Cum se face o interogare de bază în Access 2016 - dummies

Instrumentul de bază de interogare din Access 2016, creat pentru a vă ușura viața, este Selectați interogarea - așa numită deoarece selectează înregistrări potrivite din baza dvs. de date și afișează rezultatele conform instrucțiunilor.

Cel mai bun proces pentru crearea unei interogări selectate depinde de următoarele:

Dacă sunteți nou la scrierea interogărilor, Expertul interogare este o modalitate rapidă și ușoară de a începe. Acesta vă arată procesul de selectare a tabelelor și câmpurilor pentru interogarea dvs. și poate chiar să adăugați anumite interogări sumare (cum ar fi numărarea înregistrărilor) la interogarea dvs.
Dacă ați scris deja unele întrebări și sunteți confortabil cu fereastra de proiectare a interogării, probabil că veți dori să ocoliți expertul de interogare și să vă creați întrebările de la zero.

Relațiile solide sunt cheia pentru a obține totul (din mese)

În viață, relațiile solide fac pentru o persoană mai fericită; în Acces, relațiile solide fac o experiență de interogare mai fericită.

Pentru a interoga în mod eficient baza de date, trebuie să știți despre structura tabelului:

Ce tabele trebuie să utilizați?
Cum sunt legate tabelele de la tine?
Ce câmpuri conțin datele despre care doriți să știți?
Ce domenii aveți nevoie de soluție?

Accesul întreține relațiile dintre tabelele din baza de date. De obicei, dvs. (sau departamentul de informații de sistem) creați aceste relații atunci când proiectați prima dată baza de date. Când construiți tabelele și le organizați cu câmpuri cheie speciale, pregătiți mesele pentru a lucra cu o interogare.

Câmpurile cheie se referă la tabelele de acces unele la altele. Interogările utilizează câmpuri cheie pentru a se potrivi cu înregistrările dintr-un tabel cu înregistrările aferente dintr-un alt tabel. Puteți extrage datele pentru elementul pe care îl căutați din diferitele tabele care dețin aceste date în baza dvs. de date - cu condiția ca acestea să fie corelate în mod corespunzător înainte de lansarea interogării.

Dacă nu vă raportați tabelele prin fereastra Relații, va trebui să faceți acest lucru pentru fiecare interogare multiplă pe care o construiți în Access. Ca regulă generală, puneți-vă timpul să creați și să vă legați tabelele în mod corespunzător. Cu un design adecvat al meselor și a relațiilor, veți obține rezultatele dorite într-un timp mai scurt.

Rularea Expertului de interogare

Puteți să vă bazați pe Expertul de interogare - și Expertul de interogare simplu găsit în el - pentru o doză reală de filtrare fără mâini. Cu Expertul Simplu de interogare, introduceți informații despre tabel și câmp. Vrăjitorul se ocupă de munca din spatele scenei pentru dvs.

Accesul nu este psihic (programat pentru următoarea versiune); are nevoie de o intrare de la tine!

Pentru a crea o interogare cu expertul Query Simple Wizard, urmați acești pași:

Pe o bucată de hârtie, întocmiți datele pe care le doriți în rezultatele interogării.

O interogare returnează o foaie de date (rubrici de coloane urmate de rânduri de date), deci faceți aspectul în acel format. Tot ce aveți nevoie este rubricile coloanelor, astfel încât să știți ce date să trageți din baza de date.
Determinați locația tabelului pentru fiecare piesă de date (titlul coloanei) din hârtie.

Notați numele tabelului și al câmpului care conține datele corespunzătoare titlului coloanei de pe hârtie de deasupra titlului coloanei.
În fereastra de bază de date, faceți clic pe fila Creare pe Panglică și apoi faceți clic pe butonul Expert interogare din secțiunea Interogări.

Se afișează caseta de dialog Expert pentru întrebări noi, întrebându-vă ce fel de Expert de interogare doriți să fie difuzat. Alegeți Expertul de interogare simplu și faceți clic pe OK.
Alegeți primul tabel pe care doriți să îl includeți în interogare.

Pornește Expertul de interogare simplu și întreabă tabelele pe care doriți să le interogați.
Veți utiliza meniul drop-down Tables / Queries, care va afișa toate tabelele (și orice interogări existente) din baza dvs. de date. Iată specificațiile:
1. Faceți clic pe săgeata în jos de lângă meniul drop-down Tables / Queries.
  
  Lista derulantă Tables / Queries.
2. Faceți clic pe numele tabelului sau al interogării pentru a include în această interogare.
Selectați câmpurile dintr-un tabel sau o interogare pentru interogarea dvs.

Repetați acești pași pentru a selecta fiecare câmp pe care doriți să îl includeți în interogarea dvs.:
1. Faceți clic pe numele tabelului sau al interogării pe care doriți să îl includeți în această interogare.
  
  Lista câmpurilor disponibile se modifică și afișează câmpurile disponibile în tabel.
2. În lista câmpurilor disponibile, faceți dublu clic pe fiecare câmp din acest tabel sau din interogarea pe care doriți să o includeți în interogarea pe care o creați.
Dacă adăugați un câmp greșit, faceți dublu clic pe el în lista câmpurilor selectate. Se va întoarce acasă. Dacă doriți doar să începeți peste tot, faceți clic pe chevronul din stânga-stânga (ceea ce numiți simbolul care arată ca un semn mai puțin decât) și toate câmpurile selectate vor dispărea.
După ce selectați toate câmpurile, faceți clic pe Următorul.

Dacă expertul poate determina relațiile dintre tabelele pe care le-ați selectat, această fereastră apare.

Expertul de interogare vă poate oferi șansa de a rezuma datele dvs.
Dacă nu vedeți fereastra, nu vă faceți griji. Accesul dorește doar să numiți în schimb interogarea. Treceți la pasul 8.

Dacă includeți câmpuri din două tabele care nu sunt legate, apare o casetă de dialog de avertizare. Caseta de dialog vă reamintește că toate tabelele selectate trebuie să fie legate înainte de a putea rula interogarea dvs. și sugerează că ați corectat problema înainte de a continua. De fapt, nu vă va lăsa să mergeți mai departe până când nu-l potoliți într-unul din două moduri:
- Eliminați toate câmpurile selectate pentru interogarea dvs. din tabelele care nu au legătură.
- Remediați relațiile astfel încât toate tabelele pe care le-ați selectat în interogarea dvs. să fie corelate.
Dacă expertul vă cere să alegeți între o detaliere și o interogare Rezumat, faceți clic pe butonul radio de lângă alegerea dvs. și apoi faceți clic pe Următorul.
- Detaliu creează o fișă tehnică care listează toate înregistrările care corespund interogării. După cum sugerează și numele, veți obține toate detaliile din aceste înregistrări.
- Sumarul spune expertul că nu vă interesează să vedeți fiecare înregistrare; doriți să vedeți în schimb un rezumat al informațiilor.
  
  O interogare sumară poate efectua calcule (cum ar fi sume și medii) pe câmpurile numerice. Dacă sunt selectate câmpuri de text, Access poate număra înregistrările sau poate trage primul și ultimul element din setul de câmpuri în ordine alfabetică.
  
  Dacă doriți să efectuați modificări speciale ale rezumatului, faceți clic pe Opțiuni rezumate pentru a afișa caseta de dialog Opțiuni de rezumare. Selectați opțiunile de rezumat din casetele de selectare pentru funcțiile disponibile - Sumă, Mediu, Min și Max - și apoi faceți clic pe OK.
  
  Accesul oferă modalități diferite de a rezuma datele.
În pagina de experți care apare, selectați un buton radio pentru ceea ce doriți să faceți în continuare:
- Dacă doriți să faceți interogarea dvs. mai ușor: Selectați opțiunea Modificați proiectarea interogării.
  
  Asistentul trimite cererea nou creată la salon pentru a obține unele rezultate, cum ar fi includerea sortării și totalurilor.
- Dacă doriți să omiteți chestiile fanteziste: Selectați opțiunea Deschidere interogare pentru a afișa informații pentru a vedea afișarea foii de date.
Asistentul rulează interogarea și prezintă rezultatele într-o foaie de date tipică Access.
Introduceți un titlu pentru interogarea dvs. în caseta de text și apoi faceți clic pe Terminare.

Expertul construiește interogarea dvs. și o salvează cu titlul pe care l-ați introdus; apoi Accesul afișează rezultatele.

Felicitări! Ai născut o întrebare.

Rezultatele unei interogări construite cu Expertul interogare.