Cum să creați o copie a unui contabil al fișierelor de date în QuickBooks 2011 - dummies

QuickBooks ușurează contabilii să lucreze cu fișiere de date client. Aveți posibilitatea ca clientul să folosească funcția de copiere a contabilului în QuickBooks și pur și simplu trimite prin e-mail sau melc-mail o copie a fișierului de date QuickBooks. Apoi, puteți să revedeți copia fișierului de date al acestui contabil, să efectuați modificările sau modificările necesare, apoi să trimiteți modificările care trebuie făcute înapoi clientului. Clientul poate apoi să importe cu ușurință aceste modificări în fișierul QuickBooks existent și să meargă pe drumul său vesel. Destul de curat, nu?

Clientul dvs. creează copia contabilă a fișierului de date QuickBooks utilizând versiunea sa de QuickBooks și fișierul de date real. Din fericire, procesul este foarte simplu. Iată ce trebuie să faceți clientul dvs.:

1. Alegeți fila → Copiere contabil → Activități client → Salvare fișier.

   QuickBooks afișează mai întâi un mesaj prin care îi întreabă pe client dacă dorește fie o copie a fișierului

   • An contabil ' s .

   • copii sau copii de copie ale fișierului.

   De asemenea, puteți crea o copie a unui contabil selectând fila → Creare copie și apoi alegerea butonului Copiere a contabilului.

   Un fișier portabil este o copie reală a fișierului de date QuickBooks care a fost ușor scruntit în mărime, astfel încât să fie mai ușor să vă deplasați (cum ar fi prin trimiterea fișierului prin e-mail ca atașament). Un fișier de copiere este o copie de rezervă, o copie secundară a fișierului QuickBooks pe care îl creați (de obicei), astfel încât să aveți o copie a fișierului de date QuickBooks în cazul în care se întâmplă ceva rău cu fișierul de date QuickBooks original.

2. Selectați Copiere contabilă și apoi faceți clic pe Următorul pentru a continua.

   

3. Specificați o dată de divizare.

   Tranzacțiile care se încadrează înainte de această dată pot fi editate numai în copia contabilului. Tranzacțiile care se încadrează după aceste date pot fi editate atât în ​​copia copiei cât și în a contabilului clientului.

4. Faceți clic pe Următorul pentru a continua.

   Apare un alt mesaj, spunând clientului că QuickBooks trebuie să închidă toate ferestrele pentru a crea o copie a unui contabil. QuickBooks poate, de asemenea, să spună clientului să introducă un disc.

5. Faceți clic pe OK și introduceți discul (dacă este necesar).

   QuickBooks afișează caseta de dialog Copiere copie a contabilului.

   

6. Denumiți copia contabilului și selectați unde trebuie salvat.

   Clientul trebuie să-și amintească unde este salvată copia fișierului contabilului. Acest fișier este dat contabilului - prin e-mail, melc-mail sau salvat pe un disc - pentru ca contabilul să îl poată utiliza.

7. Faceți clic pe Salvați.

   Clientul trebuie apoi să vă primească acest fișier de date.

   Furnizorul dvs. de e-mail poate limita dimensiunea atașamentelor (inclusiv fișierele QuickBooks) pe care le puteți trimite sau primi prin e-mail. În cazul în care mărimea greșită lucrurile, puteți încărca fișierul QuickBooks pe situl Web Intuit selectând fila → Copiere → Contabilitate → Activități client → Trimitere la contabil. Intuit vă trimite apoi un mesaj cu un link clicabil pe care îl puteți utiliza pentru a apuca fișierul.

Evident, este posibil ca clientul dvs. să nu fie cel care face aceste pași; va trebui să faceți munca murdară. În ambele cazuri, totuși, așa funcționează procesul. Rețineți totuși că economiile în timp real pentru contabil și economiile de cost pentru client apar atunci când puteți obține clientului să aleagă comanda și să lucreze cu caseta de dialog. Apoi, puteți încărca timp facturat pentru a lucra cu datele QuickBooks, mai degrabă decât pentru a păstra fișierul.