Cum se construiește baza de dateTabelul de relații în Access 2016 - dummies

Bazele de date relaționale împart date între două sau mai multe tabele. Accesul 2016 utilizează un câmp de legătură, numit cheie străină, pentru a lega împreună tabelele asociate. De exemplu, un tabel poate conține nume și adrese de voluntari, în timp ce un alt tabel urmărește istoricul participării la evenimentele de voluntariat. Informația de participare la eveniment este legată de informația voluntarului cu un câmp de legătură, care (în acest exemplu) este probabil un ID de voluntariat.

Dacă puteți trage și fixa, puteți crea o relație de masă.

Țineți minte aceste trei limitări:

Puteți face referire numai la tabele care se găsesc în aceeași bază de date.
Puteți interoga întrebări în tabele, dar acest lucru este neobișnuit.
Trebuie să-i spui lui Access în mod specific modul în care sunt legate mesele tale.

Când ești pregătit să joci un interlocutor între mesele tale iubitoare, iată cum să faci asta.

Fereastra Relații

Pentru a construi o relație de masă, deschideți mai întâi fereastra Relații. Urmați acești pași:

Faceți clic pe fila Database Tools (Instrumente bază de date) de pe Panglică.

Grupul Relații apare pe Panglică.

Butonul Relații din fila Instrumente baze de date.
Din grupul Relații, faceți clic pe butonul Relații.

Se afișează fereastra Relații. La prima setare a unei relații, apare și caseta de dialog Show Table.

Dacă unele tabele sunt deja listate în fereastră, cineva (sau un expert) a definit deja relații pentru această bază de date. Dacă nu sunteți sigur cum au ajuns acolo și dacă mai multe persoane lucrează la baza dvs. de date, opriți și consultați toți dezvoltatorii de baze de date înainte de a schimba relațiile. Ce ar putea funcționa pentru dvs. ar putea fi dezastruos pentru colegii dumneavoastră.

Când fereastra Relații este deschisă, puteți selecta și relaționa tabele.

Relațiile tabelă

Pentru fiecare pereche de tabele care se referă, trebuie să selectați tabelele și apoi să vă alăturați câmpurilor comune.

Selectarea tabelelor

Pentru a selecta tabelele care trebuie raportate, deschideți fereastra Relații și urmați acești pași:

Selectați Afișați tabelul din grupul Relațiile Ribbon. (Dacă nu vedeți grupul Relații, selectați fila Instrumente baze de date de pe Panglică.)

Se afișează caseta de dialog Show Table, care enumeră tabelele din fișierul de bază de date curent.
Pentru fiecare pereche de tabele dorite în relație, urmați acești pași:
1. Faceți clic pe tabel.
2. Faceți clic pe Adăugați.
  
  În spațiul de lucru Relații mari, o mică fereastră listează câmpurile din tabelul selectat.Pe măsură ce adăugați tabele la aspect, pentru fiecare tabel apare o fereastră separată. Puteți vedea aceste ferestre sub caseta de dialog Show Table.
  
  Utilizați caseta de dialog Show Table pentru a adăuga tabele în diagrama Relații.
Repetați pasul 2 pentru fiecare pereche de tabele pe care doriți să o legați. Dacă unul dintre mesele din pereche este deja prezent (datorită unei relații existente cu o altă tabelă), nu trebuie să o adăugați din nou.
După ce terminați adăugarea tabelelor, faceți clic pe butonul Închidere.

Când aveți toate mesele prezente, sunteți gata să vă cunoașteți reciproc.

Administrarea relațiilor

Această secțiune conține toate informațiile de care aveți nevoie pentru a crea, edita și șterge relațiile de tabel.

Crearea relațiilor

După ce selectați tabelele, urmați acești pași pentru a crea o relație între două tabele:

Decideți care două tabele doriți să faceți referire.

Deoarece relația unu cu mulți este cea mai comună, aceste instrucțiuni se referă la aceasta. Cele două tabele dintr-o relație unu-mai sunt desemnate ca îndeplinind unul dintre cele două roluri:
- Parent: În tabela parentală, câmpul asociat este cheia primară. Fiecare înregistrare din tabelul părinte este identificată în mod unic de acest câmp aflat în legătură.
- Copil: În tabelul copil, câmpul asociat conține aceleași informații ca și câmpul din tabelul părinte. În mod obișnuit, acesta are același nume ca și câmpul corespunzător din tabelul părinte - deși acest lucru nu este o cerință.
Pentru a face tabelele de legătură mai ușor, puneți câmpurile apropiate lângă începutul listei de câmpuri. În aplicația Access, trebuie să vedeți câmpurile aferente pe ecran înainte de a putea crea o relație. Dacă câmpurile aferente nu sunt la începutul listei de câmpuri, trebuie să faceți o mulțime de defilare pentru a le găsi. Pentru a muta un câmp, deschideți tabela cu probleme în DesignView, indicați butonul care este lăsat de numele câmpului, apoi apăsați și glisați butonul pentru a muta câmpul în sus.

Urmați acești pași pentru a selecta câmpul părinte din listă:
1. Puneți cursorul mouse-ului pe câmpul pe care doriți să îl legați în tabelul părinte.
  
  De obicei, câmpul pe care doriți să îl descrieți în tabelul părinte este cheia primară.
2. Țineți apăsat butonul stâng al mouse-ului.
Ținând apăsat butonul stâng al mouse-ului, urmați acești pași pentru a vă alătura câmpului părinte la câmpul copil:
1. Trageți cursorul mouse-ului de la câmpul părinte la tabelul copil.
  
  Apare un semn plus la baza indicatorului mouse-ului.
2. Indicați câmpul asociat din tabelul copilului.
3. Eliberați butonul mouse-ului.
  
  Se afișează caseta de dialog Editare relații, detaliind relația în curând.
  
  Caseta de dialog Edit Relationships detaliază modul în care Access conectează două tabele.
  Fii atentă înainte de eliberarea butonului mouse-ului. Puneți vârful indicatorului mouse-ului direct pe câmpul copil înainte de a vă lăsa să plecați.
- Dacă trageți corect între cele două câmpuri, caseta de dialog Editare relații afișează câmpurile părinte și copil una lângă alta.
- Dacă pierdeți, dați clic pe Anulați în caseta de dialog Editați relațiile și încercați din nou Pasul 3.
1. În caseta de dialog Edit Relationships, selectați opțiunea Enforce Integrity Referential.
2. Verificați dublu că numele câmpurilor sunt cele corecte și apoi faceți clic pe Creare.
  
  Accesul ilustrează noua relație în fereastra Relații:
- O linie între câmpurile asociate vă arată că tabelele sunt legate.
- Dacă ați bifat opțiunea Enforce Referential Integrity în pasul precedent, Access introduce un a 1 lângă părinte în relație și un simbol infinit lângă copil …

Pentru a raporta o altă pereche de tabele selectate, repetați pașii 1 prin 5.

O relație one-to-many între două tabele.

Accesul oferă, de asemenea, instrumente pentru modificarea și eliminarea relațiilor.

Modificați relațiile

După ce relaționați tabelele, puteți vedea, organiza și elimina relațiile.

Dacă creați o relație pe care nu o doriți, deschideți fereastra Relații și urmați acești pași pentru a șterge relația:

Faceți clic pe linia de relaționare care conectează cele două tabele.

Dacă reușiți, linia se va îngroșa. Aceasta înseamnă că linia este selectată.
Apăsați tasta Ștergere de pe tastatură și apoi Da în caseta de mesaje rezultată.

Voilà! Relația a dispărut.

Dacă relaționați multe mese împreună, fereastra Relații poate părea puțin dezordonată, deoarece liniile de relaționare se vor trece reciproc. Acest lucru face dificilă determinarea tabelelor legate între ele. Pentru a remedia această situație, faceți clic și trageți bara de titlu a unei ferestre de tabel într-o altă parte a ecranului.

Este o practică bună - deși nu este întotdeauna posibilă - să i se arate părinților, fie deasupra, fie stânga, copiilor lor. Încercați să aranjați tabelele părinte și copil astfel încât liniile dintre tabelele părinte și copil să nu treacă peste linii care ilustrează alte relații de masă.

Aveți probleme cu înțelegerea relațiilor dvs.? (Cine nu?) Deplasați totul în fereastra Relații pentru a vedea totul? Dacă da, raportul de relații este doar pentru dvs. Pentru a previzualiza acest raport, faceți clic pe butonul Raport relație din grupul Instrumente din fila Design al panglicii. Toate tabelele asociate din baza de date vor fi afișate într-un raport ușor de citit. (Bine, mai ușor pentru a citi!)