Sprucing Up Mesajele dvs. cu Lotus Notes 6 - dummies

Înainte de a expedia un mesaj de poștă electronică în Lotus Notes 6, puteți defini Opțiuni de livrare, Opțiuni de securitate și Stampile Mood. Utilizați aceste indicații de note pentru a lăsa destinatarului să știe cât de fierbinte este mesajul dvs. sau ce este starea dumneavoastră de spirit; sau pentru a solicita confirmarea livrării, pentru a stabili timpul de livrare și multe altele.

După ce terminați să compuneți corpul mesajului dvs., faceți clic pe butonul Opțiuni livrare acolo în bara de acțiune, ceea ce duce în mod inevitabil la caseta de dialog Opțiuni de livrare, după cum se arată în figura 1. În această casetă de dialog aveți mai multe alegerile pentru livrare și securitate și distracție.

(Este posibil să observați în călătoriile dvs. și în caseta de dialog că există o filă Avansat - vestea bună este că, probabil, nu va trebui să vă dezamăgiți.)

Figura 1: Setați aici opțiunile de livrare.

Setarea unui mesaj Nivel de importanță

În secțiunea Opțiuni de livrare, puteți marca nivelul de importanță al mesajului dvs.: Scăzut, Normal sau Ridicat. Puteți seta Note pentru a semnaliza mesajele pe care le marcați ca Importante; aceste mesaje se afișează cu o pictogramă de plic roșu în căsuța de e-mail a destinatarului. Utilizați această caracteristică pentru a avertiza destinatarul dvs. la un mesaj deosebit de important, urgent sau în alt mod critic de timp.

Adăugarea unei ștampile Mood la un mesaj

Folosirea listei Mood Stamp este o modalitate de a intra în contact cu copilul dvs. electronic (electronic). A Mood Stamp este doar o imagine care apare în partea de sus a corpului mesajului dvs., astfel încât cititorul să știe cum v-ați simțit atunci când ați trimis mesajul. Mesajele cu ștampilă de marcă sunt, de asemenea, marcate ca atare în Mesaje primite ale destinatarului.

Aveți mai multe ștampile pentru a alege, inclusiv Private, Flame și Joke. Pentru distracție, încercați fiecare să vedeți cum arată. Selecția Joke este utilă dacă doriți să trimiteți un mesaj care este doar puțin sarcastic și trebuie să vă asigurați că cititorul își dă seama că da, doar glumea!

Pentru a alege o ștampilă, faceți clic pe săgeata în jos din lista derulantă Mood Stamp. Derulați lista pentru a alege. Pentru a previzualiza un Mood Stamp, faceți clic pe numele său din lista verticală, iar pictograma sa apare sub această listă. Faceți clic pe butonul OK, iar mesajul Mood Stamp apare în mesajul dvs. nou. Dacă nu doriți să aveți nicio ștergere de tip Mood în mesajul dvs. de ieșire, lăsați setul implicit Normal.

Solicitarea unui mesaj Raport de livrare

Faceți alegeri din lista de opțiuni privind raportul livrare pentru a specifica când și dacă vi se va notifica starea livrării mesajelor dvs. Cele patru opțiuni privind un raport de livrare sunt numai în caz de nerespectare, confirmă livrarea, urmăresc întreaga cale și nu există.

• Doar pe eșec: Nici o veste nu este o veste bună. Cu alte cuvinte, Note vă informează numai în cazul în care mesajul dvs. nu poate fi difuzat din anumite motive.
• Confirmați livrarea: Aceasta este alegerea pentru dvs. dacă sunteți puțin mai puțin optimist. În acest caz, Note vă informează exact când și unde a fost trimis mesajul dvs.
• Urmăriți întreaga cale: Această opțiune vă arată unde (și la ce momente) mesajul dvs. sa oprit pe drumul către destinatarul dvs. (Poate suna interesant, dar probabil nu-i pasa.)
• Niciuna: Alege asta si esti prudenta la vant, nu iti pasa sa stii daca mesajul tau este livrat sau nu. (Aceasta este implicit.)

Dacă alegeți o altă opțiune de raport de livrare decât Nici una, veți primi imediat un mesaj de confirmare a livrării (doar un mesaj de poștă electronică din rețea către dvs.) imediat ce mesajul pe care ați trimis-o. Când aceasta va fi depinde în întregime de rețea. Dacă destinatarul dvs. este departe - de exemplu, într-o altă companie, este posibil să dureze câteva ore sau chiar o zi întreagă pentru ca mesajul să fie livrat.

Setarea priorității de livrare pentru un mesaj

O altă alegere din caseta de dialog Opțiuni de livrare - Prioritate de livrare - se referă la cât de repede doriți ca notele să vă trimită mesajul:

• Low: mesaj noaptea noaptea când rețeaua nu este atât de ocupată.
• Normal: Alegeți acest lucru pentru a trimite mesajul cât mai curând posibil pe baza programelor de livrare a poștei pe care administratorul dvs. le-a creat. (Aceasta este setarea implicită.)
• Înalt: Alegerea acestui mesaj trimite mesajul dvs. chiar acum - treceți deoparte, trecând prin!

Dacă includeți un atașament uriaș într-un mesaj, luați în considerare marcarea ca prioritate scăzută. Mesajul nu va fi difuzat până când nu sunteți adormit acasă, dar poate costa compania dvs. mai puțini bani pentru al trimite târziu noaptea. Poate aceasta este o modalitate de a câștiga premiul Angajatul lunii!

Semnarea unui mesaj

Semneți mesajele din același motiv în care semnați cecuri sau documente oficiale: pentru a arăta că sunt într-adevăr de la dvs. Nu este nevoie să semnați o notă de întâlnire pentru mine, dar atunci când trimiteți un mesaj cu informații cruciale sau sensibile, este posibil să doriți ca Notele 6 să demonstreze că mesajul a venit de la dvs.

Acum, evident, nu puteți să vă zgâriați semnătura pe ecran în partea de jos a unui memoriu. (De fapt, puteți, însă șeful dvs. nu va aprecia probabil acest lucru.) Semnează un mesaj selectând caseta de selectare Semnare din secțiunea Opțiuni de securitate din caseta de dialog Opțiuni de livrare.

Semnătura pe care o folosiți în Notele 6 este chiar mai dificil de creat decât propria dvs. John Hancock, deoarece este un cod numeric special adăugat la mesaj când îl trimiteți și verificați de către computerul destinatarului atunci când mesajul este deschis. Memoria nu are o semnătură reală, dar acest tip de mesaj apare în partea de jos a ecranului:

Semnat de Alan Dunkel / Primus la 07-1-02 8: 30: 46 AM, potrivit lui Primus.

Criptarea unui mesaj

Destul de sigur, lumea se târăsc cu agonie, băieți răi și spioni.Dacă utilizați un modem, trimiteți mesajele prin linii telefonice în care o persoană care nu are nici un beneficiu ar putea să intercepteze și să le citească. (Este într-adevăr, foarte puțin probabil ca acest lucru să se întâmple, dar hei, nu știți niciodată.) Aceasta nu este o afacere mare pentru mesajele dvs. casual, dar dacă trimiteți un mesaj care include informații cum ar fi informații confidențiale corporative, evaluări ale performanțelor angajaților, sau doar într-adevăr, o bârfă foarte bună pe care nu doriți ca altcineva să o citească, o puteți cripta.

Când utilizați opțiunea de securitate pentru criptare Note, sunteți 100% sigur că numai destinatarul destinat va putea să o citească.

Pentru a cripta un mesaj, bifați caseta de selectare Criptare din secțiunea Opțiuni securitate din caseta de dialog Opțiuni de livrare. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog când ați terminat.

Când trimiteți un mesaj criptat, Notes face căutarea în spatele dvs. - în spatele scenei. Când destinatarii deschid mesajul, ei văd conținutul exact așa cum l-ați scris. Cu alte cuvinte, cititorul unui mesaj criptat nu trebuie să facă nimic special pentru a decripta un mesaj criptat. Numai destinatarii destinați cu ID-urile corespunzătoare pot citi partea criptată a mesajului. Singurul care va vedea versiunea imbatranita actuala este spionul sarac care intercepteaza mesajul in tranzit.

Dacă trimiteți un mesaj de poștă electronică unei persoane care utilizează un alt program de poștă electronică sau dacă trimiteți mesajul prin Internet, verificați mai întâi administratorul Notei companiei dvs. pentru a vedea dacă veți putea să o criptați.

Solicitarea unei confirmări de returnare pentru un mesaj

Dacă utilizați caseta de dialog Opțiuni de livrare pentru a solicita o confirmare de primire pentru un mesaj, rețeaua vă anunță automat când destinatarul vă citește mesajul. Acest lucru este diferit de solicitarea unui Raport de confirmare a livrării, care vă spune doar când mesajul a ajuns în baza de date a destinatarului. În mod obișnuit, solicitați un raport de chitanță (activați doar caseta de confirmare a returnării) pentru a împiedica scuza "Nu am văzut niciodată mesajul dvs." și solicitați un Raport de confirmare a livrării pentru a elimina mesajul "Nu am primit mesajul dvs.; rețeaua trebuie să fi pierdut-o "scuză.

Dacă trimiteți un mesaj unei persoane care nu utilizează notele sau dacă mesajul dvs. trece prin Internet, este posibil să nu puteți obține rapoarte de primire de la aceștia.

Împiedicarea copierii unui mesaj

O altă opțiune de securitate Note vă stă la dispoziție pentru a preveni copierea. Când bifați caseta de selectare Prevenire copiere, puteți fi siguri că persoana care primește mesajul dvs. nu va putea să o trimită nimănui. De fapt, nici măcar nu vor putea să copieze (Editează -> Copiați) memoria dvs. în Clipboard, în cazul în care intenționează să folosească o pastilă ilicită (Editați -> Lipiți). Alegerea opțiunii Prevenire copiere vă asigură că ceea ce trimiteți unei persoane nu este spamat în întreaga companie.

Când ați terminat de selectat opțiunile de livrare, faceți clic pe OK pentru a reveni la documentul dvs. În cele mai multe cazuri, după ce vă hotărâți în legătură cu aceste opțiuni, faceți clic pe butonul Trimitere și fișier.

Dacă capul dvs. se rotește de la toate aceste opțiuni de livrare, nu vă lăsați să vă scadă. Trebuie să le folosiți numai în circumstanțe speciale. De fapt, pentru majoritatea mesajelor, veți arunca cu ușurință opțiunile de difuzare fără a deschide caseta de dialog Opțiuni de livrare și fără un al doilea gând. Ce ușurare!

Dacă aflați că vizitați întotdeauna caseta de dialog Opțiuni de livrare pentru a semna și pentru a cripta mesajele, puteți selecta opțiunea Salvare aceste opțiuni de securitate ca casetă de selectare implicită. Astfel, orice mesaje noi pe care le creați vor avea aceleași setări de securitate. Desigur, vă puteți răzgândi oricând revenind la caseta de dialog Opțiuni de livrare pentru a schimba o setare implicită sau pentru a schimba setările implicite de securitate.