Cum să adăugați utilizatori în QuickBooks Pro și Premier - dummies

Nu vă limitați la utilizarea unei singure parole pentru a controla accesul la fișierul de date QuickBooks. QuickBooks vă permite să configurați mai multe parole pentru fișierul de date QuickBooks. Pentru a configura utilizatori suplimentari în QuickBooks Pro și QuickBooks Premier, urmați acești pași:

1. Alegeți comanda → Setare utilizatori și parole → comanda Set Up Users.

   QuickBooks afișează caseta de dialog Listă de utilizatori (nu este prezentată), care identifică utilizatorii pentru care a fost configurat accesul la QuickBooks și care sunt conectați la sistem.

2. Spuneți QuickBooks că doriți să adăugați un utilizator făcând clic pe butonul Adăugați utilizator.

   QuickBooks afișează prima casetă de dialog Configurare parolă utilizator și accesare.

3. Identificați utilizatorul și furnizați o parolă.

   Dați fiecărui utilizator pentru care setați o parolă un nume de utilizator introducând un nume scurt - poate primul nume al utilizatorului - în caseta Nume utilizator. După ce identificați utilizatorul, introduceți parola utilizatorului în caseta de text Parolă și caseta de text Confirmare parolă.

4. Faceți clic pe Următorul pentru a continua și apoi indicați dacă doriți să limitați accesul pentru noul utilizator.

   Când QuickBooks afișează a doua casetă de dialog Configurare parolă utilizator și accesare, indicați dacă doriți să limitați accesul și drepturile utilizatorului. Dacă doriți să limitați accesul și drepturile ( drepturile sunt pur și simplu lucrurile pe care le poate face utilizatorul), selectați butonul radio Selectable Areas of QuickBooks. Dacă doriți ca utilizatorul să poată face orice, selectați butonul radio All Areas of QuickBooks. Dacă indicați că noul utilizator ar trebui să aibă acces la toate zonele QuickBooks, ați terminat configurarea parolei de utilizator. Puteți sări peste pașii rămași.

5. Faceți clic pe Următorul pentru a continua și apoi descrieți accesul la informații și sarcini privind vânzările și conturile de încasat.

   După ce ați terminat pasul 4, QuickBooks afișează cea de-a treia casetă de dialog Configurare parolă utilizator și accesare. Aceasta este prima dintr-o serie de casete de dialog care vă conduc printr-un interviu, adresându-vă întrebări detaliate despre felul în care trebuie să aibă acces fiecare utilizator într-o anumită zonă.

   De exemplu, în ceea ce privește activitatea de vânzări, QuickBooks solicită accesul la tranzacții (cum ar fi facturile, notele de credit și informațiile privind conturile de încasat). Puteți indica faptul că utilizatorul nu ar trebui să aibă acces prin selectarea butonului radio fără acces. Puteți indica faptul că utilizatorul ar trebui să aibă acces complet prin selectarea butonului radio Full Access. Dacă utilizatorul ar trebui să aibă acces parțial, selectați butonul radio Selective Access și apoi selectați unul dintre butoanele auxiliare ale Access Selective: creați numai tranzacții, creați și imprimați tranzacții sau creați tranzacții și creați rapoarte.

6. Faceți clic pe Următorul și apoi descrieți drepturile de cumpărare și de plată a conturilor.

   După ce ați terminat pasul 5 făcând clic pe Următorul, QuickBooks afișează a patra casetă de dialog Configurare parolă utilizator și accesare, care vă permite să specificați accesul acestui nou utilizator în zonele de achiziții și de plătibil. Puteți selecta butonul radio fără acces. Puteți selecta butonul radio de acces complet. Sau puteți selecta unele medii prin selectarea butonului radio Selective Access și a unuia dintre butoanele auxiliare Access Selective. Aceleași reguli pentru stabilirea drepturilor și accesului care se aplică zonei de achiziții și de plătibilitate a conturilor se aplică domeniului vânzărilor și conturilor de încasat.

7. Faceți clic pe Următorul și apoi descrieți drepturile și accesul utilizatorilor rămași.

   Când faceți clic pe butonul Următorul afișat în partea de jos a fiecărei versiuni a casetei de dialog Configurare parolă utilizator și acces, QuickBooks afișează mai multe alte versiuni ale casetei de dialog pe care o utilizează pentru a vă informa despre drepturile și accesul utilizatorilor. De exemplu, după ce descrieți drepturile potrivite pentru utilizator în zona de achiziții și de plată a conturilor, QuickBooks întreabă zona de verificare și cartea de credit. Apoi se întreabă despre zona inventarului. Apoi, se întreabă despre salarizare. Apoi se întreabă despre activități contabile generale și sensibile. În cele din urmă, QuickBooks solicită accesul la capacitățile de raportare financiară.

   Limitați drepturile în fiecare dintre aceste alte zone în același mod pe care îl faceți pentru vânzări și conturi de încasat, precum și pentru zonele de achiziții și de plătibile de conturi. Doar fiți atent când treceți prin ecrane și limitați capacitatea utilizatorului. Vreți ca utilizatorii să aibă drepturile necesare pentru a-și face treaba, dar nu doriți să le oferiți mai multe drepturi decât au nevoie.

8. Specificați dacă utilizatorul poate schimba sau șterge tranzacțiile.

   După ce ați parcurs aproximativ o jumătate de duzină de casete de dialog Configurare parolă utilizator și accesare care întreabă anumite domenii de contabilitate, QuickBooks afișează pagina Schimbarea sau ștergerea tranzacțiilor din dialogul Configurare parolă utilizator și acces cutie. Pagina Schimbarea sau ștergerea tranzacțiilor vă permite să indicați că un utilizator poate sau nu poate modifica tranzacțiile înregistrate înainte de data închiderii. În general, doriți să limitați abilitățile unui utilizator de a schimba sau șterge tranzacțiile.

9. Faceți clic pe Următorul și apoi revizuiți deciziile privind drepturile.

   Când faceți clic pe Următorul, QuickBooks afișează versiunea finală a casetei de dialog Configurare parolă utilizator și acces, care identifică drepturile de utilizator pe care le-ați atribuit sau le-ați permis. Puteți utiliza această casetă de dialog pentru a examina drepturile pe care le are cineva. Dacă înțelegeți că ați atribuit incorect drepturi, dați clic pe butonul Înapoi pentru a vă deplasa înapoi prin casetele de dialog la cel în care ați făcut o greșeală. Modificați atribuirea drepturilor și faceți clic pe butonul Următorul pentru a reveni la fereastra finală a casetei de dialog Configurare parolă utilizator și accesare.

10. Când terminați revizuirea drepturilor și accesului utilizatorilor, faceți clic pe Terminare.

    Din acest punct înainte, noul utilizator va putea folosi QuickBooks; totuși, drepturile sale sunt limitate la ceea ce ați specificat.

    Contabilii doresc adesea să vadă drepturile pe care le au anumiți utilizatori. Acest lucru este valabil mai ales dacă sunteți auditat de CPA în cadrul închiderilor anuale. (Puteți fi auditat dacă banca dorește să întocmească situații financiare auditate, de exemplu). QuickBooks nu oferă o modalitate de a imprima informațiile afișate în caseta de dialog Configurare parolă utilizator și acces. Cu toate acestea, Windows vă permite să utilizați tasta Print Screen pentru a captura o imagine a ferestrei programului QuickBooks și caseta de dialog Set Up User Password and Access.

    Apăsați Alt + Print Scrn pentru a fotografia o imagine a casetei de dialog. Aceasta copiază o imagine a ecranului dvs. în Clipboard-ul Windows. Apoi, deschideți Paint, selectând Start → Programs → Accessories → Paint. Lipiți imaginea în Paint apăsând Ctrl + V. Este posibil să vedeți un mesaj de eroare care spune că imaginea din Clipboard este mai mare decât bitmap. Doriți ca imaginea să fie mărită? Faceți clic pe Da. Salvați imaginea ecranului selectând File → Save As. Poate doriți să capturați o imagine cu ecran în acest fel pentru a înregistra accesul utilizatorilor și drepturile pentru angajați.