10 Sfaturi pentru analiza vizuală și prezentarea datelor în Excel - dummies

Iată câteva sugestii concrete despre cum puteți utiliza cu succes diagramele ca instrumente de analiză a datelor în Excel și cum puteți utiliza diagrame pentru a comunica mai eficient rezultatele analizei datelor pe care o faceți.

Utilizați tipul grafic potrivit

Ceea ce mulți oameni nu înțeleg este că puteți face doar cinci comparații de date în diagramele Excel.

Comparație	Descriere	Exemplu
Parte întregă	Compară valorile individuale cu suma acestor valori.	Comparând vânzările generate de produsele individuale cu vânzările totale de care se bucură o firmă.
Întregul	Compară valorile individuale ale datelor și seturile de valori de date (sau ceea ce numesc Excel seria de date ).	Comparând veniturile din vânzări ale diferitelor firme din industria dvs. .
Seria de timp	Afișează modul în care valorile se schimbă în timp.	O diagramă care arată veniturile din vânzări în ultimii 5 ani sau profituri în ultimele 12 luni.
Corelație	Se uită la serii de date diferite în încercarea de a explora corelația sau asocierea între seriile de date.	Compararea informațiilor cu privire la numărul de copii de vârstă școlară cu vânzările de jucării.
Geografic	Se uită la valorile datelor utilizând o hartă geografică.	Examinarea vânzărilor pe țări folosind o hartă a lumii.

Dacă decideți sau puteți afla ce comparație de date doriți să faceți, alegerea tipului corect de diagramă este foarte ușoară:

• Pie, gogoasa sau zona: Utilizați pentru > compararea datelor între părți . Bara, cilindrul, conul sau piramida:

• Utilizați pentru o comparație a datelor întregi . Linie sau coloană:

• Utilizați pentru o comparație de date din seria temporală . Scatter sau bubble:

• Utilizați pentru o comparație corelație în Excel.

  Suprafață:

• Utilizați pentru o comparare de date geografică . Utilizați mesajul de diagramă ca titlu de diagramă

Titlurile diagramelor sunt utilizate în mod obișnuit pentru a identifica organizația în care prezentați informații sau, probabil, pentru a identifica seriile de date cheie pe care le aplicați într-o diagramă. O modalitate mai bună și mai eficientă de utilizare a titlului graficului este de a face acest lucru într-un scurt rezumat al mesajului pe care doriți să-l comunicați.

Feriți-vă de diagramele

Diagramele cu plăcuțe sunt instrumente foarte inferioare pentru înțelegerea vizuală a datelor și pentru comunicarea vizuală a informațiilor cantitative.

Aproape întotdeauna, informațiile care apare într-o diagramă plăcintă ar fi mai bine afișate într-un tabel simplu.

Diagramele prezintă mai multe slăbiciuni debilitante:

Ești limitat să lucrezi cu un număr foarte mic de numere.

• Diagramele nu sunt vizuale precise.

• Cu diagrame plăcute, ești limitat la o singură serie de date.

• Luați în considerare utilizarea diagramelor pivot pentru seturi de date mici

Pentru seturi de date mici, diagramele pivot pot funcționa foarte bine. Lucrul cheie pe care trebuie să-l amintiți este că o diagramă pivot, practic, vă permite să complotați doar câteva rânduri de date.

Totuși, dacă creați o tabelă încrucișată care arată doar câteva rânduri de date, încercați o diagramă pivot. Aici este o tabelă încrucișată într-un formular pivot

tabel . Aici este o tabelă încrucișată într-o formă pivot

diagramă . Pentru mulți, prezentarea grafică prezintă tendințele din datele de bază mai rapid, mai convenabil și mai eficient. Evitați diagramele 3-D

Problema cu 3 - este că dimensiunea suplimentară sau iluzia de adâncime reduce precizia vizuală a diagramei. Cu o diagramă 3-D, nu puteți măsura sau evalua cu ușurință sau cu precizie datele plotate.

Aici este o diagramă simplă.

Iată aceleași informații într-o diagramă a coloanelor 3-D. Dacă vă uitați atent la aceste două diagrame, puteți observa că este mult mai dificil să comparăm cu precizie cele două serii de date din diagrama 3-D și să vedem cu adevărat ce valori de date care stau la baza sunt reprezentate.

Graficele sunt adesea prea aglomerate cu informații străine și confuze.

Nu folosiți niciodată tabele cu diagrame 3-D

Diagramele cu plăcuțe sunt instrumente foarte slabe pentru vizualizarea, analizarea și comunicarea vizuală a informațiilor. Adăugarea unei alte dimensiuni la o diagramă reduce în continuare precizia și utilitatea acesteia. Când combinați slăbiciunea unei diagrame cu inexactitatea și imprecizia dimensiunii tridimensionale, obțineți ceva care de obicei este înșelător.

Fiți conștienți de markerii de date fantomă

A

markerul de date fantomă este un element suplimentar vizual pe o diagramă care exagerează sau înșeală vizualizatorul grafic. Aici este o hartă proastă, care a fost creată pentru a compune producția de mere în statul Washington. Observați că legenda graficului, care apare în partea dreaptă a zonei parcelei, arată ca un alt marcator de date. Este, în esență, un marker de date fantomă, care exagerează tendința producției de mere.

Utilizați scalarea logaritmică

Cu scalarea logaritmică a axei valorice, puteți compara schimbarea relativă a valorilor din seria de date. Această diagramă de linie nu utilizează scalarea logaritmică a axei valorice.

Aceasta este aceeași informație în același tip și subtip de diagramă, dar scalarea axei valorice a fost modificată pentru a utiliza scalarea logaritmică.

Pentru a le spune Excel că doriți să utilizați scalarea logaritmică a axei valorice, urmați acești pași:

Faceți clic dreapta pe axa valoare (Y) și apoi alegeți comanda Format Axis din meniul de comenzi rapide care apare.

1. Când apare caseta de dialog Format axă, selectați opțiunea Opțiuni axă din caseta listă.

2. Pentru a le spune Excel să utilizeze scalarea logaritmică a valorii (Y), selectați pur și simplu caseta de validare Logarithmic Scale și apoi faceți clic pe OK.

3. Nu uita să experimentezi

Sugestiile pe care le finanțezi aici sunt reguli foarte bune de folosit.Dar ar trebui să experimentați prezentările dvs. vizuale de date. Uneori, uitandu-te la date in cateva moduri funky, wacky, vizuale, obtii intuitii pe care altfel nu le-ai fi dorit.

Dacă utilizați în mod regulat grafice și grafice pentru a analiza informații sau dacă prezentați în mod regulat aceste informații altor persoane din organizația dvs., citirea uneia sau mai multora dintre aceste cărți vă va aduce beneficii foarte mari.