Strategii de curățare și arhivare pentru QuickBooks - manechine

Decide când și cum vrei să curățezi sau să arhivezi fișierul companiei QuickBooks este mai mult o chestiune de bun simț. Prima dvs. întrebare ar trebui să fie dacă aveți nevoie să condensați fișierul companiei deloc.

În cazul în care QuickBooks încă rulează la o viteză rezonabilă, dacă nu vă aflați nebun din cauza multor articole neutilizate din listele sau dacă fișierul de date nu a crescut monstruos de mare (mai mare de 100MB sau cam asa ceva) nu trebuie să se condenseze. În multe cazuri, nu obțineți nici un beneficiu prin curățare. Și dacă nu vă curățați, aveți în continuare înregistrări financiare complete și detaliate la îndemână.

Rularea unei operații de curățare nu reduce neapărat dimensiunea fișierului de date QuickBooks. Prin urmare, dacă într-adevăr trebuie să aveți un fișier de date mai mic, trebuie să executați mai întâi o operație de curățare și apoi să salvați și să restaurați un fișier de date portabil QuickBooks.

Iată o altă noțiune comună despre curățarea și arhivarea fișierelor companiei QuickBooks: ar trebui să creați o copie de arhivă a fișierului de date QuickBooks. De fapt, creați o copie de arhivă a fișierului de date QuickBooks la sfârșitul anului, după ce dvs. sau CPA efectuați modificări finale ale anului.

Una dintre problemele legate de utilizarea QuickBooks este că oamenii pot schimba în mod intenționat sau în mod neașteptat vechile tranzacții. Acest lucru înseamnă că, din păcate, cineva poate schimba tranzacțiile într-un fișier de date QuickBooks într-un an anterior. Când apare această schimbare, cineva care se uită la fișierul de date QuickBooks mai târziu poate că nu poate explica un număr pe o declarație fiscală sau pe o fișă financiară.

De exemplu, dacă cineva se întoarce și modifică o tranzacție într-un an precedent și această tranzacție este utilizată pentru a calcula veniturile totale pentru anul, nu mai puteți utiliza datele QuickBooks pentru a explica numerele declarația dvs. fiscală și situațiile dvs. financiare pentru venitul total.

Din fericire, dacă aveți o copie de arhivă a fișierului de date QuickBooks - fișierul de date QuickBooks care a furnizat numerele declarației dvs. fiscale și situațiile financiare - puteți vedea întotdeauna tranzacțiile QuickBooks care acceptă un anumit număr de declarație fiscală sau numărul declarației financiare.

Dacă încă mai ești confuz în legătură cu acest punct - și este puțin cam dificil - întreabă-l pe consultantul fiscal sau pe APC-ul tău despre această problemă.El vă poate explica pericolul de a avea o schimbare în datele QuickBooks care au fost utilizate pentru a pregăti o declarație financiară sau o declarație financiară după întoarcerea a fost pregătită sau după ce acele situații financiare au fost publicate și distribuite.