Document de retenție în QuickBooks - manechine

Cât timp ar trebui să vă păstrați vechile rapoarte, copii ale facturilor, precum și alte biți de informații contabile? Din păcate, nu există un răspuns la toate aceste întrebări. Cu toate acestea, iată câteva lucruri de gândit:

• Luați în considerare dacă cealaltă parte a unei tranzacții vreodată va dori informațiile. De exemplu, dacă discutați cronic cu un vânzător despre faptul dacă ați plătit o factură, este logic să vă mențineți facturile vânzătorului și toate înregistrările plății dvs. atâta timp cât argumentul poate continua.

  Aceasta înseamnă că orice documentație care documentează facturile furnizorilor și plățile nu trebuie neapărat să fie păstrată dacă nu aveți o problemă.

• Luați în considerare cerințele de contabilitate fiscală. Prin lege (o mulțime de oameni nu realizează acest lucru), o afacere este obligată să țină înregistrări contabile pentru a-și raporta profiturile, pierderile, veniturile și deducerile la serviciul intern de venituri. Aceasta înseamnă că orice pe care trebuie să-i calculați profiturile sau să fundamentați elemente ale calculelor dvs. trebuie menținut.

  Cu toate acestea, există un statut de limitări care durează, de regulă, trei ani de la data ultimei depuneri de returnare. Acest lucru înseamnă că, în majoritatea cazurilor, nu este necesar să păstrați documentele care au mai mult de trei ani de la întoarcerea la care se referă. Cu alte cuvinte, dacă aveți date din anul 2009, și ați depus declarația de impunere anul 2009 la data de 15 martie 2010, până la 16 martie 2013 nu ar trebui să (în majoritatea cazurilor) trebuie să păstreze toate hârtiile vechi.

  Statutul limitărilor dictează că ar trebui să poți arunca lucrurile vechi. Un cuvânt de precauție este în ordine, pentru că o mână de excepții există la acest trei ani statut de limitări:

  • Dacă ați fost într-adevăr neglijent și, prin sloppiness dvs., omise venitul brut mai mare de 25 la suta din ceea ce dvs. întoarce spectacole, statutul de limitări este de șase ani.

  • În cazul în care nu se depune nicio declarație de returnare sau nu se depune o declarație frauduloasă, nu există nici un statut de limitare.

  • Statele fără impozite pe venit (cum ar fi statul Washington) utilizează un set diferit de reguli și pot folosi un statut mai lung de limitări. Statul din Washington, de exemplu, spune că statutul de limitări durează patru ani, nu trei.

• Luați în considerare vechile înregistrări de care aveți nevoie în viitor pentru a calcula un element pentru declarația dvs. fiscală. Aceste înregistrări trebuie păstrate. De exemplu, dacă ați cumpărat o fabrică acum 30 de ani, păstrați aceste înregistrări de cumpărare până la 3 (sau 6) ani de la vânzarea fabricii.

• Luați în considerare faptul că în anumite industrii există alte reguli sau reglementări privind păstrarea documentelor. De exemplu, dacă sunteți medic, păstrați dosarele vechi ale pacientului - și aceasta poate include informații contabile pacient - pentru mai mult de trei ani. Aceste alte reguli de păstrare a documentelor variază în funcție de industrie. Aflați care sunt regulile pentru industria dvs.

• Luați în considerare riscul de a păstra prea multă informație confidențială. În cele din urmă, deși ați putea să vă gândiți la toate punctele de vedere și să concluzionați că trebuie să vă păstrați înregistrările financiare în permanență, rețineți că această abordare creează și riscuri. Cu cât este mai mult documentația financiară pe care o arhivați, cu atât mai ușor, în unele cazuri, poate fi pierderea sau furtul acestor informații.

  Nu doriți, de exemplu, să păstrați date de atât de multe ani care trebuie să închiriați un depozit într-o parte rea a orașului doar pentru a stoca lucrurile.

Rezumând, cum înțelegeți aceste sugestii vagi? Vino cu o bănuială grosolană despre cât timp crezi că ar trebui să te agiți de chestii.

Dacă nu faceți nimic criminal sau fraudulos sau neglijent, aruncați ceva ce are peste cinci ani. Segregați documentele pe care le puteți arunca în fiecare an în cutii. Etichetați casetele cu numărul anului. De asemenea, etichetați cutiile cu o notă ca "Aruncați în 2016" doar pentru a ști când puteți arunca acele lucruri afară.

S-ar putea să vă gândiți de două ori despre simpla aruncare a înregistrărilor financiare. Nu aruncați înregistrările dvs. personale sau, desigur, orice înregistrări ale clienților: aruncați mai întâi documentele.

Apropo, unele magazine mari de magazine de birouri oferă servicii de mărunțire în magazine la prețuri rezonabile.