Acces 2010 All-In-One Pentru Dummies Cheat Sheet

Algebra Barrows, Margaret Levine Young, Joseph C. Stockman

Accesul 2010 facilitează gestionarea datelor dvs., combinând o interfață vizuală cu puterea unei baze de date relaționale. Aflați cum să organizați datele în tabele, formulare de proiectare și rapoarte pentru editarea și prezentarea informațiilor și să creați interogări pentru selectarea și combinarea informațiilor. Următorii pași sunt scrierea de macrocomenzi și scripturi VBA pentru a face baza de date inteligentă și publicarea de date pe Web utilizând SharePoint.

Cum să creați o bază de date relațională în Access 2010

Când utilizați un program de bază de date cum ar fi Access 2010, nu puteți începe să introduceți date. În schimb, trebuie să creați un design de bază de date relațională, împărțind informațiile dvs. într-unul sau mai multe tabele, fiecare alcătuit din câmpuri (care sunt ca și coloanele dintr-o foaie de calcul). Tabelele sunt conectate folosind conexiuni relaționale, unde un câmp dintr-o tabelă se potrivește (se referă la) unui câmp în altul. Iată ideea generală.

Identificați-vă datele .

Efectuați o listă a câmpurilor posibile (fragmente de informații), inclusiv text, numeric, date, adevărate / false și alte tipuri de date.
Eliminați câmpurile redundante.

Nu păstrați aceleași informații în mai multe locuri. Dacă puteți calcula un câmp de la altul, puteți stoca numai unul. (De exemplu, stocați data nașterii sau vârsta, dar nu ambele.)
Organizați câmpurile în tabele.

Grupează câmpurile în funcție de ceea ce descriu, astfel încât fiecare grup devine un tabel. De exemplu, o bază de date de comandă pentru un magazin ar putea avea un tabel pentru clienți, unul pentru produse și unul pentru comenzi.
Adăugați tabele pentru coduri și abrevieri.

Planificați să includeți o tabelă cu nume de stat și coduri de două litere și o tabelă cu fiecare cod sau abreviere pe care intenționați să o utilizați în baza de date. Veți utiliza aceste tabele pentru a crea liste derulante cu valori pe care le puteți alege atunci când introduceți înregistrări.
Alegeți o cheie primară pentru fiecare tabel.

Cheia primară este câmpul care identifică în mod unic fiecare înregistrare din tabel. Puteți indica accesului pentru a atribui un număr de identificare unic fiecărei înregistrări utilizând un câmp AutoNumber.
Legați tabelele.

Consultați tabelele care conțin câmpuri care corespund câmpurilor din alte tabele. Într-o bază de date pentru introducerea comenzilor, tabelul Comenzi trebuie să conțină un câmp pentru a identifica clientul care a plasat comanda - un câmp care să corespundă câmpului cheie primară din tabelul Clienți. Cele mai multe relații sunt una-la-multe, în cazul în care o înregistrare într-un tabel poate potrivi mai mult de una (sau nu) înregistrări într-un alt tabel.

Sfaturi pentru alegerea tipurilor de câmp în Access 2010

Când proiectați o bază de date în Access 2010, decideți ce tip de câmp va fi. Iată câteva sfaturi despre când să folosiți tipul de câmp.

Tip de câmp	Ceea ce ține
Text	Text de până la 255 de caractere (inclusiv spații și punctuație). Utilizați un câmp Text, nu un câmp Număr, pentru codurile - cum ar fi numere de telefon, coduri poștale și alte coduri poștale - chiar dacă acestea arată ca numere.
Memo	Ca un câmp Text, dar mai multe dintre ele - până la 65, 536 caractere. Un câmp de memorie poate conține text îmbogățit (formatat), iar tu îl poți seta numai la Adăugare, astfel încât să poată acumula note text, fără a permite utilizatorului să șterge ce este deja acolo.
Număr	Doar numerele. Puteți utiliza + sau - înaintea numărului și un punct zecimal . Dacă intenționați să faceți matematică cu un câmp, utilizați câmpul Numere sau .
Valută	Numere cu semnul valutar în fața lor ($, & yen; și așa).
AutoNumber	Numerele unice pentru fiecare înregistrare și atribuite de către Access când adăugați înregistrări , începând cu 1. Utilizați un câmp AutoNumber drept câmpul principal pentru majoritatea tabelelor.
Data / Ora	Datele, orele sau ambele.
Obiect OLE	Legarea și încorporarea obiectelor. Nu o utilizați atunci când creați o nouă bază de date; folosiți mai degrabă noul tip de atașament, deoarece stochează mai eficient datele.
Hyperlink	Acest șir de text este formatat ca un hyperlink. (Dacă faceți clic pe linkul , acesta va duce la pagină.) Acest lucru este util în special dacă există informații similare pe Web.
Da / Nu	Da sau nu (o anumită condiție este sau nu este în efectul) - sau alte seturi de două cuvinte cum ar fi True / False, On / Femeie. Utilizați un câmp Da / Nu dacă doriți să afișați câmpul ca o casetă de selectare pe formulare.
Atașament	Puteți stoca unul sau mai multe fișiere întregi - imagini, sunet, documente Word, chiar și video - într-un câmp atașat .
Calculat	Introduceți o formulă pe care Access o utilizează pentru a calcula valoarea acest câmp pe baza altor câmpuri din tabel. Utilizați un câmp Calculat atunci când o valoare calculată va fi utilizată în multe interogări, formulare, și rapoarte.

Comenzi rapide pentru acces rapid 2010

Aceste comenzi rapide de la tastatură sunt utile în mod special în Access 2010. Unele intrări de la tastatură funcționează oriunde în Access 2010, în timp ce altele funcționează numai în vizualizări specifice, după cum se observă.

cheie sau combinare	acțiune
F1	Afișează fereastra de ajutor.
Ctrl + F1	Ascunde sau afișează Panglica.
F5	Merge la înregistrare cu numărul de înregistrare pe care îl introduceți.
F6	Mută focalizarea în altă zonă a ferestrei.
F7	Verifică ortografia obiectului selectat.
F11	Ascunde sau afișează panoul de navigare.
Ștergeți	Șterge obiectul selectat.
Alt + Enter	În ecranul Design, se afișează proprietățile obiectului selectat.
Ctrl + C	Copiază textul sau obiectele selectate în Clipboard.
Ctrl + F	Găsește text (cu opțiunea de ao înlocui) în tabelul deschis, interogare sau formular.
Ctrl + N	Începe o nouă bază de date.
Ctrl + O	Deschide o bază de date.
Ctrl + P	Imprimă obiectul selectat.
Ctrl + S	Salvează obiectul selectat.
Ctrl + V	Paste conținutul Clipboard-ului în fereastra activă.
Ctrl + X	Șterge textul sau obiectul selectat și îl salvează în Clipboard .
Ctrl + Z	Anulează ultima acțiune care poate fi anulată (preferată preferată!).
Ctrl +;	Tipurile de astăzi.
Ctrl + "	Duplică intrarea din același câmp în înregistrarea anterioară .
Esc	Anulează ceea ce introduceți.

Design baze de date Secretele de acces 2010

Iată cele cinci comenzi ale designului bazei de date, indiferent dacă folosiți Access 2010 sau un alt program de baze de date. O bază de date bine concepută vă ușurează menținerea datelor.

Stocați informațiile în care aparțin, nu în locul în care apar. Unde stocați informațiile nu are nimic de-a face cu unde apare. Într-o foaie de calcul, tastați informațiile unde doriți să apară când imprimați foaia de calcul, dar bazele de date funcționează diferit. Într-o bază de date, stocați informații în tabele pe baza structurii informațiilor. O bucată de informații poate apărea în mai multe rapoarte diferite, dar le stocați într-un singur câmp într-un singur tabel.
Stocați informațiile așa cum există, nu așa cum doriți să apară într-un anumit raport. Acesta este un corolar al primei reguli. Dacă doriți ca titlurile de cărți să apară în toate literele majuscule (capitale) din comenzile dvs. de achiziție, accesul poate valorifica titlurile pentru dvs. Păstrați titlurile cărților cu majuscule corecte, astfel încât să nu fiți blocați cu aceștia în toate casetele din fiecare raport. Accesul are o mulțime de funcții încorporate care pot ajusta modul în care textul, numerele și datele sunt formatate.
Gunoiul de gunoi (GIGO). Dacă nu vă deranjează să creați un design bun, sensibil pentru baza dvs. de date - și dacă nu aveți grijă să introduceți datele corecte și curate - baza dvs. de date va ajunge în plină gunoaie.

O bază de date bine concepută este mai ușor de întreținut decât una proiectată prost, deoarece fiecare informație este stocată o singură dată, într-un câmp clar numit într-un tabel clar numit, cu regulile de validare corespunzătoare. Da, sună ca o mulțime de muncă, dar curățarea unei baze de date cu 10 000 de înregistrări incorecte este (iertați subestimarea) și mai multă muncă.
Separați datele de la programele dvs. Dacă creați o bază de date care trebuie partajată cu (sau distribuită) altor persoane, stocați toate tabelele într-o singură bază de date ( back end ) capătul frontal ) . Apoi puteți conecta aceste două baze de date împreună pentru a face ca totul să funcționeze. Separarea tabelelor de orice altceva simplifică întreaga rigmarolă a actualizării interogărilor, formularelor, rapoartelor sau a altor chestii mai târziu, fără a perturba datele din tabele.
Faceți copii de rezervă devreme și adesea. Bine, acest sfat nu are legătură cu designul, dar este prea important să omiteți: Faceți o copie de siguranță a bazei de date în fiecare zi. Cu noroc, biroul dvs. are deja un sistem de backup periodic (probabil pe timp de noapte) care include baza de date.Dacă nu, faceți o copie de siguranță a bazei de date la intervale regulate și cu siguranță înainte de a efectua modificări majore. Păstrați mai multe copii de siguranță, nu doar cele mai recente, în cazul în care durează un timp pentru a descoperi o problemă.

Cum să păstrați gunoi din baza dvs. de date de acces

Dacă datele care intră în baza dvs. de date prin intermediul tabelelor și formularelor sunt gunoi, atunci orice ieșire sau analiză pe care o faceți cu interogările și rapoartele vă va oferi și gunoi. Din fericire, programul Access oferă o mulțime de instrumente care vă ajută să vă asigurați că datele care se găsesc în fiecare câmp sunt datele care ar trebui să meargă în acest câmp. Puteți găsi multe dintre instrumentele necesare pentru păstrarea gunoiului în vizualizarea Tabel de proiect:

Tip de date : Utilizați tipul corect de date pentru a preveni introducerea datelor de tip greșit.
Dimensiune câmp: Limitează numărul de caractere. De exemplu, dacă știți că un câmp nu trebuie să depășească niciodată patru caractere, setați dimensiunea câmpului la 4 caractere.
Format: face ca datele să fie corecte. De exemplu, aveți posibilitatea să modificați textul în toate capacele sau în toate literele mici. Măștile de intrare, de exemplu, lucrează cu proprietatea câmpului Format.
Masca de intrare : O mască de intrare limitează informațiile permise într-un câmp prin specificarea caracterelor pe care le puteți introduce. Utilizați o mască de introducere atunci când cunoașteți formularul pe care ar trebui să-l ia datele - de exemplu, dacă un număr de comandă are două litere urmate de patru cifre. Numerele de telefon și codurile poștale reprezintă alte exemple de câmpuri în care sunt utile măștile de intrare.
Valoare implicită : Definește o valoare care apare în mod implicit dacă nu este introdusă nicio altă valoare. Valoarea implicită apare în câmp până când se introduce o altă valoare.
Regulă validare câmp sau înregistrare : O regulă conform căreia datele trebuie să treacă înainte de a fi introduse. Această proprietate funcționează cu regula de proprietate Text validare.
Obligatoriu : Specifică faptul că câmpul trebuie să aibă o valoare pentru a salva înregistrarea. Când nu este introdusă nicio valoare, Access nu creează o înregistrare nouă când este apăsat Tab sau Enter și butonul New Record este luminat.
Permite lungimea zero : Specifică dacă este permisă o intrare cu lungime zero, cum ar fi "" (citate fără un spațiu între acestea) (numai pentru câmpurile Text, Memo și Hyperlink). Un câmp cu lungime zero vă permite să faceți diferența între informațiile care nu există și o valoare nulă (necompletată) necunoscută sau care nu a fost introdusă. Când această opțiune este setată, permite un șir de lungime zero într-un câmp obligatoriu. Este posibil să doriți să utilizați o mască de intrare pentru a face câmpul cu lungime zero să pară diferit de o valoare nulă când ambele sunt permise.
Indexate: Când alegeți să indexați un câmp, puteți specifica că nu sunt permise valori duplicate în câmp. Această proprietate este, de asemenea, accesibilă din vizualizarea Datasheet - este o casetă de selectare în fila Datasheet a Panglicii.
Câmpuri de căutare : Permiteți utilizatorului să selecteze o valoare pentru un câmp care este stocat într-un alt câmp. Acest lucru elimină multe scrieri greșite și standardizează opțiunile pentru câmp. Utilizați Expertul de căutare pentru a crea un câmp de căutare.

Utilizarea eficientă a VBA în Access 2010

Când automatizați o aplicație de bază de date Access 2010 utilizând VBA, vă puteți pierde cu o pagină goală pe care să începeți să scrieți codul. De unde începeți? Iată câteva instrucțiuni simple pe care să le urmați care vă vor scrie codul VBA ca un pro:

Obțineți ajutor. Da, acest articol afișează câteva modalități de îmbunătățire a utilizării VBA în Access, dar apăsați F1 oricând pentru a porni Ajutor pentru Microsoft Office Access, unde puteți afla despre exemple de cod VBA și puteți vedea exemple de cod VBA.
Utilizați browserul de obiecte. Object Browser vă permite să explorați diferitele proprietăți și metode ale obiectelor din VBA. Din fereastra Editor VBA, alegeți Vizualizare → Browser de obiecte - sau pur și simplu apăsați F2.
Obțineți mai mult ajutor. Sigur, instrumentele de ajutor încorporate în Access 2010 VBA sunt minunate, dar puteți utiliza browserul dvs. preferat pentru a căuta pe Internet pentru ajutor pe o varietate de subiecte despre scrierea codului VBA. Puteți găsi chiar exemple pe care le puteți fura - sau împrumuta - pentru propriul proiect.
Gestionați-vă erorile. Chiar și cel mai perfect programator nu poate opri erorile, dar el sau ea le poate opri să aducă un program la o oprire de șlefuire. Utilizați modul de gestionare a erorilor încorporate a VBA cu instrucțiunile On Error Goto și Reluare pentru a detecta erorile și pentru a schimba fluxul de programe, astfel încât aplicațiile dvs. să nu nimicească persoanele care le utilizează.
Utilizați funcțiile și procedurile subprogramate. Utilizați funcțiile și procedurile subprogram pentru a face față sarcinilor care vor fi executate de diferite domenii ale programului dvs. Ca regulă generală, dacă vă vedeți că copiați și inserați codul dintr-o zonă a unui program în altul, vă recomandăm să introduceți codul în propria sa procedură.
Convertiți macrocomenzile în codul VBA. Designerul Macro din Access 2010 vă permite să faceți clic și să alegeți dintre listele de sarcini predefinite pentru a vă automatiza aplicația. Construiți o macrocomandă care face ceea ce doriți și apoi convertiți macro-ul la codul VBA, astfel încât să puteți vedea cum ar fi dorit să-l tastați de la zero.

Partajarea datelor cu alte programe din cadrul programului Access 2010

Accesul 2010 este o aplicație de bază de date de mare valoare, dar se joacă bine și cu alții. Puteți afișa și prelua date dintr-un număr de programe diferite. Dacă un program acceptă VBA, atunci îl puteți controla din Access. Iată o scurtă listă a aplicațiilor Microsoft pe care le puteți controla și le puteți partaja cu:

Excel: Mulți utilizatori Excel se termină să se implice în Access deoarece au nevoie de mai multă structură pentru stocarea datelor. Cu toate acestea, unii dintre acești oameni nu au, deci există încă o legătură puternică între Access și Excel. Aveți posibilitatea să utilizați o foaie de calcul Excel ca tabel în Access sau să preluați complet controlul asupra unei aplicații Excel din Access VBA.
SQL Server: SQL Server este similar cu accesul pe steroizi - cel puțin din tabel și punctul de interogare. Puteți să vă mutați datele din Access la SQL Server pentru a îmbunătăți viteza și performanța atunci când utilizați cantități mari de date. Odată ce datele se află în SQL Server, puteți crea formularele de acces, rapoartele, macrocomenzile și modulele pentru a utiliza datele de pe serverul SQL.
Cuvântul: Majoritatea persoanelor care utilizează Access au folosit de asemenea Word. Fie că scrieți o scrisoare, fie că faceți o listă de sarcini, Word este locul unde mulți dintre noi se întorc. De asemenea, puteți utiliza programul Word ca instrument de raportare în care puteți crea marcaje pentru a plasa date din Access, astfel încât să puteți avea pe cineva care nu cunoaște accesul, modificând datele statice din raport.
SharePoint: SharePoint este viziunea Microsoft pentru partajarea și colaborarea cu datele de pe Web, iar din Access 2010 puteți partaja datele cu un server SharePoint. Puteți chiar să creați formulare și rapoarte în Access și să le publicați pe un site SharePoint, astfel încât utilizatorii să le poată utiliza în cadrul browser-ului lor - toate fără a avea instalat Access 2010.
Outlook: Outlook este mai mult decât un instrument de e-mail; este, de asemenea, un sistem de management al contactelor. Utilizând Access 2010, puteți trimite e-mail-uri și colecta date direct de la mesajele primite. Puteți, de asemenea, să permiteți accesul la informațiile de contact, calendar și sarcini cu aplicația dvs. de acces, astfel încât să introduceți aceste date într-un singur loc.