori totuși să faceți acest lucru pentru a vă menține integritatea datelor.Iată cum: Alegeți comanda Editați → Preferințe, selectați Contabilitate, selectați fila Preferințe companie, apoi faceți clic pe butonul Data închiderii setați data / parola. Când vă solicită QuickBooks, specificați o dată de închidere și o parolă. După ce furnizați aceste informații, QuickBooks interzice sau limitează utilizatorii să schimbe sau să introducă tranzacții datate înainte de data închiderii.
