Elementele de bază ale backupului fișierelor de date QuickBooks 2014 - dummy

O sarcină importantă pe care fie tu sau un coleg trebuie să o completezi este o copie de rezervă a fișierului de date QuickBooks. Puține articole stocate pe hard disk-ul computerului dvs. merită la fel de multă îngrijire ca și fișierul de date QuickBooks. Destul de literal, fișierul de date QuickBooks descrie afacerile financiare ale afacerii dvs. Chiar nu vrei să pierzi fișierul de date.

Pierderea fișierului de date, de exemplu, ar putea însemna că nu știți câți bani aveți, nu știți dacă faceți sau pierdeți bani și nu veți fi capabili cu ușurință sau cu acuratețe pregătiți declarațiile fiscale anuale.

Din fericire, copierea de rezervă a fișierului de date QuickBooks este destul de simplă. Trebuie să terminați doar nouă pași:

1Selectați fișierul → Creare copie comandă.

QuickBooks afișează caseta de dialog Save Copy or Backup, care oferă trei opțiuni: opțiunea de a salva o copie de rezervă a fișierului QuickBooks, opțiunea de a crea un fișier de companie portabil și opțiunea de a crea o copie a unui contabil.

2Doriți să salvați o copie de siguranță, faceți clic pe butonul opțiunii Copiere de rezervă; apoi faceți clic pe Următorul pentru a continua.

Aveți posibilitatea să creați fie un fișier complet de copie de siguranță sau un fișier de companie portabil atunci când copiați fișierul QuickBooks. Un fișier de companie portabil este mai mic decât un fișier de rezervă, deci este mai convenabil să vă deplasați. De exemplu, puteți trimite mai ușor prin e-mail un fișier de companie portabil.

Îndepărtați cu fișierele companiei portabile este aceasta: QuickBooks trebuie să muncească din greu pentru a scruta fișierul companiei portabile la o mărime mică. QuickBooks trebuie, de asemenea, să facă mai multă muncă pentru a dezgheța fișierul mai târziu atunci când doriți să lucrați cu el.

După ce faceți clic pe Următorul, apare caseta de dialog Salvare copiere sau copiere de rezervă. Puteți să mergeți direct la caseta de dialog Salvare copiere sau copiere de siguranță selectând comanda Fișier → Creare copie de rezervă.

3 Indicați dacă doriți să salvați fișierul de backup QuickBooks pe computerul companiei dvs. sau pe centrul de date offsite al QuickBooks.

Faceți clic pe Backup local pentru a indica faptul că doriți să stocați copia de rezervă a fișierului pe hard disk-ul calculatorului sau pe un dispozitiv de stocare detașabil, cum ar fi o unitate flash.

4Faceți clic pe butonul Opțiuni pentru a alege o locație de rezervă.

QuickBooks afișează caseta de dialog Opțiuni de backup.

5Specificați la care dosar sau locația discului fișierul companiei să fie copiat.

Introduceți doar un nume de cale direct în casetă care spune unde să salvați copiile de rezervă.

Dacă nu știți cum să introduceți un nume de cale, faceți clic pe butonul Browse.Când QuickBooks afișează caseta de dialog Răsfoire pentru dosar, utilizați lista sa de directoare pentru a selecta discul sau folderul pe care doriți să îl utilizați pentru copii de rezervă QuickBooks.

6 (Opțional) Selectați opțiunile de backup.

De asemenea, puteți utiliza caseta de dialog Opțiuni de backup pentru a specifica când QuickBooks ar trebui să vă reamintească să creați copii de rezervă și cum ar trebui să facă copii de rezervă ale QuickBooks:

Adăugarea timbrelor: pentru a adăuga data și ora operației de copiere de rezervă nume, selectați caseta de selectare Adăugați data și ora copierii de rezervă la numele fișierului.

Limitarea copiilor de rezervă: Pentru a le spune QuickBooks să scape de copiile de siguranță vechi, bifați caseta de selectare Limitați numărul de copii de rezervă din acest dosar la X și apoi specificați câte copii de rezervă doriți să le păstrați prin utilizarea casetei de text adiacente.

Setarea memento-urilor de rezervă: Selectați Remind Me to Back Up când închid fișierul Compania mea Fiecare casetă de selectare X Times și caseta de text adiacentă pentru a specifica că doriți să vi se reamintească să facă copii de rezervă pentru fișierul QuickBooks când închideți QuickBooks. Opțiunile pentru intervalul dvs. includ de fiecare dată, de fiecare dată, de a treia oară și așa mai departe.

Activarea verificării datelor: Utilizați butoanele de verificare pentru a le spune QuickBooks că ar trebui să verifice integritatea datelor atunci când stochează datele. Selectați butonul radio de verificare completă pentru cea mai bună și mai completă verificare a QuickBooks.

Alternativ, dacă sunteți o persoană care nu are timp pentru câteva secunde de verificare dublă pe care verificarea datelor o are, asigurați-vă că selectați butonul radio de verificare mai rapidă. Mai bine, aruncați prudență complet la vânt - precauția este pentru copii oricum - și selectați butonul de oprire fără verificare.

7 Faceți clic pe OK când terminați specificarea locației și a opțiunilor de backup și apoi faceți clic pe Next (Următorul).

QuickBooks afișează o casetă de dialog (nu este afișată) care întreabă când doriți să creați copii de rezervă.

8Specificați când doriți să creați copii de rezervă.

De obicei, doriți să efectuați copii de siguranță atunci când alegeți comanda Salvare copiere sau copiere de rezervă. În acest caz, când QuickBooks afișează caseta de dialog Save Copy sau Backup care întreabă "când"? întrebare, faceți clic pe butonul Salvați acum.

Cu toate acestea, puteți spune, de asemenea, QuickBooks pentru a programa în mod regulat copii de siguranță ale fișierului de date QuickBooks în conformitate cu unele scheme inteligente de - atunci când QuickBooks întreabă ?? atunci când? întrebare - dați clic pe butoanele Salvați acum și programați copii de rezervă viitoare sau făcând clic pe butonul Numai programare rezervă viitoare.

Dacă îi spui QuickBooks că vrei să programezi copii de rezervă, QuickBooks afișează câteva casete de dialog pe care le folosești pentru a crea noul program de copiere a rezervelor, denumind programul și setând zilele și orele când ar trebui programate backup-urile.

9 Faceți clic pe Finalizare pentru a închide caseta de dialog Salvare copiere sau copiere de rezervă.

După ce ați specificat cum ar trebui să funcționeze operația de salvare de rezervă, faceți clic pe Terminare. QuickBooks susține (sau creează o copie a) fișierului curent al companiei QuickBooks și stochează acea copie a fișierului nou în locația de rezervă.