Ce face condensarea fișierelor companiei QuickBooks? - dummies

Este posibil să fi observat comanda Condense pentru fișierul de date QuickBooks. Ce face? Buna intrebare. Procesul de condensare a fișierelor QuickBooks are două lucruri:

• Comanda QuickBooks Condense creează o copie permanentă a fișierului de date QuickBooks. (Această copie este numită copie de arhivă a fișierului.) O copie arhivă a fișierului companiei se ridică la un instantaneu al fișierului companiei așa cum există într-un moment dat. Dacă cineva mai are o întrebare mai târziu - poate contabilul dvs. sau un auditor federal sau de stat, puteți utiliza copia de arhivă a fișierului de date pentru a arăta cum arata fișierul companiei la un moment dat.
• Procesul de condensare a fișierelor face ca fișierul de date să fie mai mic prin rezumarea mai multor tranzacții vechi închise și detaliate care utilizează intrări de jurnal monstru.

Deoarece această condensare și arhivare pot fi puțin confuze, trebuie să rezumăm cu exactitate exact ce se întâmplă atunci când condensați fișierul companiei QuickBooks. Iată ce procedează QuickBooks în mod obișnuit în timpul procesului:

• Salvează o copie arhivă a fișierelor companiei: Când condensezi fișierul companiei QuickBooks, QuickBooks salvează o copie de arhivă a acelui fișier.
• Înlăturați tranzacțiile închise: În cadrul procesului de condensare, QuickBooks vă oferă posibilitatea de a elimina tranzacțiile vechi, închise din versiunea curentă a fișierului companiei QuickBooks. Amintiți-vă că arhivarea creează o copie de arhivă a fișierului companiei QuickBooks. Totuși, aveți totuși versiunea de lucru a fișierului companiei QuickBooks, însă această versiune curentă a fișierului companiei QuickBooks, care este curățată sau condensată, prin eliminarea tranzacțiilor vechi și închise.

Tranzacțiile închise sunt tranzacții pe care QuickBooks nu mai trebuie să le urmărească în detaliu. O factură veche de client - după ce a fost plătită - este o tranzacție închisă. Un cec vechi scrise unui anumit furnizor - după ce a fost lichidat banca - este o tranzacție închisă.

• Rezumatul tranzacțiilor închise: Deoarece tranzacțiile vechi, închise sunt eliminate din fișierul de date QuickBooks, condensarea generează de obicei înregistrări lunare sumare pentru tranzacțiile vechi și închise și plasează aceste tranzacții sumare în versiunea curentă, QuickBooks fișier de date. Aceste intrări în jurnal lunar sumar vă permit să continuați să pregătiți situațiile financiare lunare. Chiar dacă arhivarea elimină toate tranzacțiile vechi, închise de la, de exemplu, ianuarie 2011, puteți produce în continuare situații financiare pentru ianuarie 2011 în 2017.Pentru a produce situații financiare lunare pentru luna ianuarie 2011, QuickBooks utilizează intrările de rezumat lunar.
• Șterge pista de audit: QuickBooks menține o pistă de audit care arată cine a introdus ce tranzacții. Un efect aproape ascuns al curățării fișierelor de date QuickBooks se referă la traseul de audit. Dacă curățați un fișier de companie și indicați că fișierul companiei ar trebui să fie condensat, QuickBooks șterge traseul de audit înainte de data "eliminat tranzacțiile închise la sau înainte de" data. Cu alte cuvinte, pentru perioada în care QuickBooks elimină tranzacțiile vechi, închise, aceasta elimină și traseul de audit al acestor tranzacții.

Procesul de fișier de condensare înseamnă de obicei crearea unei copii a fișierului de date QuickBooks pe care l-ați deplasat undeva și apoi crearea unei versiuni scalate a fișierului companiei de lucru. Comanda pe care o utilizați pentru a condensa fișierul companiei QuickBooks vă permite, de asemenea, să creați fișiere de companie aproape goale. Majoritatea oamenilor nu trebuie să utilizeze această opțiune.

Există doar o categorie de utilizatori QuickBooks care ar putea dori să creeze fișiere de companie aproape goale: CPA-urile și consultanții (care doresc să reutilizeze un fișier de firmă pentru o altă unitate de afaceri sau client) ar putea dori să folosească această comandă pentru a crea o companie fișiere de date care au deja multe dintre listele create.