Crearea unui câmp calculat cu Access 2007

A câmpul calculat obține informații dintr-un alt câmp din baza de date Microsoft Access 2007 și efectuează o anumită aritmetică pentru a veni cu noi informații. De fapt, un câmp calculat poate lua date din mai multe câmpuri și combină informațiile pentru a crea un câmp complet nou, dacă asta doriți. Puteți efectua o aritmetică simplă, cum ar fi adăugarea și multiplicarea, sau puteți utiliza funcțiile integrate ale programului Access, cum ar fi Sum și Media (medie), pentru calcule mai dificile.

Primul pas la crearea unui câmp calculat (cunoscut și sub numele de expresie de către Access) într-o interogare este includerea tabelelor care conțin câmpurile de care aveți nevoie pentru calcul. Accesul nu poate trage numerele din aer subțire pentru calcul, deci trebuie să vă asigurați că câmpurile care conțin numerele sunt prezente în interogarea dvs.

Accesul utilizează o sintaxă specială pentru construirea câmpurilor calculate. Iată cum puteți crea un câmp calculat:

1. Faceți clic pe o coloană goală în rândul Câmp al grila de interogare.

Cursorul vechi bun va clipi în rând. Accesul afișează rezultatele calculului în aceeași poziție ca și calculul propriu-zis, astfel că dacă calculul se află în a treia coloană a grila de interogare, rezultatele calculului vor fi și în a treia coloană.

2. Introduceți un nume pentru calculul dvs., urmat de un colon (:).

Accesul se va face referire la acest calcul de acum încolo, indiferent de ce introduceți în fața colonului. Păstrați-l scurt și dulce, cum ar fi Suma sau Taxa, deci este mai ușor să vă referiți mai târziu. Dacă nu vă numiți calculul, Access va pune genericul Expr (urmat de un număr) ca nume. Trebuie să fie numită ceva, deci de ce nu Expr1 sau Expr2, nu?

3. Introduceți-vă calculul, înlocuind numerele reale cu numerele de câmp unde este necesar.

Nu trebuie să utilizați exclusiv numele de câmp în calculele dvs. Puteți introduce și formule cu numere, astfel:

Taxă: Cantitate * UnitPrice *. 06

Dacă un nume de câmp conține mai mult de un cuvânt, puneți paranteze pătrate în jurul acestuia. Accesul tratează orice altceva pe care îl găsește în calcul ca o constantă (care este limbajul matematic pentru este ceea ce este și nu se schimbă niciodată ). Dacă numele câmpului nu conține spații, Access va pune parantezele pătrate pentru tine după ce introduceți numele câmpului. De aceea, ar trebui să utilizați întotdeauna nume de câmp cu un singur cuvânt - deci nu trebuie să tastați parantezele pătrate.

Când creați formule, țineți cont de următoarele reguli generale:

• Trebuie să tastați manual numele câmpurilor și constantele în formula dumneavoastră. Nu poți doar să tragi și să renunți la chestii din lista de tabele.
• Nu vă faceți griji dacă calculul dvs. crește peste marginea cutiei de câmp. Accesul își amintește totul, chiar dacă nu apare pe ecran.
Pentru a face coloana interogare mai largă, îndreptați indicatorul mouse-ului la linia din partea dreaptă a barei subțiri deasupra intrării de calcul. Când o atingi chiar peste linie, pointerul se transformă într-o linie cu o săgeată orizontală prin ea. Când se întâmplă acest lucru, faceți clic și trageți mouse-ul spre dreapta. După cum faceți, coloana se extinde în funcție de mișcările dvs. Pentru a potrivi lățimea la dimensiunea potrivită, poziționați mouse-ul pentru a mări coloana așa cum este descris mai sus, apoi faceți dublu clic pe!
• Dacă este un calcul într-adevăr într-adevăr foarte lung, apăsați Shift + F2 în timp ce cursorul este undeva pe calcul.
Aceasta deschide caseta de dialog Zoom, astfel încât să puteți vedea și edita cu ușurință totul într-o fereastră pop-up.

Când executați o interogare care conține un calcul, accesați

• Produce o foaie de date care arată câmpurile specificate
• Adaugă o nouă coloană pentru fiecare câmp calculat