Adăugarea și editarea de noi conturi Microsoft CRM - dummies

Conturile sunt companii. Subconturile pot fi diviziuni ale companiei principale sau pot fi locații fizice separate ale aceleiași companii. Orice adăugați în Microsoft CRM, puteți edita. Orice adăugați poate fi șters, dar o practică mai bună este dezactivarea unui Cont, mai degrabă decât ștergerea acestuia. Dacă dezactivați, puteți întoarce întotdeauna informațiile dacă descoperiți mai târziu că aveți nevoie de ele. Ștergerea este pentru totdeauna.

Abordarea rapidă: Crearea rapidă

Creare rapidă pe care o accesați în partea din stânga jos a paginii principale CRM vă permite să introduceți un nou cont, contact, plumb sau oportunitate cât mai repede posibil. Quick Create este abordarea omului leneș la introducerea datelor. Funcția Quick Create își atinge viteza eliminând totul altceva decât câmpurile Business Required . Acestea sunt etichetele câmpului care apar în roșu pe ecran. Câmpurile obligatorii pentru afaceri Câmpurile obligatorii sunt câmpurile obligatorii pe care sistemul le are pentru a salva și a recupera înregistrările mai târziu.

În fereastra Quick Creare, puteți alege să creați mai multe tipuri de înregistrări accesând lista de alegere din fereastră. Pentru a începe să adăugați un cont nou prin intermediul funcției de creare rapidă, urmați acești pași:

1. Deschideți Creare rapidă.

2. Alegeți Conturi în fereastra Creare rapidă.

3. Faceți clic pe butonul Du-te în aceeași fereastră.

Apare fereastra Create Account, așa cum se arată în Figura 1.

Figura 1: Metoda de creare rapidă a inițierii unui cont nou.

4. În câmpul Nume cont din caseta de dialog Creare rapidă, introduceți numele companiei a cărei înregistrare creați.

În calitate de utilizator, numele dvs. apare în mod implicit ca proprietar.

5. Selectați opțiunea Salvare sau opțiunea Salvare și deschidere.

Selectarea Salvare stochează înregistrarea pe care tocmai ați specificat-o și vă aduce într-o altă casetă de dialog Quick Creare necompletată, permițându-vă să creați o altă înregistrare a contului. Funcția Salvare este eficientă dacă aveți mai mult de câteva înregistrări pentru a intra simultan. Funcția Salvare și Deschidere stochează de asemenea înregistrarea pe care tocmai ați creat-o, dar vă aduce imediat la setul complet de ecrane și câmpuri de înregistrare a contului, astfel încât să puteți efectua o activitate mai completă de introducere a informațiilor pentru acea înregistrare.

În ciuda celor mai bune intenții de a vă întoarce mai târziu și de a completa restul informațiilor, puteți să vă amânați. Luați în considerare utilizarea opțiunii Salvare și deschidere. Chiar dacă începeți cu opțiunea Creare rapidă, selectând Salvare și Deschidere când ați terminat de introdus toate câmpurile obligatorii vă aduce în fereastra Detalii.Acesta este locul unde trebuie să fim.

Înregistrările de cont și cele patru secțiuni ale acestora

Fiecare înregistrare cont are de fapt patru ferestre asociate: Informații generale, Detalii, Administrare și Informații cont. Puteți accesa aceste ferestre sau puteți crea un cont nou, accesând Grilă vizualizare listă cont și selectând Cont nou din bara de acțiuni. Această metodă, pe măsură ce se deosebește de Crearea rapidă, este metoda completă de introducere a datelor pentru a începe o nouă înregistrare a contului.

Figura 2 arată fila General din fereastra Cont.

Figura 2: Fila General a ferestrei Account.

Fila General conține majoritatea informațiilor critice de contact pentru contul dvs., inclusiv câmpul obligatoriu: Nume cont. Cele mai multe dintre câmpurile din fila General sunt explicite, însă celelalte trei file merită o mică discuție:

• Tabulul Detalii conține mai mult informații financiare, cum ar fi venitul anual și simbolul stocului dacă societatea este tranzacționată public. Aceasta oferă informații demografice potențial utile despre cont, presupunând că cineva din organizația dvs. efectuează cercetarea pentru a completa informațiile și pentru a le menține la curent.
• Fila Administrare are informații contabile, care sunt utilizate în scopuri de facturare.
• Fila Info cont are informații demografice, și nu o mare parte din aceasta. Aceasta este o zonă bună pentru a adăuga câmpuri personalizate suplimentare care sunt importante pentru organizația dvs. Câmpurile personalizate pot fi adăugate în oricare dintre aceste patru zone, dar există o mulțime de bunuri imobiliare disponibile în sub-zona Account Info.

Configurarea subaccounts

Înregistrările de cont pot fi părinții din alte înregistrări ale contului. Un copil Înregistrările pot fi, de asemenea, denumite subaccount . În mod obișnuit, ați folosi sistemul subaccount pentru a subordona o înregistrare altei. Un exemplu bun apare atunci când aveți de-a face cu o companie care are mai multe locații. Sediul central ar fi contul mamă, iar fiecare locație regională ar fi o sub-cont. Prin conectarea conturilor în acest fel, puteți utiliza sistemul de raportare pentru a consolida, subtotal sau venitul total pentru toate conturile conexe.

Fereastra Generală, care este prima și fereastra implicită atunci când creați o nouă înregistrare a contului, conține câmpul care leagă un cont de altul. Acest câmp este etichetat Contul principal și are o listă de selectare care conține toate celelalte conturi existente din sistem. Nu există practic nici o limită a numărului de niveluri de părinți care este posibil. Cu alte cuvinte, fiecare cont mamă poate avea mulți copii, nepoți și strănepoți.

Pe măsură ce creați această structură, cea mai bună abordare este de a cartografia relațiile dintre conturi și de a începe în partea de sus. Mai întâi introduceți contul părinte și introduceți copiii.