Filtrarea unei foi de date în Access 2003 - dummies

Filtrarea o fișă de date Access 2003 este o modalitate de a vă concentra pe înregistrări specifice, mai degrabă decât pe toate înregistrările dintr-un tabel. Puteți filtra înregistrări care nu sunt relevante pentru ceea ce încercați să faceți în acest moment.

Când filtrați datele, utilizați criterii pentru a le spune accesului ceea ce doriți să vedeți. Un criteriu este un test pe care datele îl transmit pentru a fi afișat după aplicarea filtrului. De exemplu, puteți solicita accesul pentru a vă afișa înregistrările cu o dată de comandă din 5/1/03. Un criteriu mai avansat este comenzile cu o dată la sau după 5/1/03.

Puteți utiliza cinci tipuri de filtre într-un tabel: Filtrare după selecție, Filtrare după formular și Filtru / Sortare avansată. Tabelul 1 vă arată cum să utilizați fiecare filtru.

Tabelul 1: Tipurile de filtre de date

Tip de filtru	Când trebuie să-l utilizați
Filtru după selecție	Aveți o înregistrare cu o anumită valoare într-un câmp și doriți să găsiți toate celelalte înregistrări care au aceeași valoare în acel câmp.
Filtrați după formular	Aveți mai mult de un criteriu; de exemplu, doriți să găsiți comenzi plasate înainte de 6/1/03 care au fost plătite prin card de credit.
Filtru pentru intrare	Doriți să tastați valoarea sau valorile pe care le căutați într-un anumit câmp sau doriți să utilizați o expresie drept criteriu.
Filtru Excluderea selecției	Puteți găsi o înregistrare cu o anumită valoare într-un câmp și doriți să excludeți toate înregistrările care au aceeași valoare în acel câmp.
Filtru avansat / Sortare	Doriți să faceți mai mult decât permit alte filtre, cum ar fi sortarea și aplicarea criteriilor în mai multe câmpuri. Advanced Filter / Sort creează o interogare utilizând doar un singur tabel.

Elementele de bază ale filtrării

Dacă doriți să obțineți un mâner pe întregul concept de filtrare, începeți să aruncați o privire asupra părților unei foi de date care se referă la filtre. Figura 1 prezintă o foaie de date cu butoanele de filtrare și indicatoarele marcate. Această fișă tehnică are un filtru aplicat - puteți spune din cauza fișelor de date filtrate din partea de jos a fișei de date. De asemenea, butonul Aplicare / eliminare filtru este evidențiat - dacă este clickat din nou, filtrul este eliminat și toate fișierele din foaia de date sunt afișate.

Figura 1: O foaie de date filtrată.

Puteți aplica un filtru în orice foaie de date - care include, desigur, un tabel, dar și foi de subdozare și foi de date generate de interogări. Puteți introduce și edita datele într-o foaie de date filtrată. Trebuie doar să știți că filtrul nu este aplicat nici unei înregistrări noi până când nu aplicați filtrul (selectând Records -> Aplicare filtru / sortare).

Puteți filtra utilizând butoanele Filtrare după selecție sau Filtrare după formular sau puteți utiliza meniul.Afișați meniul Înregistrări pentru a vedea opțiunile de filtrare, inclusiv cele care nu au butoane (unele sunt în meniul Înregistrări și unele în submeniul Filtrare).

• Pentru a reaplica ultimul filtru pe care l-ați aplicat, alegeți Records -> Aplicare filtru / sortare.
• Pentru a elimina un filtru, faceți clic pe butonul Aplicare filtru sau selectați Înregistrări -> Eliminare filtru / sortare.

Un filtru rulează o interogare simplă pe o singură masă - o modalitate bună de a începe analizarea datelor. Filtrarea vă poate ajuta să vă încălziți pentru a crea interogări mai complexe. Dacă sunteți confuz în legătură cu interogările, crearea unui filtru vă poate ajuta să vă dați seama cum să scrieți criterii pentru o interogare. Când creați filtrul, alegeți Records -> Filtru -> Filtru avansat / Sortare pentru ao vedea în grila de interogare. Uitați-vă la rândul Criteriu pentru a vedea cum arată criteriile. Pentru a închide grila de interogare, faceți clic pe butonul Închidere din bara de instrumente.

Filtrele apar în proprietatea Filtru din fila Proprietăți. Puteți filtra o tabelă introducând o expresie acolo, dar aproape nimeni nu face acest lucru deoarece filtrul rămâne aplicat și unele înregistrări pot fi filtrate în momentul în care deschideți masa.

Filtrarea după selecție

Filtrarea prin selecție este cel mai simplu tip de filtru - găsește înregistrări cu valori potrivite într-un singur câmp. Pentru a filtra după selecție, urmați acești pași:

1. Găsiți o înregistrare cu valoarea sau textul pe care doriți să o potriviți și apoi plasați cursorul în acea celulă pentru a se potrivi cu întreaga valoare.

• Pentru a găsi toate produsele cu prețul de 29.99, plasați cursorul într-o celulă de preț cu valoarea 29. 99.

• Pentru a se potrivi începutul valorii, selectați primul caracter și, după aceea, așa cum doriți să vă potriviți. Pentru a găsi toate intrările din câmpul care începe cu La, evidențiați La în Flamingo Lawn înainte de filtrare.

• Pentru a potrivi o parte din valoare, selectați caracterele din mijlocul unei valori pe care doriți să o potriviți. Selectați 99 pentru a găsi toate valorile care conțin 99, cum ar fi 499.

2. Faceți clic pe butonul Filtrare după selectare din bara de instrumente

Accesul filtrează foaia de date pentru a afișa numai înregistrările care au aceeași valoare în acel câmp.

Pentru a vedea întreaga tabelă, faceți clic pe butonul Remove Filter (care este partea inversă a butonului Aplicare filtru; același buton din bara de instrumente comută între butonul Aplicare filtru și butonul Eliminare filtru).

Filtrarea prin excludere

Filtrarea prin excludere este foarte asemănătoare cu filtrarea prin selecție, cu excepția faptului că în loc să vedeți numai înregistrări care se potrivesc cu criteriile dvs., toate înregistrările care se potrivesc sunt excluse din foaia de date.

Pentru a filtra prin excludere, selectați o valoare pentru a exclude în același mod în care selectați o valoare care să se potrivească la filtrarea după selecție:

• Plasați cursorul oriunde în celulă pentru a exclude valori care se potrivesc cu întreaga valoare. De exemplu, plasați cursorul într-o celulă cu valoarea ME pentru a exclude toate adresele din Maine.
• Selectați începutul valorii și cât mai multe caractere după aceea pe care doriți să le potriviți pentru a exclude toate înregistrările cu valori de început corespunzătoare.
• Selectați caracterele din mijlocul unei valori pentru a exclude toate înregistrările care conțin selecția oriunde în câmp.

Pentru a filtra după excludere după ce selectați valorile pe care doriți să le excludeți, alegeți Records -> Filter -> Filter Excluding Selection. (Acest tip de filtru nu se află pe bara de instrumente.)