Cum să activați accesul simultan multiplu de utilizatori în QuickBooks 2016 - dummies

QuickBooks 2016 permite pentru utilizarea simultană a fișierului de date QuickBooks de către mai mulți utilizatori. Pentru a face acest lucru, în mod previzibil, trebuie mai întâi să configurați mai mulți utilizatori. (Uneori, aveți nevoie de un singur computer și de o singură copie a QuickBooks, chiar dacă aveți mai mulți angajați folosind QuickBooks.)

După ce ați configurat mai mulți utilizatori, puteți instala programul QuickBooks pe alte computere personale și apoi - presupunând că toate aceste computere personale se conectează la o rețea Windows - utilizați celelalte copii ale QuickBooks pentru a accesa fișierul de date QuickBooks stocat pe primul sau computerul principal.

Pentru a utiliza QuickBooks într-un mediu de utilizare simultană de către mai mulți utilizatori, trebuie să-i spuneți QuickBooks că această utilizare simultană este în regulă. Pentru aceasta, alegeți comanda Fișier → Comutare la modul Multi-User. (Dacă doriți să dezactivați mai târziu acest modul Multi-User, alegeți din nou comanda File → Switch to Single User Mode.)

QuickBooks acceptă utilizarea simultană de către mai mulți utilizatori printr-o tehnologie numită locking record, > care blochează toate înregistrările cu care lucrați, dar nu întregul fișier de date QuickBooks. De exemplu, dacă doriți să lucrați cu compania A și un alt utilizator vrea să lucreze cu compania B, este bine. QuickBooks o permite. Ceea ce tu și celălalt utilizator nu poți face, totuși, lucrează la aceeași companie (compania A sau B) în același timp. Aceasta ar însemna că lucrați cu același record de clienți.

Nu puteți instala aceeași copie a QuickBooks pe mai multe mașini și aveți în mod legal un sistem QuickBooks cu mai mulți utilizatori. Trebuie să achiziționați o copie a QuickBooks pentru fiecare mașină pe care sunt instalate QuickBooks. Rețineți, însă, că Intuit vinde câteva versiuni multiple de utilizatori ale QuickBooks în care cumpărați de fapt cinci licențe într-o cutie de QuickBooks. (Versiunea Enterprise a QuickBooks acceptă mai multe rețele de utilizatori cu până la 30 de utilizatori simultani, iar celelalte versiuni ale QuickBooks acceptă rețele multiple de utilizatori cu până la 5 utilizatori simultani.)

Poate doriți să aveți mai mulți utilizatori QuickBooks dacă reprezentanții de vânzări din firma dvs. pregătesc facturi sau pregătesc oferte pentru clienți. În acest caz, este posibil să doriți ca fiecare agent de vânzări să fie setat pe QuickBooks. Rețineți însă că acești vânzători ar trebui să aibă doar abilitatea de a crea o factură sau, eventual, să creeze și să tipărească o estimare a facturii. Doriți să fiți foarte atenți în ceea ce privește permiterea utilizatorilor contabili neexperimentați de acces complet la sistemul contabil.