Creând o regulă în Lotus Notes 6 - dummies

regula avertizează ce să facă cu anumite mesaje primite. De exemplu, ați putea avea o regulă care pune mereu mesaje cu un anumit cuvânt în câmpul subiect într-un anumit dosar sau o regulă care mută e-mailurile de la o anumită persoană direct în dosarul Coș de gunoi sau poate o regulă care se modifică instantaneu importanța oricărui mesaj pe care îl primiți de la seful tău la Înalt. Consultați regulile dvs. făcând clic pe cuvântul Reguli din panoul de navigare.

Pentru a crea o nouă regulă, faceți mai întâi clic pe dosarul Reguli din panoul de navigare al e-mailului. Apoi, dați clic pe butonul Regula nouă a barei de acțiune. Figura 1 prezintă caseta de dialog (destul de mare) nouă regulă care apare.

Figura 1: Creați o nouă regulă aici.

După cum puteți vedea din Figura 1, caseta de dialog New Rule este împărțită în trei secțiuni. Această regulă determină dacă regula este activată. Specificarea condițiilor decide cu privire la mesajele în care va acționa regula, iar Precizați acțiunile determină ce va face regula cu mesajele pe care le alege.

Orice nouă regulă pe care o creați este activată în mod implicit. S-ar putea, totuși, să aveți o regulă pe care doriți să o dezactivați temporar; de exemplu, probabil că nu doriți ca mesajele de e-mail primite să fie expediate în acel dosar, pentru moment. În partea de sus a casetei de dialog, utilizați butoanele radio Această regulă este pentru a decide dacă regula este pusă în aplicare. Selectați butonul radio On (Activat) din câmp (implicit), iar regula face tot ce ați spus. Pe de altă parte, dacă selectați butonul Dezactivat, regula este suspendată până când o activați din nou.

Crearea stării unei reguli

Câmpurile din secțiunea Specify Conditions din caseta de dialog New Rule determină mesajele la care se va aplica regula dvs. Ideea de bază este să utilizați aceste câmpuri pentru a stabili un criteriu și apoi să utilizați butonul Adăugați pentru a salva condiția. Unele reguli pot avea o singură condiție, cum ar fi Subiectul conține Adult . Altele pot fi mai complicate, cu mai mult de o condiție. De exemplu, ați putea avea o regulă care să caute mesajul de intrare cu cuvintele Actualizări de vânzări în linia de subiect care au fost trimise de un tip pe nume Rob Fichtel.

Când definiți cel de-al doilea câmp drop-down în secțiunea Specify Conditions din caseta de dialog, puteți alege între 13 locuri diferite:

expeditor: Alegeți mesajele după numele persoanei care a trimis mesajul. Ați putea, de exemplu, să creați o regulă care să caute automat mesaje de la șeful dvs.
subiect: Selectați mesajele bazate pe subiectul mesajului, cum ar fi Update Sales .
corp: Găsiți mesaje cu un anumit cuvânt sau o expresie oriunde în corpul mesajului.
importanță: Selectați mesajele pe baza importanței pe care expeditorul le-a ales (High / Medium / Low).
prioritate de difuzare: Selectați mesajele pe baza priorității de difuzare pe care autorul le-a atribuit mesajului.
la: Selectați mesajele după numele persoanei sau persoanelor din câmpul Către mesaj.
cc: Selectați mesajele după numele persoanei sau persoanelor din câmpul cc al mesajului.
bcc: Selectați mesajele după numele persoanei sau persoanelor din câmpul bcc al mesajului.
sau cc: Selectați mesajele după numele persoanei sau persoanelor din câmpul Pentru sau cc al mesajului.
organism sau subiect: Introduceți un criteriu pe care Notes îl va căuta atât în subiectul, cât și în cel al mesajelor.
Domeniu Internet: Specificați mesaje de la o anumită companie, cum ar fi ibm. com sau compania ta de clienți. com.
dimensiune: Specificați mesaje de o anumită dimensiune.
toate documentele: Aplicați regula tuturor mesajelor noi.

După ce i-ați spus lui Notes unde să se uite, utilizați cel de-al treilea câmp drop-down din secțiunea Specificați condițiile din caseta de dialog pentru a le spune lui Notes ce fel de comparație vă interesează:

conține: Termenul pe care îl introduceți în al treilea câmp poate apărea oriunde în câmpul pe care îl selectați în primul câmp.
nu conține: Orice ați ales în primul câmp nu poate include ceea ce introduceți în al treilea câmp.
este: Orice ați ales în primul câmp trebuie să fie exact egal cu cel pe care îl introduceți în al treilea câmp.
nu este: Orice ați ales în primul câmp nu poate fi ceea ce introduceți în al treilea câmp.

În cele din urmă, utilizați cel de-al treilea câmp în secțiunea Specificați condițiile pentru a le spune ceea ce căutați. Doar tastați termenul de căutare - numele persoanei, cuvântul pe care doriți să îl găsiți în corpul mesajului, numele domeniului Internet și așa mai departe - în al treilea câmp.

După ce definiți cele trei părți ale condiției, faceți clic pe butonul Adăugați pentru a salva condiția. Dacă vă răzgândiți după salvarea unei condiții, puteți utiliza butoanele Eliminați și eliminați toate pentru a modifica eventualele greșeli. Trebuie să selectați condiția din câmpul Mesaje de poștă Când ajungeți la acea condiție și să faceți clic pe butonul Eliminare pentru al elimina.

Uneori este posibil să doriți o regulă cu mai multe condiții. Poate că regula este destinată găsirii mesajelor care provin de la un anumit client și care au, de asemenea, cuvintele ordine nouă în subiectul lor. O regulă poate avea cât de multe condiții doriți; continuați să utilizați butonul Adăugați dacă aveți nevoie de mai mult de unul.

Când specificați mai multe condiții pentru o regulă, este posibil să doriți ca Note să acționeze numai dacă criteriul este îndeplinit. În alte cazuri, este posibil ca Note să acționeze dacă este îndeplinite criteriile specificate. De exemplu, în Figura 1, Notes este configurat pentru a șterge fiecare mesaj al cărui corp sau subiect conține cuvântul Adult . Cuvântul Adult nu trebuie să apară în ambele locuri pentru a activa regula.Dacă preferați, puteți configura notele astfel încât cuvântul Adult să apară în subiectul și pentru a activa regula. Controlezi această funcție selectând AND sau OR în primul câmp vertical. Acest câmp drop-down apare numai după ce ați făcut clic pe Adăugați pentru a adăuga cel puțin o condiție regulii dvs.

Definirea acțiunii unei reguli

După ce îi spuneți Note despre ce mesaje va acționa o regulă, utilizați secțiunea Specify Actions din caseta de dialog pentru a determina ce va face Notes cu acele mesaje. Aceasta este partea din caseta de dialog în care îi spui lui Notes că vrei ca aceste mesaje să fie mutate într-un anumit dosar, șterse și așa mai departe.

Această secțiune a casetei de dialog are două câmpuri. Primul - o listă de drop-down - spune Notes ce vrei să faci pentru aceste mesaje. Al doilea câmp îi spune lui Notes unde să le pună.

În primul câmp, puteți alege între șase lucruri cu un mesaj care îndeplinește condiția (condițiile) pe care ați stabilit-o în partea de sus a casetei de dialog New Rule:

mutați în folder: mutați mesajele de potrivire într-un anumit dosar, numele căruia îl introduceți în al doilea câmp sau utilizați butonul Selectare pentru a alege, ambele afișează când selectați această opțiune.
copie în dosar: Spuneți Note pentru a muta mesajele potrivite într-un anumit dosar al cărui nume îl introduceți în cel de-al doilea câmp sau utilizați butonul Selectare pentru a alege, ambele care apar atunci când selectați această opțiune. Aceasta diferă de trecerea la un dosar prin faptul că mesajul rămâne în Inbox.
trimiteți o copie la: Transmiteți automat mesajul altcuiva.
set expiră data: Marcați data la care mesajul va expira.
modificați importanța pentru: Marcați importanța mesajului ca High, Medium sau Low - indiferent de modul în care expeditorul a stabilit importanța mesajului.
ștergeți: Eliminați mesajul.

După ce utilizați această listă derulantă pentru a decide ce se va întâmpla cu mesajele, utilizați câmpul în dreptul acesteia pentru a introduce numele dosarului sau numele persoanei în care va fi trimis mesajul și astfel pe. Câmpul din dreapta apare sau nu depinde de ceea ce ați selectat în lista derulantă.

După ce definiți starea și acțiunea regulii, faceți clic pe butonul OK din partea de jos a casetei de dialog Regulă nouă pentru al salva. Noua dvs. regulă va apărea în vizualizarea Reguli din e-mail.

Ca și în condiții, o regulă poate avea mai multe acțiuni. De exemplu, puteți seta o regulă care să caute mesaje de la un anumit client și apoi să transmită în mod automat acel mesaj asistentului dvs., după ce și-a depus mesajul într-un dosar special.