7 Sfaturi pentru lucrul cu formulele Excel

Câteva elemente vă pot ajuta să fiți cât mai productiv posibil atunci când scrieți și corectați formulele Excel. Puteți să vizualizați simultan toate formulele și să corectați erorile unul câte unul. Puteți utiliza experți de completare pentru a ajuta la scrierea funcțiilor.

Prioritatea operatorului principal

Unul dintre cei mai importanți factori în formulele de scriere este acela de a obține operatorii corecți și nu mă refer la operatorii de telefonie. Asta are de-a face cu operatorii matematici - știi, puține detalii, cum ar fi semne plus, semne de înmulțire și unde parchetele merg. Prioritatea operatorului - ordinea în care sunt efectuate operațiile - poate avea o mare diferență în rezultat. Aveți o modalitate ușoară de a vă menține prioritatea operatorului în ordine. Tot ce trebuie să vă amintiți este "Vă rog să-mi scuzați dragă mătușa Sally. „

Această expresie este mnemonică pentru următoarele:

Parentheses
Exponent
Înmulțire
Diviziune
Adunare
prima (cea mai înaltă) precedență, iar scăderea are ultimul precedent. Ei bine, pentru a fi sincer, multiplicarea are aceeasi prioritate ca diviziunea si adunarea are aceeasi prioritate ca scaderea, dar ai idee!

De exemplu, formula = 1 + 2 × 15 este egală cu 31. Dacă credeți că ar trebui să fie egală cu 45, ar fi mai bine să vizitați mătușa voastră! Răspunsul este egal cu 45 dacă includeți paranteze, cum ar fi: = (1 + 2) × 15.

Obținerea ordinii corecte a operatorilor este esențială pentru bunăstarea foii de lucru. Excel generează o eroare când numerele de paranteze deschise și închise nu se potrivesc, dar dacă intenționați să adăugați două numere înainte de înmulțire, Excel nu știe că pur și simplu ați lăsat parantezele afară!

Câteva minute de reîncărcare a memoriei la comanda operatorului vă pot salva multe dureri de cap pe drum.

Formulele de afișare

În cazul în care nu ați observat, este greu să vă vedeți formulele fără a le edita accidental. Aceasta deoarece oricând sunteți în modul "editați" și celula activă are o formulă, formula poate include adresa oricărei alte celule pe care faceți clic. Acest lucru încurcă în totalitate lucrurile.

Nu ar fi ușor dacă ai putea să

arăta la toate formulele tale? Există o cale! E simplu. Faceți clic pe Fișier în partea din stânga sus a spațiului de lucru Excel, faceți clic pe Opțiuni, faceți clic pe fila Complex și derulați în jos la opțiunile de afișare pentru această secțiune de foaie de lucru. Opțiuni de setare.

Notați formulele de afișare în celule în locul rezultatelor lor calculate.Această casetă spune Excel că pentru orice celule care au formule pentru a afișa formula în sine în loc de rezultatul calculat. Figura următoare prezintă o foaie de lucru care afișează formulele. Pentru a reveni la vizualizarea normală, repetați acești pași și deselectați opțiunea. Această opțiune facilitează a vedea ce sunt toate formulele!

Vizualizarea formulelor este ușor.

Puteți edita din greșeală funcții chiar și atunci când ați selectat opțiunea View Formulas (Vizualizați formule). Fiți atenți să faceți clic în jurul foii de lucru.

Fix Formule

Să presupunem că foaia dvs. de lucru are unele erori. Nu vă panicați! Se întâmplă chiar și celor mai savviți utilizatori, iar Excel vă poate ajuta să vă dați seama ce se întâmplă greșit. În fila Formule din secțiunea Audit Formula este afișat butonul de verificare a erorilor. Dacă faceți clic pe butonul afișează caseta de dialog Error Checking, afișată aici. Aceasta înseamnă că caseta de dialog apare dacă foaia de lucru are erori. În caz contrar, se afișează doar un mesaj de verificare a erorilor. Este atât de inteligent!

Verificarea erorilor.

Când erorile

sunt , caseta de dialog apare și se blochează în timp ce lucrați la fiecare eroare. Butoanele Următor și Anterior vă permit să treceți prin toate erorile înainte să se închidă caseta de dialog. Pentru fiecare eroare pe care o găsește, alegeți ce acțiune să faceți: Ajutor pentru această eroare:

Aceasta duce la sistemul de ajutor și afișează subiectul pentru tipul de eroare specific. Afișați pașii de calcul:
Se deschide caseta de dialog Evaluați formula și puteți urmări pas cu pas modul de calcul al formulei. Aceasta vă permite să identificați pasul care a cauzat eroarea. Ignoră eroare:
Poate Excel este greșit. Ignorați eroarea. Editați în formulele de formula:
Aceasta este o modalitate rapidă de a repara singur formula dacă nu aveți nevoie de alt ajutor. Caseta de dialog Eroare de verificare are, de asemenea, un buton Opțiuni. Dacă faceți clic pe butonul, se deschide fila Formule din caseta de dialog Opțiuni Excel. În fila Formule, puteți selecta setările și regulile pentru modul în care erorile sunt recunoscute și declanșate.

Utilizați referințe absolute

Dacă doriți să utilizați aceeași formulă pentru o grămadă de celule, cum ar fi cele care merg în jos într-o coloană, cea mai bună metodă este să scrieți o formulă o dată și apoi să o trageți în jos către celelalte celule prin utilizarea mânerului de umplere. Problema este că atunci când trageți formula în locații noi, orice referință relativă se modifică.

De multe ori, acest

este intenția. Când există o coloană de date și o coloană adiacentă de formule, în mod obișnuit, fiecare celulă din coloana formulă se referă la vecinul ei din coloana de date. Dar dacă formulele fac referință la o celulă care nu este adiacentă, intenția este de obicei ca toate celulele să se refere la o referință de celule neschimbată. Faceți acest lucru să funcționeze corect utilizând o referință absolută la celulă. Pentru a utiliza o referință absolută la o celulă, utilizați semnul dolar ($) înainte de numărul rândului, înainte de litera coloanei sau înainte de ambele. Faceți acest lucru când scrieți prima formulă, înainte de al trage în alte celule sau va trebui să actualizați toate formulele.

De exemplu, nu scrieți acest lucru:

= A4 x (B4 + A2)

Scrieți în acest fel:

= A4 x (B4 + $ A $ 2), toate formulele de referință A2 indiferent unde le copiați, în loc să se transforme referința în A3 și A4 și așa mai departe.

Utilizați formularea de audit

Există precedente și dependenți. Există referințe externe. Există interacțiune peste tot. Cum puteți să urmăriți de unde provin referințele din formula și de unde merg?

Folosiți instrumentele de audit pentru formulare, așa este! În fila Formule este secțiunea Audit Formula. În secțiune sunt diferite butoane care controlează vizibilitatea auditării săgeților urmărite.

Formule de audit.

Bara de instrumente pentru auditul formularelor are mai multe caracteristici care vă permit să vă exersați prin formulele dvs. Pe lângă afișarea săgeților de urmărire, bara de instrumente vă permite de asemenea să verificați erorile, să evaluați formule, să verificați datele nevalide și să adăugați comentarii în foile de lucru.

Folosiți formatul condițional

La fel ca și când funcția IF întoarce o anumită valoare atunci când prima condiție de argument este adevărată și o altă valoare când este falsă, formatarea condiționată vă permite să aplicați un anumit format unei celule atunci când o condiție este adevărată. În fila Pagina principală din secțiunea Stiluri este un meniu drop-down cu multe opțiuni de formatare condiționată.

Această figură arată câteva valori care au fost tratate cu formatare condiționată. Formatul condiționat vă permite să setați condiția și să selectați formatul aplicat atunci când condiția este îndeplinită. De exemplu, puteți specifica faptul că celula va fi afișată cu caractere aldine cursive când valoarea pe care o conține este mai mare de 100.

Aplicarea unui format atunci când o condiție este îndeplinită.

Condițiile sunt stabilite ca reguli. Tipurile de reguli sunt

Formatați toate celulele pe baza valorilor acestora.

Formați numai celulele care conțin …

Formați numai valorile clasificate în partea superioară sau inferioară.
Formați numai valori care sunt mai mari sau mai mici decât media.
Formați numai valori unice sau duplicate.
Utilizați o formulă pentru a determina ce celule să fie formatate.
Când condiția este adevărată, formatul poate controla următoarele:
Frontiere

Setări de fonturi (stil, culoare, caractere aldine, italice etc.)

Umpleți (culoarea sau modelul fundal al celulei)
Celulele pot fi de asemenea formatate cu schemele de culori sau imaginile cu pictograme plasate în celulă.
Utilizați validarea datelor

În fila Date, în secțiunea Instrumente de date, este Validarea datelor. Validarea datelor vă permite să aplicați o regulă unei celule (sau celulelor) astfel încât intrarea să respecte regula. De exemplu, o celulă poate fi setată să accepte doar o intrare întreg între 50 și 100.

Setarea validării datelor.

Atunci când intrarea nu trece regula, se afișează un mesaj.

Sa prăbușit o intrare proastă.

Mesajul de eroare poate fi personalizat. De exemplu, dacă cineva introduce un număr greșit, mesajul de eroare afișat poate spune Noodlehead - aflați cum să numărați! Nu lăsa șeful să vadă asta.