Cum să creați o comandă de cumpărare în QuickBooks 2013 - manechine

O comandă de cumpărare are un scop simplu: îi spune unui furnizor că doriți să achiziționați un element. De fapt, o comandă de achiziție este un contract de cumpărare. Pentru a utiliza QuickBooks 2013 pentru a crea comenzi de achiziție, urmați acești pași: Spuneți QuickBooks că doriți să creați o comandă de cumpărare, selectând Furnizori → Creați comenzi de aprovizionare.

1. 

   Dacă meniul Furnizori nu furnizează o comandă Creați comenzi de cumpărare, QuickBooks nu știe că doriți să creați comenzi de achiziție.

   Utilizați lista derulantă meniu furnizor pentru a identifica furnizorul de la care doriți să achiziționați elementul.

2. Lista derulantă furnizor afișează fiecare furnizor din lista dvs. de furnizori.

   (Opțional) Clasificați achiziția utilizând lista verticală Clasă.

3. (Opțional) Furnizați o altă adresă de expediere a navei din lista verticală Exped. În colțul din dreapta sus al comenzii de achiziție.

4. Lista derulantă Ship To afișează o listă a tuturor clienților, furnizorilor și angajaților dvs. Selectați adresa Expediere la selectând unul dintre aceste alte nume. După ce selectați o înregistrare din lista Expediere spre, QuickBooks completează caseta Adresa la adresa de livrare cu informațiile corespunzătoare.

   Tab-urile principale, formatare și raport din fereastra Creare comandă de cumpărare oferă câteva butoane și casete standard și familiar: Anterior, Următorul, Imprimare, Găsire, Ortografie, Istoric și Șablon.

   Confirmați data comenzii de achiziție.

5. Inițial, QuickBooks pune data curentă a sistemului în caseta Date. Cu toate acestea, trebuie să confirmați că data corectată introdusă de QuickBooks ca dată a comenzii de achiziție este corectă. Aceasta este data contractului

   . De multe ori, data stabilește termenii contractuali - cum ar fi numărul de zile în care trebuie expediat articolul. Confirmați numărul comenzii de achiziție.

6. Numărul comenzii de achiziție sau

   P. Numărul O., identifică unic documentul pentru comanda de achiziție. QuickBooks numerează secvențial comenzile de cumpărare pentru dvs. și plasează numărul corespunzător în caseta P.O. No.. Cred că QuickBooks face despre numărul corect de comandă de cumpărare este de obicei corectă. Dacă nu este corect, puteți introduce un număr de înlocuire. Confirmați informațiile vânzătorului și Expediere către.

7. Blocul Furnizor și Blocul de livrare identifică vânzătorul de la care achiziționați articolul și adresa la care doriți să trimită transportatorul vânzătorul. Aceste informații ar trebui să fie corecte dacă lista dvs. de furnizori este actualizată și ați utilizat corect lista derulantă Ship To pentru a identifica, dacă este necesar, o adresă alternativă Ship to.

   Cu toate acestea, confirmați faptul că informațiile afișate în aceste două blocuri de adrese sunt corecte. Dacă informațiile nu sunt corecte, bineînțeles, reparați-o. Puteți edita informațiile despre blocul de adrese selectând informațiile incorecte și apoi reintroducând tot ce trebuie arătat.

   Descrieți fiecare element pe care doriți să îl comandați.

8. Utilizați coloanele din fereastra Creare comandă de cumpărare pentru a descrie în detaliu fiecare element pe care doriți să îl comandați ca parte a achiziției. Fiecare element merge pe propriul rând. Pentru a descrie un element pe care doriți să îl cumpărați de la furnizor, furnizați următorii biți de informații:

   Articol:

   • Coloana Articol este locul unde înregistrați numărul unic de articol pentru elementul pe care doriți să-l cumpărați. Rețineți că elementele trebuie introduse sau descrise în lista de articole. Principalul lucru pe care trebuie să-l cunoașteți în lista de articole este că orice element pe care doriți să-l afișați pe factură - sau, de altfel, pe o comandă de achiziție - trebuie să fie descris în fișierul elementului. Descriere:

   • În coloana Descriere, descrieți elementul pe care îl selectați. De asemenea, puteți să editați câmpul Descriere, astfel încât să aibă sens pentru clienți sau vânzători. Cantitate:

   • Coloana Cantitate specifică cantitatea de element dorită. Evident, introduceți numărul de elemente dorite în acest câmp. Rata:

   • Coloana Rate specifică prețul pe unitate sau rata pe unitate pentru articol. Rețineți că QuickBooks utilizează etichete diferite pentru această coloană, în funcție de tipul de companie pe care ați configurat-o. Client:

   • Coloana Customer identifică clientul pentru care articolul este cumpărat. Suma:

   • Coloana Suma indică suma totală cheltuită pentru element. QuickBooks va calcula suma pentru dvs. prin înmulțirea cantității cu rata (sau prețul). De asemenea, puteți modifica suma coloanei. În acest caz, QuickBooks ajustează rata (sau prețul) astfel încât rata cantitativă să fie întotdeauna egală cu suma. Clasă:

   • În coloana Clasă, clasificați elementele comenzii de achiziție la nivelul elementului, mai degrabă decât la nivelul comenzii de achiziție. Introduceți o descriere a fiecărui element care ar trebui să fie inclus în comanda de achiziție. Aceasta înseamnă, de exemplu, că, dacă doriți să comandați șase articole de la un furnizor, comanda dvs. de achiziție ar trebui să includă șase linii de informații.

   Imprimați comanda de achiziție.

9. Scopul înregistrării unei comenzi de achiziție în QuickBooks este de a crea o înregistrare oficială a unei achiziții. Aproape întotdeauna doriți să transmiteți această comandă de achiziție către vânzător. Comanda de cumpărare indică vânzătorului exact ceea ce doriți să cumpărați și prețul pe care sunteți dispus să îl plătiți. Pentru a imprima comanda de achiziție, puteți face clic pe butonul Imprimare.

   De asemenea, puteți imprima comenzile de achiziție mai târziu într-un lot dacă bifați butonul Imprimare mai târziu (disponibil în fila Principal) atunci când creați comenzi de achiziție, salvați toate comenzile de achiziție pe care doriți să le creați, apoi alegeți File-> Print Forms → Comanda comandă comandă.

   Salvați comanda de achiziție.

10. Pentru a salva comanda dvs. de achiziție, faceți clic pe butonul Salvare & Închidere sau pe butonul Salvare & Nouă.Dacă faceți clic pe butonul Salvează & Nou, QuickBooks salvează această comandă de achiziție și redispune o versiune goală a ferestrei Creare comandă de cumpărare pentru a putea înregistra o altă comandă de achiziție.