9 Sfaturi pentru prezentarea rezultatelor tabelelor și analizarea datelor - dummies

Iată câteva sfaturi generale despre analizarea datelor cu Excel. Majoritatea acestor sfaturi sumarizează și generalizează procese mult mai detaliate pentru analizarea datelor.

Lucrați din greu pentru a importa date

Lucrul pentru a importa date bune, bogate în registrele de lucru Excel merită într-adevăr. Uneori, importul de date poate fi problematică. Durerile de cap și greșelile se pot întâmpla când încercați să luați date de la alte sisteme de informații de management și atunci când încercați să lucrați cu un administrator de bază de date pentru a obține datele corecte într-un format care oferă o analiză utilă a datelor cu Excel.

Dar, în ciuda dificultăților de obținere a datelor, veți găsi că importul de date bune în Excel merită efortul. În mod tradițional, oamenii iau decizii folosind surse de informații foarte standard … cum ar fi sistemul contabil, un raport terț, un buletin informativ sau o publicație. Iar acele surse tradiționale produc cunoștințe tradiționale, ceea ce este minunat. Dar când puteți lucra cu un set de date mai bogat, mai adânc, puteți colecta adesea informații care pur și simplu nu apar în sursele tradiționale.

Mai mult de 20 de ani în urmă, designerii s-au concentrat pe crearea sistemelor care au generat rapoartele pe care managerii și factorii de decizie le-au dorit și care au produs formulare (cum ar fi facturile și cecuri și comenzi de cumpărare) pe care întreprinderile trebuie să o exploateze.

Aceste elemente sunt încă lucruri esențiale pentru a vă gândi în timp ce proiectați, instalați și gestionați sisteme informatice, cum ar fi un sistem de contabilitate. Dar, de asemenea, trebuie să recunoașteți că probabil vor exista modalități neplanificate, neortodoxe, neobișnuite, dar totuși foarte valoroase, în care pot fi analizate datele colectate de aceste sisteme informatice de management. Astfel, dacă lucrați sau proiectați sau participați la implementarea sistemelor informatice, trebuie să realizați că datele brute din sistem pot și ar trebui să fie transmise instrumentelor de analiză a datelor cum ar fi Excel.

Înregistrările bogate și detaliate ale produselor sau serviciilor pe care le vinde o firmă permit firmei respective să vadă tendințele vânzărilor pe produse sau servicii. În plus, permite unei firme să creeze tabele încrucișate care să arate cum anumiți clienți aleg și utilizează anumite produse și servicii.

Concluzia este că organizațiile trebuie să conceapă sisteme informatice pentru a colecta, de asemenea, date brute, bogate, brute. Ulterior, aceste date pot fi exportate cu ușurință în Excel, unde analiza simplă a datelor poate duce la o înțelegere bogată a funcționării unei firme, a oportunităților sale și posibilelor amenințări.

Nu uitați de sursele terților

Un punct rapid: Recunoașteți că există multe surse de date terțe. De exemplu, vânzătorii și clienții pot avea date foarte interesante disponibile într-un format accesibil Excel, pe care îl puteți utiliza pentru a vă analiza piața sau industria.

Un scurt comentariu rapid despre sursele de date ale unor terțe părți este următorul: instrumentul Interogare Web disponibil în Excel face ca extragerea informațiilor din tabelele stocate pe paginile web să fie foarte ușoară.

Doar adăugați-o

S-ar putea să vă gândiți că analiza puternică a datelor necesită tehnici puternice de analiză a datelor. Chi-pătrate. Statistici deduse. Analiza de regresie.

Unele dintre cele mai puternice analize de date pe care le puteți face implică pur și simplu adăugarea de numere. Dacă adăugați numere și obțineți sume pe care alte persoane nici măcar nu le știu - și dacă aceste sume sunt importante sau arată tendințe - puteți obține informații importante și puteți colecta informații valoroase prin cele mai simple tehnici de analiză a datelor.

Din nou, cheia esențială este colectarea de informații foarte bune în primul rând și apoi având acele informații stocate într-un container, cum ar fi un registru de lucru Excel, astfel încât să puteți manipula aritmetic și să analizați datele.

Întotdeauna explorați statisticile descriptive

Instrumentele statistice descriptive pe care le oferă Excel - inclusiv măsurători cum ar fi suma, media, mediana, deviația standard și așa mai departe - sunt instrumente foarte puternice. Nu te simți ca și cum aceste instrumente sunt dincolo de setul tău de pricepere.

Statisticile descriptive

descriu pur și simplu datele pe care le aveți într-o foaie de lucru Excel. Nu sunt magice și nu aveți nevoie de instruire statistică specială pentru a le folosi sau pentru a le împărtăși cu oamenii cărora le prezentați rezultatele analizei datelor. Rețineți, de asemenea, că unele dintre cele mai simple măsuri statistice descriptive sunt adesea cele mai utile. De exemplu, cunoașterea celei mai mici valori într-un set de date sau cea mai mare valoare poate fi foarte utilă. Cunoașterea mediei, a mediei sau a modului într-un set de date este de asemenea foarte interesantă și utilă. Și chiar și măsuri sofisticate, cum ar fi o abatere standard (care măsoară doar dispersia despre medie), sunt într-adevăr instrumente destul de utile.

Urmărirea modificării statisticii descriptive (sau nu a modificării) în timp, cum ar fi de la an la an, vă oferă adesea informații extrem de valoroase.

Urmăriți tendințele

Peter Drucker, poate cel mai cunoscut și mai vizibil observator al practicilor moderne de management, a menționat în câteva din ultimele sale cărți că unul dintre cele mai importante lucruri pe care analiza datelor le poate face este să arate o schimbare în tendințele. Tendințele sunt aproape cel mai semnificativ lucru pe care îl puteți vedea. Dacă veniturile combinate ale industriei dvs. cresc, acest lucru este semnificativ. Dacă nu au crescut sau dacă încep să se micșoreze, este probabil chiar mai semnificativă.

În propria analiză a datelor, asigurați-vă că ați construit fișele de lucru și că colectați datele într-un mod care vă ajută să identificați tendințele și, în mod ideal, să identificați modificările în tendințe.

Slicing și dicing: cross-tabulation

Comanda PivotTable este un instrument minunat.Tabelările încrucișate sunt modalități extrem de utile de a împărți și de a arunca datele. Iar lucrul cel mai bun despre instrumentul PivotTable este că puteți reîncărca cu ușurință și apoi reîncadrați din nou tabelul.

Dacă aveți surse bogate de date bogate și nu vă tabelați în mod regulat datele dvs., probabil că vă lipsesc comorile absolute de informații. Sunt aur în ele prin dealuri.

Diagramați, copil

O componentă importantă a analizei bune a datelor este prezentarea și examinarea vizuală a datelor.

Privind la o diagramă de linie a unor statistici importante sau prin crearea unei diagrame de coloane a unui anumit set de date, adesea vedeți lucruri care nu sunt vizibile într-o prezentare tabelară a acelorași informații. Practic, diagrama este adesea un mod minunat de a descoperi lucruri pe care altfel nu le veți vedea.

Aveți în vedere statisticile inferențiale

Statisticile inferențiale vă permit să colectați o mostră și apoi să faceți deducții cu privire la populația din care se prelevează eșantionul pe baza caracteristicilor eșantionului.

În mâinile potrivite, statisticile inferențiale sunt instrumente extrem de puternice și utile. Cu abilități bune în statisticile inferențiale, puteți analiza tot felul de lucruri pentru a obține tot felul de informații despre datele pe care doar populația obișnuită nu le obține. Cu toate acestea, sincer, dacă singura expunere la tehnicile statistice inferențiale este minimă, probabil că nu posedați suficiente cunoștințe statistice brute pentru a efectua corect analize statistice inferențiale.