Cum să consolideze fișierele de date QuickBooks 2012 - dummies

Comanda QuickBooks 2012 Condense creează o copie permanentă, numită o copie de arhivă, a fișierului de date QuickBooks. O copie arhivă a fișierului companiei se ridică la un instantaneu al fișierului companiei, așa cum există la un moment dat.

Dacă cineva are mai târziu o întrebare - probabil contabilul dvs. sau un auditor federal sau de stat, puteți utiliza copia de arhivă a fișierului de date pentru a arăta cum arată fișierul companiei la un moment dat

După ce înțelegi ce înseamnă arhivarea, este destul de simplu. Pentru a condensa fișierul companiei QuickBooks, urmați acești pași:

1. Alegeți comanda File → Utilities → Condense Data.

   QuickBooks afișează prima casetă de dialog Condens Data, așa cum se arată în ilustrația de mai jos.

   

2. Selectați Tranzacțiile înainte de un buton radio de dată specifică.

   Specificați Eliminarea tranzacțiilor înainte de data.

3. Pentru a specifica data până la care operațiunile închise trebuie eliminate, introduceți data în caseta de dată furnizată. Dacă doriți să condensați fișierul prin eliminarea tranzacțiilor înainte sau înainte de 31 decembrie 2009, de exemplu, introduceți

   12/31/2009 în caseta de date. Rețineți, totuși, că nu trebuie să vă simțiți compulsivi în ceea ce privește eliminarea unei mulțimi de tranzacții închise. Eliminați tranzacțiile închise numai dacă fișierul companiei QuickBooks devine prea mare. Puteți lucra cu ușurință cu un fișier de firmă QuickBooks care are dimensiuni de 25, 50 sau chiar 100 MB (megabytes).

   Faceți clic pe Next când terminați specificarea tranzacțiilor pe care QuickBooks ar trebui să le elimine. QuickBooks afișează cea de-a doua casetă de dialog Condens Data, după cum se arată în ilustrația următoare.

   Specificați cum și dacă QuickBooks ar trebui să rezume tranzacțiile pe care le va elimina.

   

4. Utilizați cea de-a doua casetă de dialog Condens Data pentru a indica modul în care QuickBooks ar trebui să rezume tranzacțiile pe care le va elimina. Aveți posibilitatea ca QuickBooks să rezume tranzacțiile cu o singură intrare în jurnal sau cu o intrare jurnal lunar - o alegere pe care o faceți, făcând butonul opțiunii corespunzătoare.

   Sau puteți selecta butonul Nu creați un rezumat pentru a indica faptul că nu doriți ca QuickBooks să creeze o intrare jurnal sumar pentru a înlocui tranzacțiile pe care le elimină.Faceți clic pe Următorul când ați terminat. QuickBooks afișează cea de-a treia casetă de dialog Condiții de date (nu este prezentată), care întreabă cum ar trebui condensate tranzacțiile din inventar.

   Specificați modul în care tranzacțiile din inventar trebuie să fie condensate.

5. Dacă fișierul QuickBooks include tranzacții de inventar, QuickBooks vă recomandă să eliminați tranzacțiile vechi de inventar. Când QuickBooks afișează cea de-a treia casetă de dialog Condens Data, puteți să spuneți QuickBooks-ului să facă acest lucru selectând butonul opțiune Transaction inventory. Faceți clic pe Următorul pentru a continua cu a patra casetă de dialog Condiții de date (nu este afișată), care întreabă ce tranzacții ar trebui considerate închise.

   Specificați care tranzacții trebuie considerate închise.

6. Când faceți clic pe Următorul pentru a trece deasupra casetei de dialog Condiții de date care solicită tranzacții de inventar, QuickBooks cere mai multe informații despre ce înseamnă o tranzacție închisă sau veche care ar trebui eliminată.

   Bifați casetele pentru a indica dacă tranzacțiile înainte de data de eliminare ar trebui să fie eliminate chiar dacă acestea nu sunt compensate, marcate Pentru a fi tipărite, marcate ca fiind Trimise și așa mai departe. Apoi faceți clic pe Următorul pentru a trece la cea de-a cincea casetă de dialog Condens Data.

   Specificați orice curățare a listei care ar trebui să apară.

   

7. Utilizați cea de-a patra casetă de dialog Condens Data pentru a spune QuickBooks că ar trebui să curețe și unele liste. Puteți selecta casetele de selectare din caseta de dialog Condiții de date. Prin curățarea listei prin eliminarea elementelor din listă neutilizate, nu numai că reduceți dimensiunea fișierului companiei, ci și că puteți face mai ușor pentru oameni să lucreze cu lista.

   Faceți clic pe Următorul.

8. QuickBooks afișează a cincea pagină a casetei de dialog Condens Data, după cum se arată în ilustrația următoare.

   Confirmați operația de condensare și arhivare.

   

9. După ce descrieți modul în care doriți ca QuickBooks să arhiveze și să compenseze fișierul companiei, QuickBooks afișează a cincea casetă de dialog Condens Data. Această casetă de dialog vă solicită să confirmați decizia de arhivare și de condensare a fișierului de date. Utilizați această casetă de dialog pentru a confirma faptul că doriți să arhivați și să condensați datele.

   Faceți clic pe Începeți condensarea.

10. QuickBooks începe procesul de condensare a fișierului de date.

    Faceți o copie de rezervă a fișierului de date când vi se solicită.

11. La începutul procesului de condensare, QuickBooks vă solicită să efectuați copii de siguranță ale fișierului companiei QuickBooks. Actualizarea fișierului companiei QuickBooks ca parte a unei operații de condensare funcționează la fel ca și backupul fișierului companiei QuickBooks în orice moment.

    După ce efectuați o copie de rezervă a fișierului companiei QuickBooks, QuickBooks salvează o copie de arhivă a fișierului companiei și apoi curăță versiunea de lucru a fișierului companiei utilizând instrucțiunile. Din nou, după cum sa menționat în pașii anteriori, procesul de curățare poate dura doar câteva minute sau poate dura mai multe ore dacă fișierul dvs. este foarte mare.