Crearea unei comenzi de achiziție în QuickBooks - dummies

O comandă de cumpărare servește unui scop simplu: Spune unui anumit furnizor că doriți să cumpărați ceva. De fapt, o comandă de cumpărare este un contract de cumpărare.

Multe întreprinderi mici nu utilizează comenzi de achiziție. Dar când cresc până la o anumită dimensiune, multe companii decid să le folosească, deoarece comenzile de cumpărare devin înregistrări permanente ale articolelor pe care le-ați comandat. Mai mult, utilizarea comenzilor de achiziție formalizează adesea procesul de achiziție într-o companie. De exemplu, puteți decide că nimeni din firma dvs. nu poate achiziționa nimic care costă mai mult de 100 USD dacă nu primesc o comandă de cumpărare. Dacă numai dvs. puteți emite comenzi de achiziție, ați controlat în mod eficient activitățile de cumpărare prin această procedură.

Pentru a utiliza QuickBooks pentru a crea comenzi de achiziție, urmați acești pași:

1. Spuneți QuickBooks că doriți să creați o comandă de achiziție selectând Furnizori -> Creare comenzi de cumpărare.

QuickBooks afișează fereastra Creare comandă de cumpărare.

Rețineți că în cazul în care meniul Furnizori nu furnizează o comandă Creați comenzi de cumpărare, QuickBooks nu știe că doriți să creați comenzi de achiziție.

2. Utilizați caseta listă derulantă din meniul Furnizori pentru a identifica vânzătorul de la care doriți să achiziționați elementul.

Caseta listă verticală Furnizori listează fiecare furnizor din lista dvs. de furnizori.

3. (Opțional) Clasificați achiziția utilizând caseta din lista verticală Clasă.

4. (Opțional) Furnizați o altă adresă a navei în lista listei derulantă "Către".

Caseta listă verticală Ship to afișează o listă a tuturor clienților, furnizorilor și angajaților dvs. Selectați nava care va fi adresată selectând una dintre aceste alte nume. După ce selectați o înregistrare din lista Expediere spre, QuickBooks completează caseta Adresa la adresa de livrare cu informațiile corespunzătoare.

Fereastra Creare comenzi de aprovizionare furnizează câteva butoane și casete standard și, sperăm, familiarizate: Anterior, Următorul, Imprimare, Găsire, Ortografie, Istoric și Șablon.

5. Confirmați data comenzii de achiziție.

Inițial, QuickBooks pune data curentă a sistemului în caseta Date. Cu toate acestea, trebuie să confirmați că data corectată introdusă de QuickBooks ca dată a comenzii de achiziție este corectă. Aceasta este data contractului. De multe ori, data stabilește termenii contractuali - cum ar fi numărul de zile pe care elementul trebuie să îl expedieze.

6. Confirmați numărul comenzii de achiziție.

Numărul comenzii de achiziție sau numărul P.O. identifică în mod unic documentul privind comanda de achiziție. QuickBooks numere secvențial ordine de cumpărare pentru tine și plasează următorul număr în P.Cutie nr. Cred că QuickBooks face despre numărul corect al comenzii de cumpărare este, de regulă, corect, dar dacă nu este corectă, introduceți numărul de înlocuire.

7. Confirmați vânzătorul și trimiteți-l la informații.

Blocul vânzătorului și blocul pentru a identifica vânzătorul de la care achiziționați elementul și nava pentru a adresa la care doriți vânzătorul să trimită transportul. Aceste informații ar trebui să fie corecte dacă lista dvs. de furnizori este actualizată și ați utilizat în mod corect caseta listă verticală Ship To pentru a identifica, dacă este necesar, o adresă alternativă Ship to. Cu toate acestea, confirmați faptul că informațiile afișate în aceste două blocuri de adrese sunt corecte. Dacă informațiile nu sunt corecte, bineînțeles, reparați-o. Puteți edita informațiile despre blocul de adrese selectând informațiile incorecte și apoi reintroducând tot ce trebuie arătat.

8. Descrieți fiecare element pe care doriți să îl comandați.

Utilizați coloanele din fereastra Creare comandă de cumpărare pentru a descrie în detaliu fiecare element pe care doriți să îl comandați ca parte a achiziției. Fiecare element merge pe propriul rând. Pentru a descrie un element pe care doriți să îl cumpărați de la furnizor, furnizați următorii biți de informații:

• Element: Coloana Articol vă permite să înregistrați numărul unic al articolului pentru elementul pe care doriți a cumpara. Rețineți că articolele trebuie introduse sau descrise în lista de articole. Principalul lucru pe care trebuie să-l cunoașteți în legătură cu lista de articole este că orice lucru pe care doriți să-l afișați pe factură - sau, de altfel, pe o comandă de cumpărare - trebuie să fie descris în fișierul elementului.

• Descriere: Coloana Descriere prezintă descrierea pentru elementul selectat. De asemenea, puteți să editați câmpul Descriere, astfel încât să aibă sens pentru clienți sau vânzători.

• Cantitate: Coloana Cantitate vă permite să identificați cantitatea de element dorită. Introduceți în mod evident numărul de articole dorite în acest câmp.

• Rate: Coloana Rate vă permite să introduceți prețul pe unitate sau rată pe unitate pentru articol. Rețineți că QuickBooks utilizează etichete diferite pentru această coloană, în funcție de tipul de companie pe care ați configurat-o.

• Client: Coloana Client vă permite să identificați clientul pentru care articolul este cumpărat.

• Suma: Coloana Sumă indică suma totală cheltuită pentru element. QuickBooks va calcula suma pentru dvs. prin înmulțirea cantității cu rata (sau prețul). De asemenea, puteți modifica suma coloanei. În acest caz, QuickBooks ajustează rata (sau prețul) astfel încât rata cantitativă să fie întotdeauna egală cu suma.

Trebuie să introduceți o descriere a fiecărui element care ar trebui inclus în comanda de achiziție. Aceasta înseamnă, de exemplu, că, dacă doriți să comandați șase articole de la un furnizor, comanda dvs. de achiziție ar trebui să includă șase linii de informații.

9. Imprimați comanda de achiziție.

Veți dori să imprimați comanda de achiziție. Scopul înregistrării unei comenzi de achiziție în QuickBooks este de a crea o înregistrare oficială a unei achiziții. Aproape întotdeauna veți dori să transmiteți această comandă de achiziționare către vânzător.Comanda de cumpărare indică vânzătorului exact ceea ce doriți să cumpărați și prețul pe care sunteți dispus să îl plătiți. Pentru a imprima comanda de achiziție, puteți face clic pe butonul Imprimare. De asemenea, puteți să imprimați comenzile de achiziție mai târziu într-un lot; pentru a face acest lucru, salvați toate comenzile de achiziție pe care doriți să le creați, apoi alegeți comanda Fișier -> Tipărire formulare -> Comenzi de cumpărare.

10. Salvați comanda de achiziție.

Pentru a salva comanda dvs. de achiziție, faceți clic pe butonul Salvare & Închidere sau pe butonul Salvare & Nouă. Dacă faceți clic pe butonul Salvează & Nou, QuickBooks salvează această comandă de achiziție și redispune o versiune goală a ferestrei Creare comandă de cumpărare pentru a putea înregistra o altă comandă de achiziție.