Facturare electronică în Sage Timeslips - manechine

Unele companiile - în primul rând avocații care lucrează cu companiile de asigurări - trebuie să trimită societăților de audit facturile electronice pentru serviciile prestate. Prin utilizarea suplimentului Sage Timeslips Electronic Billing, care acceptă o varietate de formate electronice de facturare utilizate de majoritatea firmelor mari de audit, puteți să vă urmăriți timpul, să pregătiți un proiect de lege în format electronic adecvat și apoi să-l exportați la audit firmă.

Vizitați site-ul Sage Timeslips pentru a citi despre formatele electronice de livrare a facturilor pe care Timeslips le poate suporta.

Configurarea facturii electronice

Pentru a utiliza add-on-ul de facturare electronică Sage Timeslips, trebuie să îl configurați urmând instrucțiunile care apar împreună cu add-on-ul. Apoi, puteți produce facturi în formatul adecvat pentru firma de audit cu care lucrați. Rețineți că fiecare firmă de audit are setări unice și formate de fișiere.

În plus, trebuie să identificați clienții pentru care utilizați livrarea electronică. Începeți prin alegerea numelor → Informații despre client. În fereastra Listă de clienți care apare, faceți dublu clic pe un client pentru care se aplică livrarea electronică. Apoi, faceți clic pe fila Arrangement 2 din fereastra Informații client și setați câmpul Livrare electronică la firma de audit corespunzătoare.

În majoritatea cazurilor, trebuie să adăugați câmpuri personalizate și să le atribuiți clienților care utilizează firma beneficiară.

Suplimentul de facturare electronică vă economisește timp și vă permite să adăugați seturi predefinite de câmpuri personalizate asociate unor firme de audit specifice.

Pentru anumite firme de audit, trebuie să utilizați setul de coduri de litigii pentru sarcini asociate Asociației Barourilor (ABA) sau Sistemul de management uniform bazat pe sarcini pentru a identifica sarcinile, cheltuielile și referințele. Dacă ați creat baza de date Timeslips folosind stilul bazei de date Legal with Codes LABA, aceste coduri există deja în baza dvs. de date. Dacă ați folosit un alt șablon pentru a crea baza de date Timeslips, trebuie să introduceți codurile pentru activități, cheltuieli și referințe în câmpul Nickname 2 al sarcinii, al cheltuielilor și al pseudonimului de referință și să utilizați câmpul Nickname 1 pentru a introduce o descriere descriptivă nume pe care îl veți recunoaște cu ușurință pe măsură ce creați fișiere.

În setul Codului de litigii al Asociației Baroului American și al sistemului de gestionare uniformă a sarcinilor, codurile încep cu literele A, E, sau L. Atribuiți coduri care încep cu A pentru sarcini, coduri care încep cu E la cheltuieli și coduri care încep cu L la referințe.

Examinarea procesului electronic de facturare

Procesul de livrare electronică a facturilor în Sage Timeslips este similar cu procesul de generare a altor facturi.Încă mai plasați facturile în stadiu de probă, apoi le examinați și efectuați modificări. Dar când sunteți gata să trimiteți facturile, le exportați și trimiteți fișierele către o firmă de audit pentru a le examina.

Din partea de jos a meniului Bills, selectați firma de livrare a facturilor electronice sau firma de audit corespunzătoare și apoi faceți clic pe Export. Timeslips vă solicită un dosar în care să salvați facturile exportate. După finalizarea exportului, puteți trimite facturile firmei de audit.

În majoritatea cazurilor, când exportul sa încheiat, Sage Timeslips transferă facturile de la etapa de verificare la etapa de audit. Cu toate acestea, pentru anumite firme de audit Timeslips aprobă facturile.

Timeslips tratează facturile în etapa de audit similar cu modul în care tratează facturile în faza de probă: Timeslips blochează facturile în timp ce firma de audit le examinează. Atunci când firma vă contactează cu evaluarea dvs., aprobați facturile care nu necesită modificări și vă eliminați facturile care necesită modificări din etapa de audit utilizând fereastra Bill Stages (alegeți Bills → Approve sau Clear Accounts Audited → Approve or Clear Bills) și efectuând modificările necesare. Apoi, imprimați facturile din nou și repetați procesul.

Dacă Timeslips aprobă facturile pe care le trimiteți firmei de audit și firmei de audit necesită modificări, puteți să ștergeți facturile selectate din fila Anulare în fereastra Bill Stages, să le editați, să le imprimați din nou și să repetați tipărirea și livrarea electronică proces.

Este posibil ca o firmă de audit să nu-ți evalueze factura înainte de a fi gata să o trimită pe altul. În acest caz, aprobați proiectul de lege pe care l-ați depus deja și, dacă firma de audit solicită modificări, încercați să o anulați. Dacă nu puteți anula factura, va trebui să introduceți o operațiune de creditare a conturilor de încasat pentru factura inițială, să reintroduceți datele care apar pe factura respectivă și să generați o nouă factură pe care să o trimiteți firmei de audit.

Împărțirea facturilor electronice

Dacă utilizați caracteristica Split Bills în Timeslips, care vă permite să stabiliți reguli de alocare sau împărțire a taxelor pentru un proiect de lege în rândul agenților de timp, trebuie să știți că diferite firme de audit se ocupă de facturarea divizată în diferite moduri. Unii o permit, dar o ignoră, alții o permit și o folosesc, iar alții nu o susțin.