Cum să introduceți o comandă de achiziție în QuickBooks Online - manechine

Întreprinderile care comandă o mulțime de lucruri de la furnizori folosesc adesea comenzi de cumpărare pentru a urmări elementele la comandă. Comenzile de cumpărare în QuickBooks Online (QBO) nu afectează niciunul dintre conturile dvs.; în schimb, vă ajută pur și simplu să țineți evidența a ceea ce comandați. Și când comanda ajunge, puteți compara bunurile care vin în ușă cu cele listate în comanda de achiziție pentru a vă asigura că se potrivesc.

Dacă intenționați să utilizați comenzi de achiziție, atunci procesul dvs. de comandă se întâmplă în modul următor:

• Plasați o comandă cu un furnizor și introduceți o comandă de achiziție în QBO care corespunde ordinului plasat.

• primiți elementele pe care le-ați comandat, de obicei împreună cu o factură pentru articole; apoi potriviți elementele pe care le primiți la comanda de achiziție și introduceți o factură pentru elementele respective. Rețineți că uneori primiți factura fără elementele sau elementele fără factura.

• Plătiți factura vânzătorului.

Introduceți o comandă de achiziție utilizând fereastra de tranzacție pentru comanda de aprovizionare; puteți deschide această fereastră fie din pagina Tranzacții de cheltuieli, fie din meniul Creare (semnul plus). O comandă tipică de cumpărare arată ca cea prezentată aici și veți observa că fereastra se aseamănă foarte mult cu fereastra de verificare.

fereastra Comandă de achiziție.

Pe măsură ce completați fereastra de tranzacționare a comenzii de aprovizionare, QBO atribuie o comandă de achiziție o stare deschisă; starea apare chiar sub numele furnizorului în colțul din stânga sus al ferestrei de tranzacție.

Când primiți bunurile, factura vânzătorului sau ambele, înregistrați o factură, un cec, o tranzacție de cheltuieli sau o taxă de card de credit, indicând ceea ce ați plătit (sau ce datorați) vânzătorului.

Când selectați un furnizor care are comenzi deschise de achiziție pentru oricare dintre aceste tipuri de tranzacții, pe partea dreaptă a ferestrei apare un panou care indică comenzile de achiziție disponibile. Adăugați o comandă de achiziție la tranzacție în același mod în care ați adăugat o factură unei tranzacții de verificare: făcând clic pe butonul Adăugați. Aici a fost deschisă o tranzacție de verificare și este selectat un furnizor care are comenzi de achiziție deschise.

Fereastra de verificare, cu un furnizor selectat care are comenzi deschise de achiziție.

Când faceți clic pe Adăugare pentru a adăuga comanda de achiziție la tranzacție, QBO adaugă liniile comenzii de achiziție la prima linie disponibilă din secțiunea Detalii articol din tranzacția Verificați. De asemenea, QBO indică, sub numele furnizorului, că tranzacția Verifică are o tranzacție conectată.

O tranzacție Verificați după ce ați adăugat o comandă de cumpărare.

Dacă salvați tranzacția Verificați și apoi redeschideți comanda de achiziție, QBO a schimbat starea comenzilor de achiziție de la deschis la închis, astfel încât să nu adăugați în mod accidental comanda de achiziție la o altă tranzacție.

Dacă adăugați o comandă de achiziție greșită la o tranzacție, puteți să eliminați linia comenzii de achiziție din secțiunea Detalii articol, făcând clic pe pictograma coș de gunoi la marginea dreaptă a liniei.

QBO nu poate adăuga decât o parte a unei comenzi de achiziție la o tranzacție. Deci, dacă primiți doar o parte dintr-o comandă de achiziție, adăugați comanda de achiziție la tranzacție și apoi înregistrați o plată pentru partea din comanda de achiziție pe care ați primit-o ștergând linii din cec pentru elementele pe care nu le-ați primit. Pentru a continua să urmăriți partea importantă a comenzii de achiziție, puteți să închideți manual comanda inițială de achiziție și să creați o nouă comandă de achiziție care conține restul articolelor rămase; când creați cea de-a doua comandă de achiziție - în esență, o comandă înapoi - încercați să îi atribuiți un număr care să vă ajute să îl urmăriți în raport cu comanda inițială de achiziție.

Puteți utiliza propriile numere de comenzi personalizate de achiziție dacă alegeți Gear → Company Settings → Cheltuieli. Apoi, dați clic pe creionul de lângă comenzile de aprovizionare pentru a modifica setările comenzii de achiziție, bifați caseta de selectare Custom Transaction Numbers (Numere de tranzacție personalizate), apoi faceți clic pe Salvați.

Când trebuie să identificați comenzile deschise de cumpărare, utilizați raportul listei comenzilor deschise.