Cum să consolideze fișierele de date QuickBooks 2014 - dummies

Comanda QuickBooks Condense creează o copie permanentă a fișierului de date QuickBooks. (Această copie se numește o copie arhivă a fișierului.) O copie de arhivă a fișierului companiei se ridică la un instantaneu al fișierului companiei așa cum există într-un anumit moment.

Dacă cineva mai are o întrebare mai târziu - poate contabilul dvs. sau un auditor federal sau de stat, puteți utiliza copia de arhivă a fișierului de date pentru a arăta cum arată fișierul companiei la un moment dat.

După ce înțelegeți ce este arhivarea, procesul este destul de simplu. Pentru a condensa fișierul companiei QuickBooks, urmați acești pași:

1Selectați fișierul → Utilities → Condense Data comanda.

QuickBooks afișează prima casetă de dialog Condens Data.

2Selectați butonul radio Transactions Before a Date.

3Specificați eliminarea tranzacțiilor înainte de data.

Pentru a specifica data până la care tranzacțiile închise ar trebui eliminate, introduceți data în caseta de date. Dacă doriți să condensați fișierul prin eliminarea tranzacțiilor înainte sau înainte de 31 decembrie 2010, introduceți 1/1/2011 în caseta de date.

Rețineți, totuși, că nu trebuie să vă simțiți compulsivi în ceea ce privește eliminarea unei mulțimi de tranzacții închise. Eliminați tranzacțiile închise numai dacă fișierul companiei QuickBooks devine prea mare. Puteți lucra cu ușurință cu un fișier de firmă QuickBooks care are 25MB, 50MB sau chiar 100MB (megaocteți).

Deși convingeți un fișier QuickBooks prin eliminarea tranzacțiilor vechi, închise, comanda Condense creează și fișiere fără tranzacții. Pentru a crea un fișier care deține liste și preferințe, dar fără tranzacții, faceți clic pe butonul radio All Transactions. Apropo, puteți utiliza opțiunea Toate tranzacțiile pentru a construi un fișier aproape gol, pe care îl puteți reutiliza (cum ar fi pentru antrenament).

4Click pe Următorul când terminați specificarea tranzacțiilor pe care QuickBooks trebuie să le elimine.

QuickBooks afișează a doua casetă de dialog Condens Data.

5Specificați modul în care tranzacțiile din inventar trebuie condensate și faceți clic pe Următorul.

Dacă fișierul QuickBooks include tranzacții de inventar, QuickBooks vă recomandă să eliminați tranzacțiile vechi de inventar.Când QuickBooks afișează cea de-a doua casetă de dialog Condens Data, puteți spune QuickBooks să facă acest lucru selectând butonul opțiunii Summarize Inventory Transactions. (Dacă nu doriți să eliminați tranzacțiile vechi, selectați butonul Detalii privind stocarea tranzacțiilor din inventar.)

Când faceți clic pe Următorul, continuați cu a treia casetă de dialog Condiții de date (nu este prezentată), care întreabă ce tranzacții ar trebui considerate închise.

6Specificați ce tranzacții trebuie eliminate și faceți clic pe Următorul.

QuickBooks cere mai multe informații despre exact ce reprezintă o tranzacție închisă sau veche, care ar trebui eliminată. Selectați casetele de selectare pentru a indica dacă tranzacțiile înainte de data de eliminare ar trebui eliminate chiar dacă acestea nu sunt compensate, marcate ca fiind tipărite, marcate ca fiind de trimis și așa mai departe.

Când faceți clic pe Următorul, treceți la cea de-a patra casetă de dialog Condens Data.

7Specificați orice curățare a listei care ar trebui să apară și faceți clic pe Următorul.

Utilizați cea de-a patra casetă de dialog Condens Data pentru a spune QuickBooks că, pe lângă eliminarea tranzacțiilor vechi închise, ar trebui să curețe unele dintre liste. Puteți selecta casetele de selectare din caseta de dialog Conectare date care îi spun QuickBooks pentru a elimina conturile neutilizate, clienții nefolosiți, furnizorii neutilizați și așa mai departe.

Prin curățarea listei prin eliminarea elementelor din listă neutilizate, nu numai că reduceți mărimea fișierului companiei, dar, de asemenea, faceți mai ușor pentru oameni să lucreze cu lista.

Când faceți clic pe Următorul, QuickBooks afișează a cincea pagină a casetei de dialog Condens Data.

8Confirmați operația de condensare și arhivare.

După ce descrieți cum doriți ca QuickBooks să arhiveze și să compenseze fișierul companiei, QuickBooks afișează a cincea casetă de dialog Condens Data. Caseta de dialog vă informează că procesul de arhivare începe cu efectuarea de către QuickBooks a unei copii a fișierului de date și că operația de condensare poate dura câteva minute sau chiar câteva ore până la finalizare.

9Click Begin Condense.

QuickBooks începe procesul de condensare a fișierului de date.

10Deschideți fișierul de date când vi se solicită.

La începutul procesului de condensare, QuickBooks vă solicită să efectuați copii de siguranță ale fișierului companiei QuickBooks. Actualizarea fișierului companiei QuickBooks ca parte a unei operații de condensare funcționează la fel ca și backupul fișierului companiei QuickBooks în orice moment.

După ce efectuați o copie de rezervă a fișierului companiei QuickBooks, QuickBooks salvează o copie de arhivă a fișierului companiei și apoi curăță versiunea de lucru a fișierului companiei utilizând instrucțiunile. Din nou, după cum sa menționat în pașii anteriori, procesul de curățare poate dura doar câteva minute sau poate dura mai multe ore dacă fișierul dvs. este foarte mare.