Alegerea unei strategii de curățare și arhivare cu QuickBooks 2011 - manechine

Decideți când și cum vreți să curățați sau să arhivați fișierul companiei QuickBooks 2011 este o problemă de bun simț. Prima dvs. întrebare ar trebui să fie dacă aveți nevoie să condensați fișierul companiei deloc. În cazul în care QuickBooks încă rulează la o viteză rezonabilă, dacă nu vă aflați nebun din cauza multor articole nefolosite din listele sau dacă fișierul de date nu a crescut monstruos de mare (mai mare de 100MB sau cam asa ceva), este posibil să nu fie nevoie să condensa. Nu obțineți nici un beneficiu, în multe cazuri, prin curățenie. Și dacă nu vă curățați, mai aveți înregistrări financiare detaliate complete la îndemână.

Rularea unei operații de curățare nu reduce neapărat dimensiunea fișierului de date QuickBooks. Dacă într-adevăr trebuie să aveți un fișier de date mai mic, ar trebui să faceți mai întâi o operație de curățare și apoi să salvați și să restaurați un fișier de date portabil QuickBooks.

Cealaltă parte despre curățarea și arhivarea fișierelor companiei QuickBooks este o altă noțiune comună: ar trebui să creați o copie de arhivă a fișierului de date QuickBooks. Este recomandat să creați o copie de arhivă la sfârșitul anului după ce dvs. sau CPA ați efectuat ajustări finale ale anului. Este o idee minunată să creați o copie de arhivă a fișierului de date QuickBooks care este utilizat pentru a vă pregăti declarația fiscală și orice situații financiare, deoarece puteți explica mai târziu un anumit număr dintr-o declarație de returnare sau financiară prin vizualizarea copiei de arhivă a fișierului de date.

Uneori oamenii schimbă în mod intenționat sau din neatenție schimbările vechi. Acest lucru înseamnă că, din păcate, cineva poate schimba tranzacțiile într-un fișier de date QuickBooks într-un an anterior. Când se produce acea modificare, cineva care mai târziu se uită la fișierul de date QuickBooks poate să nu poată explica un număr pe o declarație fiscală sau pe o fișă financiară. De exemplu, dacă cineva revine mai târziu și schimba o tranzacție într-un an precedent și această tranzacție este utilizată pentru a calcula veniturile totale ale anului, nu mai puteți utiliza datele QuickBooks pentru a explica cifrele din declarația dvs. fiscală și situațiile financiare pentru veniturile totale.

Dacă încă mai ești confuz în legătură cu acest punct - și este puțin cam dificil - întreabă-l pe consultantul fiscal sau pe APC-ul tău despre această problemă.El vă poate explica pericolul de a avea o modificare a datelor QuickBooks care a fost utilizată pentru a pregăti o declarație financiară sau întoarcere după întoarcerea a fost pregătită sau după ce acele situații financiare au fost publicate și distribuite.