Cum să creați o comandă de achiziție în QuickBooks 2014 - manechine

O comandă de cumpărare are un scop simplu: îi spune unui furnizor că doriți să achiziționați un element. De fapt, o comandă de cumpărare este un contract de cumpărare. Pentru a utiliza QuickBooks pentru a crea comenzi de achiziție, urmați acești pași:

1. Spuneți QuickBooks că doriți să creați o comandă de cumpărare, selectând Furnizori → Creare comenzi de aprovizionare.

   QuickBooks afișează fereastra afișată.

   

   Dacă meniul Furnizori nu furnizează o comandă Creați comenzi de cumpărare, QuickBooks nu știe că doriți să creați comenzi de achiziție.

2. Utilizați lista derulantă Furnizor pentru a identifica vânzătorul de la care doriți să achiziționați elementul.

   Lista derulantă furnizor listează fiecare furnizor din lista dvs. de furnizori.

3. (Opțional) Clasificați achiziția utilizând lista derulantă Clasă.

   Rețineți că nu vedeți o listă verticală Clasă decât dacă ați activat urmărirea claselor.

4. (Opțional) Alegeți o altă adresă Ship to From din lista verticală Ship To în colțul din dreapta sus.

   Lista derulantă Ship To afișează o listă a tuturor clienților, furnizorilor și angajaților dvs. Schimbați adresa Expediere la selectând unul dintre aceste alte nume. După ce selectați o înregistrare din lista Expediere spre, QuickBooks completează caseta Adresa la adresa de livrare cu informațiile corespunzătoare.

   Tab-urile principale, formate și rapoarte din fereastra Creare comandă de achiziții furnizează câteva butoane și casete standard și, sper, cunoscute: Anterior, Următorul, Nou și așa mai departe.

5. Confirmați data comenzii de achiziție.

   Inițial, QuickBooks pune data curentă a sistemului în caseta Date. Cu toate acestea, trebuie să confirmați că data corectată introdusă de QuickBooks ca dată a comenzii de achiziție este corectă. Aceasta este data contractului. De multe ori, data stabilește termeni contractuali, cum ar fi numărul de zile în care trebuie expediat articolul.

6. Confirmați numărul comenzii de achiziție.

   Numărul comenzii de achiziție sau numărul P.O. identifică în mod unic documentul privind comanda de achiziție. QuickBooks numerează secvențial ordinele de cumpărare pentru dvs. și plasează numărul corespunzător în caseta P.O. No.. Cred că QuickBooks face despre numărul corect de comandă de cumpărare este de obicei corectă. Dacă nu este corect, puteți introduce un număr de înlocuire.

7. Confirmați informațiile vânzătorului și Expediere către.

   Blocul Furnizor și Blocul de livrare identifică vânzătorul de la care achiziționați articolul și adresa la care doriți să trimită transportatorul vânzătorul. Aceste informații ar trebui să fie corecte dacă lista dvs. de furnizori este actualizată și ați utilizat corect lista derulantă Ship To pentru a identifica, dacă este necesar, o adresă alternativă Ship to.

   Cu toate acestea, confirmați faptul că informațiile afișate în aceste două blocuri de adrese sunt corecte. Dacă informațiile nu sunt corecte, bineînțeles, reparați-o. Puteți edita informațiile despre blocul de adrese selectând informațiile incorecte și apoi reintroducând tot ce trebuie afișat.

8. Descrieți fiecare element pe care doriți să îl comandați.

   Utilizați coloanele din fereastra Creare comandă de cumpărare pentru a descrie în detaliu fiecare element pe care doriți să îl comandați ca parte a achiziției. Fiecare element merge în rândul său. Pentru a descrie un element pe care doriți să îl cumpărați de la furnizor, furnizați următorii biți de informații:

   • Articol: Coloana Articol este locul unde înregistrați numărul unic de articol pentru elementul pe care doriți să-l cumpărați. Rețineți că elementele trebuie introduse sau descrise în lista de articole. Principalul lucru pe care trebuie să-l cunoașteți în lista de articole este acela că tot ceea ce doriți să afișați în factură - sau, de altfel, într-o comandă de cumpărare - trebuie să fie descris în fișierul elementului.

   • Descriere: În coloana Descriere, descrieți elementul selectat. De asemenea, puteți să editați câmpul Descriere, astfel încât să aibă sens pentru clienți sau vânzători.

   • Cantitate: Coloana Cantitate specifică cantitatea de element dorită. Evident, introduceți numărul de elemente dorite în acest câmp.

   • Rate: Coloana Rate specifică prețul pe unitate sau rată pe unitate pentru articol. Rețineți că QuickBooks utilizează etichete diferite pentru această coloană, în funcție de tipul de companie pe care ați configurat-o.

   • Client: coloana Client identifică clientul pentru care articolul este cumpărat.

   • Suma: Coloana Sumă indică suma totală cheltuită pentru element. QuickBooks calculează suma pentru dvs. prin înmulțirea cantității cu rata (sau prețul). Puteți edita suma din coloană. În acest caz, QuickBooks ajustează rata (sau prețul) astfel încât rata cantitativă să fie întotdeauna egală cu suma.

   • Clasă: În coloana Clasă, clasificați elementele comenzii de achiziție la nivelul elementului, mai degrabă decât la nivelul comenzii de achiziție. Rețineți că nu veți vedea această coloană decât dacă ați activat urmărirea de clasă.

   Introduceți o descriere a fiecărui element care ar trebui inclus în comanda de achiziție. Aceasta înseamnă, de exemplu, că, dacă doriți să comandați șase articole de la un furnizor, comanda dvs. de achiziție ar trebui să includă șase linii de informații.

9. Imprimați comanda de achiziție.

   Scopul înregistrării unei comenzi de achiziție în QuickBooks este de a crea o înregistrare oficială a unei achiziții. Aproape întotdeauna doriți să transmiteți această comandă de achiziție către vânzător. Comanda de cumpărare indică vânzătorului exact ceea ce doriți să achiziționați și prețul pe care sunteți dispus să îl plătiți.

   Pentru a imprima comanda de achiziție, puteți face clic pe butonul Imprimare. Puteți de asemenea să imprimați comenzile de achiziție într-un lot mai târziu dacă selectați caseta de selectare Imprimare mai târziu (disponibilă în fila Principal) atunci când creați comenzi de achiziție, salvați toate comenzile de achiziție pe care doriți să le imprimați mai târziu, apoi alegeți fișierul -> Formulare tipărire → Comandă comandă comandă.

10. Salvați comanda de achiziție.

    Pentru a salva comanda dvs. de achiziție, faceți clic pe butonul Salvare & Închidere sau pe butonul Salvare & Nouă.Dacă faceți clic pe butonul Salvează & Nou, QuickBooks salvează această comandă de achiziție și redispune o versiune goală a ferestrei Creare comandă de cumpărare, astfel încât să puteți înregistra o altă comandă de achiziție.