Cum să curățați și să condensați fișierele QuickBooks - manechine

Procesul de arhivare în QuickBooks 2015 este destul de simplu. Când curățați și arhivați sistemul, va trebui să condensați fișierele. Pentru a condensa fișierul companiei QuickBooks, urmați acești pași:

1Selectați fișierul → Utilities → Condense Data comanda.

QuickBooks afișează prima casetă de dialog Condens Data.

2Selectați butonul radio Transactions Before a Date.

Această opțiune îi spune lui QuickBooks că vrei să faci două lucruri: să creezi o copie de arhivă a fișierului de date QuickBooks și să tăiați fișierul companiei de lucru astfel încât să nu fie atât de mare. QuickBooks reduce dimensiunea versiunii de lucru a fișierului de date al companiei prin eliminarea tranzacțiilor vechi, închise dacă alegeți în Pasul 3 să eliminați tranzacțiile.

3Specificați eliminarea tranzacțiilor înainte de data.

Pentru a specifica data până la care tranzacțiile închise trebuie eliminate, introduceți data în caseta de date. Dacă doriți să condensați fișierul prin eliminarea tranzacțiilor la sau înainte de 31 decembrie 2012, de exemplu, introduceți 1/1/2013 în caseta de date. Rețineți, totuși, că nu trebuie să vă simțiți compulsivi în a elimina o grămadă de tranzacții închise.

Eliminați tranzacțiile închise numai dacă fișierul companiei QuickBooks devine prea mare. Puteți lucra cu ușurință cu un fișier de firmă QuickBooks care are 25MB, 50MB sau chiar 100MB (megaocteți).

Deși convingeți un fișier QuickBooks prin eliminarea tranzacțiilor vechi, închise, comanda Condense creează, de asemenea, fișiere fără tranzacții și fișiere cu doar un interval de date specificat de tranzacții. Pentru a crea un fișier care deține liste și preferințe, dar fără tranzacții, faceți clic pe butonul radio All Transactions. Apropo, puteți utiliza opțiunea Toate tranzacțiile pentru a construi un fișier aproape gol, pe care îl puteți reutiliza (cum ar fi pentru antrenament).

Pentru a crea un fișier QuickBooks care deține un anumit interval de tranzacții, faceți clic pe butonul radio Transactions Out of Range și apoi introduceți datele care rezervă intervalul utilizând casetele Înainte și După.

4Click pe Următorul când terminați specificarea tranzacțiilor pe care QuickBooks trebuie să le elimine.

QuickBooks afișează a doua casetă de dialog Condens Data.

5Specificați modul în care tranzacțiile trebuie să fie rezumate.

Dacă veți rezuma tranzacțiile istorice, QuickBooks utilizează oa doua casetă de dialog Condens Data pentru a întreba cum ar rezuma datele istorice: cu o singură intrare în jurnal sumar, cu intrări în jurnalul sumar lunar sau fără rezumat.

Selectați butonul radio care corespunde abordării de sinteză dorită. (De obicei, probabil că veți folosi a doua opțiune enumerată - aceea de a avea QuickBooks să creeze intrări de jurnal sumar lunar - astfel încât să puteți genera în continuare rapoarte lunare semnificative.

6Click pe Următorul când terminați specificarea modului în care QuickBooks ar trebui să rezume tranzacțiile.

QuickBooks afișează cea de-a treia casetă de dialog Condens Data.

7Specificați modul în care tranzacțiile de inventar ar trebui să fie condensate și faceți clic pe Următorul.

Dacă fișierul QuickBooks include tranzacții de inventar, QuickBooks vă recomandă să eliminați tranzacțiile vechi de inventar. Când QuickBooks afișează cea de-a treia casetă de dialog Condens Data, puteți spune QuickBooks-ului să facă acest lucru selectând butonul opțiunii Summarize Inventory Transactions. (Dacă nu doriți să eliminați tranzacțiile vechi, selectați butonul Detalii privind stocarea tranzacțiilor din inventar.)

Când faceți clic pe Următorul, continuați cu a patra casetă de dialog Condiții de date (nu este prezentată), care întreabă ce tranzacții ar trebui considerate închise.

8Specificați ce tranzacții trebuie eliminate și faceți clic pe Următorul.

QuickBooks cere mai multe informații despre exact ce reprezintă o tranzacție închisă sau veche, care ar trebui eliminată. Selectați casetele de selectare pentru a indica dacă tranzacțiile înainte de data de eliminare ar trebui eliminate chiar dacă acestea nu sunt compensate, marcate ca fiind tipărite, marcate ca fiind de trimis și așa mai departe.

Când faceți clic pe Următorul, treceți la cea de-a cincea casetă de dialog Condens Data.

9Specificați orice curățare a listei care ar trebui să apară și faceți clic pe Următorul.

Utilizați a cincea casetă de dialog Condens Data pentru a spune QuickBooks că, în plus față de eliminarea tranzacțiilor vechi închise, ar trebui să curețe unele dintre liste. Puteți selecta casetele de selectare din caseta de dialog Conectare date care îi spun QuickBooks pentru a elimina conturile neutilizate, clienții nefolosiți, furnizorii neutilizați și așa mai departe.

Prin curățarea listei prin eliminarea elementelor din listă neutilizate, nu numai că reduceți mărimea fișierului companiei, dar, de asemenea, faceți mai ușor pentru oameni să lucreze cu lista.

Când faceți clic pe Următorul, QuickBooks afișează a șasea pagină din caseta de dialog Condens Data.

10Confirmați operația de condensare și arhivare.

După ce descrieți modul în care doriți ca QuickBooks să arhiveze și să compenseze fișierul companiei, QuickBooks afișează caseta de dialog A șasea Conferință de date. Caseta de dialog vă informează că procesul de arhivare începe cu efectuarea de către QuickBooks a unei copii a fișierului de date și că operația de condensare poate dura câteva minute sau chiar câteva ore până la finalizare.

11Click Begin Condense.

QuickBooks începe procesul de condensare a fișierului de date.

12Deschideți fișierul de date când vi se solicită.

La începutul procesului de condensare, QuickBooks vă solicită să efectuați copii de siguranță ale fișierului companiei QuickBooks. Actualizarea fișierului companiei QuickBooks ca parte a unei operații de condensare funcționează la fel ca și backupul fișierului companiei QuickBooks în orice moment.

După ce efectuați o copie de rezervă a fișierului companiei QuickBooks, QuickBooks salvează o copie de arhivă a fișierului companiei și apoi curăță versiunea de lucru a fișierului companiei utilizând instrucțiunile. Procesul de curățare poate dura doar câteva minute sau poate dura mai multe ore dacă fișierul este foarte mare.