Stabilirea Regulilor în QuickBooks Online pentru Acceptarea Tranzacțiilor - dummies

QuickBooks Online încearcă să învețe obiceiurile pe măsură ce revizuiți tranzacțiile descărcate; puteți ajuta procesul împreună, stabilind reguli pentru ca QBO să urmeze. Când stabiliți reguli, accelerați procesul de examinare deoarece, în mod eficient, îi spuneți în prealabil companiei QBO cum să trateze anumite tipuri de tranzacții.

Cum funcționează regulile

Să presupunem, de exemplu, că achiziționați gaz pentru autovehicule comerciale de la benzinăriile Shell și întotdeauna plătiți folosind un card de credit pe care l-ați conectat la o instituție financiară în QBO. În mod eficient, doriți să clasificați toate tranzacțiile de la stațiile Shell la contul de cheltuieli pentru combustibil.

Puteți atribui manual categoria uneia dintre aceste tranzacții și așteptați ca QBO să "învețe" preferința dvs. sau puteți configura o regulă pentru ca QBO să urmeze. Atunci când stabiliți o regulă, specificați informații cum ar fi conturile și tipurile de tranzacții (bani sau bani) la care regula ar trebui să se aplice.

Puteți crea o regulă care afectează toate conturile sau o regulă care afectează anumite conturi.

Apoi identificați criteriile pe care trebuie să le îndeplinească tranzacțiile individuale înainte ca acțiunile QBO să acționeze asupra tranzacțiilor. În cele din urmă, stipulați informațiile pe care QBO ar trebui să le atribuie tranzacțiilor care îndeplinesc criteriile. De exemplu, puteți specifica un tip de tranzacție și o categorie.

Regulile pe care le stabiliți pot funcționa într-unul din două moduri:

• QBO poate utiliza regula dvs. pentru a sugera modificări tranzacțiilor descărcate pe care apoi le revizuiți și le aprobați. Sau
• Puteți opta pentru ca QBO să aplice automat regula tuturor tranzacțiilor pe care le determină că corespund condițiilor regulii și să le adauge la QBO.

QBO utilizează diferite pictograme pentru a identifica tranzacțiile potrivite de reguli, dar care nu au fost încă adăugate la compania dvs., iar tranzacțiile sunt adăugate automat prin reguli.

A doua abordare ar putea părea riscantă, dar într-adevăr nu este. Chiar dacă QBO aplică automat regula, puteți face schimbări la tranzacțiile pe care QBO le acceptă automat.

Crearea unei reguli

Ați configurat oricare tip de regulă - cel care sugerează modificări și trebuie să le examinați și pe cel care adaugă automat tranzacții pe baza unei reguli - utilizând aceiași pași.Există un singur pas în care faceți lucrurile în mod diferit.

Selectați Tranzacții → Servicii bancare.

1. Apare pagina Bank and Credit Cards.

   În partea dreaptă a paginii, dați clic pe săgeata în jos de lângă butonul Actualizare și alegeți Gestionați regulile.

2. QBO afișează pagina Reguli.

   Faceți clic pe butonul Nouă regulă din colțul din dreapta sus al paginii Reguli.

3. QBO afișează caseta de dialog Rule.

   Atribuiți regulii un nume - unul care vă va fi semnificativ.

   

4. Identificați dacă regula se aplică banilor care intră în QBO sau banilor proveniți din QuickBooks și selectați conturile la care doriți să se aplice regula.
5. Utilizați secțiunea "Atunci când o tranzacție se întâlnește" pentru a stabili criteriile pe care QBO ar trebui să le utilizeze la examinarea tranzacțiilor descărcate pentru a determina dacă să le aplice regula.
6. Puteți stabili mai multe criterii utilizând butonul Adăugați linie și puteți specifica că o tranzacție trebuie să îndeplinească toate sau oricare dintre criterii. Specificarea "tuturor" este mai strictă, iar QBO este mai selectivă în ceea ce privește aplicarea regulii.

   Prima casetă listă din secțiune vă permite să specificați dacă QBO ar trebui să compare descrierea tranzacției, textul bancar sau suma tranzacției cu o condiție pe care o setați. Pentru cei care întreabă mintea acolo, Descrierea (descrierea tranzacției) se referă la textul care apare în coloana Descriere a paginii Bănci și Carduri de credit. Opțiunea Text bancar se referă la descrierea detaliată a băncii; puteți vizualiza descrierea detaliilor băncii dacă faceți clic pe orice tranzacție descărcată. Descrierea descrierii băncii apare în partea din stânga jos a tranzacțiilor care sunt modificate.

   În partea de jos a casetei de dialog Regulă, setați informațiile pe care doriți ca QBO să le aplice tranzacțiilor care îndeplinesc criteriile stabilite de regulă. Puteți selecta una sau mai multe dintre următoarele:

7. Selectați tipul de tranzacție pe care QBO ar trebui să îl atribuie tranzacției.
   • Selectați Beneficiarul și una sau mai multe categorii care se aplică tranzacțiilor care îndeplinesc condițiile stabilite de regulă.
   • Opțional, adăugați un Memo la fiecare tranzacție care îndeplinește condițiile regulii.
   • bifați caseta de validare Automatically Add to My Books (Cumpărare automată în cărțile mele) dacă doriți ca QBO să adauge în mod automat tranzacțiilor care îndeplinesc condițiile companiei respective.
   • Acesta este pasul "diferit" decât veți găsi în introducerea acestor pași. Dacă selectați această casetă, nu este necesar să aprobați tranzacțiile la care QBO aplică această regulă. Dar puteți face întotdeauna schimbări la tranzacțiile adăugate automat.

     Faceți clic pe Salvați.

8. Odată ce creați o regulă, puteți utiliza coloana Acțiuni din pagina Reguli pentru ao copia (astfel încât să nu trebuiască să creați reguli similare de la zero) și să ștergeți regulile pe care nu le mai doriți. Și dacă trebuie să editați o regulă, faceți clic pe butonul Editați din coloana Acțiuni pentru a redeschide caseta de dialog Regulă și a efectua modificări.

Contabili, vă puteți ajuta clienții și puteți economisi timp dacă exportați și importați reguli între companiile QBO.