Importarea datelor în MYOB

Știați că puteți importa date în MYOB din alte aplicații? De exemplu, poate aveți o listă de nume de clienți și adrese în altă parte a computerului dvs. (poate într-un fișier Word, într-un fișier de bază de date sau în Excel) și doriți să importați aceste informații în MYOB. Iată cum puteți importa detaliile clientului sau ale furnizorului în clipi.

Organizarea datelor

Prima etapă atunci când importați date este de a manipula listarea clientului sau a furnizorului dvs. într-un format pe care MYOB îl poate înțelege.

1. Dacă detaliile clientului sau ale furnizorului dvs. sunt în prezent într-un procesor de text sau într-o bază de date, încercați să obțineți aceste detalii într-o foaie de calcul înainte de a încerca să importați informațiile în MYOB.

   De exemplu, dacă datele dvs. sunt stocate într-o bază de date cum ar fi Microsoft Access, puteți salva de obicei aceste date într-un format care poate fi deschis în Excel.

2. Folosind software-ul de calcul tabelar, cum ar fi Excel, aranjați cu ușurință informațiile în coloane.

   Aranjați datele astfel încât toate denumirile să fie listate una după alta, toate adresele să fie listate unul după altul și așa mai departe. Cu adrese, separați strada, orașul, statul și codul poștal în patru coloane separate.

3. Introduceți un rând chiar în partea de sus a listei dvs. (dacă nu ați făcut deja acest lucru) care etichetează coloanele.

   De exemplu, Nume, Telefon 1, Telefon 2, Contact și așa mai departe. Acest rând este numit rândul Antet.

4. Salvați această foaie de calcul ca fișier delimitat de file.

   De exemplu, în Excel, accesați meniul Fișier, faceți clic pe Salvare ca, apoi selectați Tab-Delimited ca tip de fișier. Formatul fișierului Tab-Delimited facilitează citirea software-ului MYOB.

Importarea datelor dvs.

Acum, când aveți datele dvs. organizate, sunteți gata să importați aceste informații în MYOB. Țineți strâns, mergeți aici:

1. Din meniul Fișier din MYOB, selectați Import / Export Asistent.

2. Selectați Import Data și faceți clic pe Next (Următorul).

3. Selectați Carduri ca tip de date și fie carduri clienți, fie carduri de furnizori ca tip de carduri.

4. Faceți clic pe Răsfoire, navigați la dosarul în care ați salvat datele și selectați fișierul pe care doriți să-l importați. Faceți clic pe Următorul.

5. Faceți legătura cu setările și faceți clic pe Următorul.

   Lucrurile devin destul de tehnice în acest moment. Dar niciodată nu vă temeți! Spuneți MYOB că datele dvs. sunt separate de file, că prima linie conține antete, că dacă există deja date pe care doriți să le actualizați și să potriviți cardurile folosind numele de familie. (Imaginea de mai jos arată cum arată aceste setări.)

   

6. Faceți clic pe Auto Match pentru a obține MYOB să se potrivească automat cu câmpurile și apoi faceți clic pe Next (Următorul).

   Alternativ, puteți să vă potriviți manual câmpurile, subliniind mai întâi câmpul de import din stânga, apoi făcând clic pe câmpul de import corespunzător din partea dreaptă.Faceți acest lucru unul câte unul până când fiecare câmp din stânga se potrivește cu un câmp din dreapta.

7. Când vi se solicită, faceți o copie de rezervă a fișierului.

   De ce deranjează susținerea? Dacă într-adevăr faceți greșit importul (care se întâmplă uneori pentru prima dată), puteți să vă restabiliți copiile de rezervă și să le porniți din nou.

8. Faceți clic pe Import și faceți minunat cum începe distracția.

   Uneori importul durează mult timp, uneori doar câteva secunde. Cu toate acestea, importul este completat atunci când apare un mesaj încântător pentru a vă informa despre succesul dvs. (sau eșecul). Dacă importul nu a reușit, citiți cu atenție mesajul!

Depanarea în cazul în care nu merge bine

Importul detaliilor cardului în fișierul companiei MYOB ar trebui să fie ușor, dar o mulțime de gremlini pot arunca un mesaj de eroare în calea ta. Dacă primiți un mesaj după ce importați date, declarând că importul a avut erori sau avertismente, urmați solicitarea pentru a vedea jurnalul de erori.

• Dacă importul a omis o înregistrare, înseamnă că ceva a fost atât de rău încât MYOB a ignorat complet acest client sau furnizor.

• Dacă primiți un mesaj de avertizare, înseamnă că a apărut o problemă minoră, iar MYOB a respins o parte a detaliilor unui client sau a furnizorului (de exemplu, poate MYOB a adăugat numele clientului, dar nu și adresa sau numărul de telefon).

Jurnalul de erori arată o listă a fiecărei înregistrări care are o problemă, cu un cod de eroare afișat la începutul fiecărei înregistrări. La început, aceste coduri de eroare arata ca un jargon incomprehensibil (Error -7, de exemplu, nu inseamna mult pentru cei neinitiati). Cu toate acestea, partea de sus a acestui raport oferă o listă a semnificației fiecărui mesaj de eroare.

După ce ați identificat ce înregistrări nu au importat corect și de ce, puteți face una din două mișcări. Dacă sunt afectate doar câteva cărți, deschideți fișierul companiei și reparați-le una câte una. Pe de altă parte, dacă cea mai mare parte a importului nu a funcționat, cel mai bine este să restabiliți backupul, să corectați fișierul de import și să încercați din nou.