Video: The Great Gildersleeve: The House Is Sold / The Jolly Boys Club Is Formed / Job Hunting 2024
Când înțelegi ce arhivare în QuickBooks este vorba, procesul este destul de simplu. Pentru a condensa fișierul companiei QuickBooks, urmați acești pași:
- Alegeți comanda Fișier → Utilities → Condens Data.
QuickBooks afișează prima casetă de dialog Condens Data.
- Selectați butonul radio Transactions Before a Specific date.
Această opțiune îi spune lui QuickBooks că vrei să faci două lucruri: să creezi o copie de arhivă a fișierului de date QuickBooks și să tăiați fișierul companiei de lucru astfel încât să nu fie atât de mare. QuickBooks reduce dimensiunea versiunii de lucru a fișierului de date al companiei prin eliminarea tranzacțiilor vechi, închise dacă alegeți în Pasul 3 să eliminați tranzacțiile.
- Specificați Eliminarea tranzacțiilor înainte de data.
Pentru a specifica data până la care tranzacțiile închise trebuie eliminate, introduceți data în caseta de date. Dacă doriți să condensați fișierul prin eliminarea tranzacțiilor înainte sau înainte de 31 decembrie 2016, de exemplu, introduceți 1/1/2017 în caseta de date. Cu toate acestea, nu trebuie să vă simțiți compulsivă pentru a elimina o grămadă de tranzacții închise. Eliminați tranzacțiile închise numai dacă fișierul companiei QuickBooks devine prea mare. Puteți lucra cu ușurință cu un fișier de firmă QuickBooks care are 25MB, 50MB sau chiar 100MB (megaocteți).
Deși convingezi un fișier QuickBooks prin eliminarea tranzacțiilor vechi, închise, comanda Condense creează și fișiere fără tranzacții și fișiere care conțin doar un interval de date specificat de tranzacții. Pentru a crea un fișier care conține liste și preferințe, dar nu există tranzacții, selectați butonul radio All Transactions.
Apropo, puteți utiliza opțiunea Toate tranzacțiile pentru a construi un fișier aproape gol, pe care îl puteți reutiliza (cum ar fi pentru antrenament). Pentru a crea un fișier QuickBooks care deține un anumit interval de tranzacții, selectați opțiunea Tranzacții în afara unui buton radio de date și apoi introduceți datele care rezervă intervalul în casetele Înainte și ulterioare.
- Faceți clic pe Next când terminați specificarea tranzacțiilor pe care QuickBooks ar trebui să le elimine.
QuickBooks afișează a doua casetă de dialog Condens Data.
- Specificați cum trebuie să rezumați tranzacțiile.
Dacă doriți să rezumați tranzacțiile istorice, QuickBooks utilizează oa doua casetă de dialog Condens Data pentru a întreba cum ar trebui să rezume datele istorice: cu o singură intrare în jurnal sumar, cu intrări în jurnal sumar sau fără rezumat. Selectați butonul radio care corespunde abordării de sinteză dorită.(De obicei, utilizați cea de-a doua opțiune listată - având QuickBooks să creeze intrări jurnal sumare lunare - pentru a putea genera în continuare rapoarte lunare comparative semnificative.)
- Faceți clic pe Next când terminați specificarea modului în care QuickBooks ar trebui să rezume tranzacțiile.
QuickBooks afișează cea de-a treia casetă de dialog Condens Data.
- Specificați modul în care tranzacțiile de inventar ar trebui să fie condensate și faceți clic pe Următorul.
Dacă fișierul QuickBooks include tranzacții de inventar, QuickBooks vă recomandă să eliminați tranzacțiile vechi de inventar. Atunci când QuickBooks afișează cea de-a treia casetă de dialog Condens Data, puteți să îi spuneți QuickBooks-ului să facă acest lucru selectând butonul radio Summarize Transactions Inventory (Recomandat). (Dacă nu doriți să eliminați tranzacțiile vechi, selectați butonul radio Keep Details Transaction Details).
Când faceți clic pe Next, continuați cu cea de-a patra casetă de dialog Condens Data, care întreabă ce tranzacții ar trebui considerate închise.
- Specificați ce tranzacții trebuie eliminate și faceți clic pe Următorul.
QuickBooks cere mai multe informații despre exact ce reprezintă o tranzacție închisă sau veche, care ar trebui eliminată. Selectați casetele de selectare pentru a indica dacă tranzacțiile înainte de data de eliminare ar trebui eliminate chiar dacă acestea nu sunt compensate, marcate ca fiind tipărite, marcate ca fiind de trimis și așa mai departe.
Când faceți clic pe Următorul, treceți la cea de-a cincea casetă de dialog Condens Data.
- Specificați orice curățare a listei care ar trebui să apară și faceți clic pe Următorul.
Utilizați a cincea casetă de dialog Condens Data pentru a spune QuickBooks că, în plus față de eliminarea tranzacțiilor vechi închise, ar trebui să curețe unele dintre liste. Puteți selecta casetele de selectare care afișează QuickBooks pentru a elimina conturile neutilizate, clienții nefolosiți, furnizorii neutilizați și așa mai departe. Prin curățarea listei prin eliminarea elementelor din listă neutilizate, nu numai că reduceți dimensiunea fișierului companiei, dar, de asemenea, faceți mai ușor pentru oameni să lucreze cu lista.
Când faceți clic pe Următorul, QuickBooks afișează cea de-a șasea casetă de dialog Condens Data. Caseta de dialog vă informează că procesul de arhivare începe cu efectuarea de către QuickBooks a unei copii a fișierului de date și că operația de condensare poate dura câteva minute sau chiar câteva ore până la finalizare.
- Faceți clic pe Începeți condensarea.
QuickBooks începe procesul de condensare a fișierului de date.
- Faceți o copie de rezervă a fișierului de date când vi se solicită.
La începutul procesului de condensare, QuickBooks vă solicită să efectuați copii de siguranță ale fișierului companiei QuickBooks. Actualizarea fișierului companiei QuickBooks ca parte a unei operații de condensare funcționează la fel ca și backupul fișierului companiei QuickBooks în orice moment.
După ce faceți copii de rezervă ale fișierului companiei QuickBooks, QuickBooks salvează o copie de arhivă a fișierului companiei și apoi curăță versiunea de lucru a fișierului companiei utilizând instrucțiunile. Din nou, după cum sa menționat în pașii anteriori, procesul de curățare poate dura doar câteva minute sau poate dura mai multe ore dacă fișierul dvs. este foarte mare.
