Cum să filtrați date în Access 2016 - dummies

Uneori trebuie să vedeți un grup de înregistrări care au o valoare comună într-un câmp din Access. Poate că toți aceștia menționează un anumit oraș, un anumit titlu de locuri de muncă sau toate sunt produse care au același cost. Întotdeauna dispus să vă ajute, Accesul include un instrument special pentru acest scop: comanda Filtru.

Filtrul utilizează criteriile dvs. și afișează toate înregistrările care se potrivesc, creând un mini-tabel al numai înregistrărilor care îndeplinesc cerințele dvs. Este ca o interogare instantanee fără toată munca și planificarea. Desigur, nu este la fel de flexibilă sau de puternică ca o interogare, dar este tot ce aveți nevoie atunci când căutați un răspuns destul de simplu.

Instrumentul Filtru apare în secțiunea Sortare și filtrare a filei Pagina principală a panglicii și aveți următoarele opțiuni pentru un filtru simplu:

• Filtru

• Selecție

• Filtru avansat după Formă

• Filtru avansat / Sortare

• Filtru de comutare

Fiecare tip de filtru are aceeași funcție de bază, dar într-un mod ușor diferit. Opțiunea avansată de filtrare / sortare, găsită făcând clic pe butonul Avansat, deschide o fereastră care are de fapt o construcție a unei interogări - selectarea tabelelor și a câmpurilor pentru filtrare, stabilirea criteriilor pentru folosirea filtrului în timp ce găsesc înregistrări specifice, acele lucruri.

Filtrele funcționează în tabele, formulare și interogări. Deși puteți aplica un filtru unui raport, rapoartele de filtrare pot fi o sarcină descurajantă. Desigur, ceea ce citiți aici poate fi aplicat la acest proces, dacă doriți să îl încercați singur. Și ceea ce învățați să aplicați la o masă poate fi, de asemenea, aplicat atunci când lucrați cu interogări și formulare.

Filtrarea după conținutul unui câmp

Comanda principală Filtru vă permite să filtrați înregistrările astfel încât să vedeți numai înregistrările care îndeplinesc anumite criterii. Să presupunem, de exemplu, că doriți să vedeți toate înregistrările pentru persoanele care trăiesc într-un anumit oraș. Iată cum se face:

1. În tabelul de interes, faceți clic pe triunghiul mic din câmpul pentru câmpul pe care doriți să îl filtrați (în acest caz orașul).

   Accesul afișează un meniu pop-up.

   Nu faceți clic dreapta pe antetul din partea de sus a coloanei (în cazul în care se spune City). Faceți clic dreapta acolo afișează un meniu pop-up diferit, plin cu lucruri minunate pe care le puteți face la acea coloană a mesei.

   

   Filtrarea unui singur câmp bazat pe intrările acelui câmp.

2. Dacă doriți să omiteți unele intrări din filtru, eliminați marcajele lor din meniul pop-up.

   Aveți posibilitatea să

   • Eliminați semnele de verificare din intrările individuale.

     sau

   • Îndepărtați marcajele Selectați toate pentru a debifa toate elementele.

   Debifați totul pentru a putea verifica cu ușurință numai acele intrări ale căror înregistrări se potrivesc pe care doriți să le vedeți.Cu toate intrările verificate, vedeți toate înregistrările.

3. Marcați semne de verificare lângă acele intrări pe care doriți să le utilizați în construirea filtrului pentru câmp.

   Accesul caută câmpul selectat și afișează numai acele înregistrări care îndeplinesc criteriile Filtru.

4. Faceți clic pe OK.

   Sunt afișate toate înregistrările care îndeplinesc setul de criterii (în funcție de elementele pe care le-ați bifat). Aceasta ar putea fi mai multe înregistrări, o mulțime de înregistrări sau doar una.

Pentru a sări înapoi și pentru a vedea toate înregistrările originale (nefiltrate), puteți să

• Faceți clic pe butonul Toggle Filter din secțiunea Sort & Filter a Panglicii pentru a elimina ultimul filtru aplicat.

  sau

• Faceți clic din nou pe triunghiul mic al numelui câmpului și alegeți Clear Filter From Name Field.

  Dacă nu vă amintiți câmpurile pe care le-ați filtrat, le puteți spune prin simbolul mic de pâlnie care apare lângă numele câmpului în vizualizarea Datasheet.

Întregul tabel, plin de înregistrări, revine la vizualizare.

Filtrare după selecție

Comanda Selecție este cea mai ușoară dintre comenzile Sort & Filter care trebuie utilizate. Se presupune că ați găsit o înregistrare care să corespundă criteriilor dvs. Folosirea filtrului de selectare este foarte asemănătoare cu apucarea unei persoane într-o mulțime și strigând: "Bine, toți cei care sunt ca tipul ăsta aici se aliniază acolo. "

De exemplu, imaginați-vă că doriți să găsiți toți voluntarii care locuiesc în Landisville. Puteți folosi filtrul de selecție în felul următor:

1. Faceți clic pe câmpul care conține informațiile pe care doriți să le potriviți.

   În acest caz, este domeniul orașului.

2. Defilați lista până când găsiți o intrare de câmp care va servi ca exemplu adecvat pentru filtrul dvs.

3. Faceți clic pentru a selecta valoarea pe care o căutați, faceți clic dreapta pe celula care conține selecția, apoi alegeți Equals Any what . (În acest caz, ar fi Equals Landisville.) De asemenea, puteți selecta celula și apoi faceți clic pe butonul Selecție din fila Pagina principală (în secțiunea Sortare și filtrare) pentru a accesa aceeași listă de opțiuni.

   Accesul afișează imediat un tabel care conține numai înregistrările potrivite selecției.

   

   Accesul afișează numai acele înregistrări care se încadrează în criteriul Filtrare după selecție.

4. Faceți clic pe butonul Toggle Filter din bara de instrumente după ce ați terminat de utilizat filtrul.

   Tabelul sau formularul dvs. revine la afișarea obișnuită.

În această etapă a jocului, poate doriți să salvați o listă cu tot ce se potrivește cu filtrul. Din nefericire, simplitatea și ușurința utilizării filtrului revin acum să te bântuie. Pentru a înregistra în permanență căutarea dvs. filtrate, trebuie să creați o interogare.

De asemenea, puteți utiliza meniul Filtrare care afișează opțiunile de sortare și lista valorilor câmpului selectate. Când afișați meniul pop-up, debifați Selectați toate și apoi verificați valoarea pe care doriți să o căutați. Apoi, alegeți Filtre de text din același meniu pop-up. Aceeași listă de opțiuni (Equals, Equal, Begins With și așa mai departe) apare ca un meniu derulant și puteți alege acolo.

Filtrați prin formular

Puteți să strângeți o căutare utilizând filtre suplimentare pentru a elimina potrivirile nedorite, dar acest lucru necesită o tona de efort suplimentar.Pentru o modalitate mai ușoară de a izola un grup de înregistrări în funcție de valori în mai multe câmpuri, încercați Filtrați după formular.

Filtrarea după formular utilizează mai mult de un criteriu pentru a analiza înregistrările. În unele privințe, este ca o simplă interogare. Este atât de similar cu o interogare pe care o puteți salva chiar și pe criteriul Filtru după formular ca o interogare completă!

Să presupunem, de exemplu, că aveți nevoie de o listă a tuturor angajaților din compania dvs. care lucrează într-un anumit departament și au un anumit titlu. Puteți efectua două filtre de selectare (în câmpurile Departament și titluri de locuri de muncă, utilizând baza de date a angajaților ca exemplu) și scrieți rezultatele fiecăruia pentru a obține lista dvs. sau puteți face doar căutarea cu o cu filtrul prin formular și să vedeți toate înregistrările care îndeplinesc criteriile dvs. (pe baza intrărilor lor în mai multe tabele) într-un singur pas.

Pentru a utiliza Filter by Form, urmați acești pași:

1. În fila Home a panglicii, faceți clic pe butonul Advanced din secțiunea Sort & Filter.

   Apare un meniu.

2. Alegeți filtrul după formular din meniu.

   Tabelul este înlocuit de un singur rând de celule, unul sub fiecare antet de câmp din tabel.

3. Faceți clic în celula goală sub numele câmpului pentru prima coloană pe care doriți să o filtrați.

   Utilizați barele de derulare pentru a aduce coloana pe ecran dacă este dezactivată spre dreapta și nu poate fi văzută.

   Săgeata în jos sare în coloana pe care faceți clic.

   • În mod normal, accesul indică un buton săgeată în jos lângă primul câmp din tabel.

   • Dacă ați utilizat anterior o comandă Filtru cu tabelul, Acces pune butonul săgeată în jos în ultimul câmp pe care l-ați filtrat.

     

     Filtrare după formular oferă o listă de grilă și drop-down pentru a stabili criterii pentru fiecare câmp.

4. Faceți clic pe săgeata în jos pentru a vedea o listă de valori pe care câmpul conține.

   

   Lista derulantă prezintă toate valorile unice dintr-un câmp.

5. În lista de valori, faceți clic pe valoarea pe care doriți să o utilizați în acest filtru.

   De exemplu, dacă selectați Landisville din lista derulantă din câmpul City, "Landisville" se mută în coloana City. Accesul adaugă automat ghilimele - un detaliu mai puțin pe care trebuie să-l amintiți!

6. Pentru a adăuga o altă opțiune de filtrare pentru câmpul ales, faceți clic pe fila Or în colțul din stânga jos al tabelului.

   Apare o nouă fereastră Filtru după Formă, permițându-vă să adăugați o condiție alternativă de căutare. Accesul oferă, de asemenea, o filă Or în colțul din stânga jos al afișajului.

   Comanda Filtru după Formă îi place să răspundă la întrebări simple, cum ar fi "Arătați-mi toți voluntarii care trăiesc în Lancaster. "De asemenea, oferă răspunsuri la întrebări mai complexe cum ar fi" Arată-mi toate înregistrările care conțin Th în câmpul AvailableDays și care au Landisville în câmpul City "și îndeplinește ambele sarcini cu ușurință.

   Solicitarea unei întrebări mai complexe (cum ar fi "Arătați-mi toți voluntarii din Lancaster care vă plac strângerea de fonduri") necesită o interogare.

   

   Faceți clic pe fila Or pentru a defini în continuare criteriile.

7. Pentru fiecare câmp suplimentar pe care doriți să îl filtrați, faceți clic pe fila Or și repetați pașii 3 până la 6.

   În acest exemplu, cel de-al doilea câmp care trebuie filtrat este VolunteerInfo și a fost introdus Fundraising cutia câmpului.

8. Când terminați introducerea tuturor criteriilor pentru filtru, faceți clic pe butonul Filtrați comutarea.

   

   Accesul găsește toți voluntarii care preferă strângerea de fonduri pe baza filtrării a două dintre câmpurile mesei.

Un gând final despre Filtrarea după formular:

Deși puteți obține fantezie prin adăugarea sau căutări în conținutul inimii dvs., urmărirea creației dvs. devine dificilă în cel mai scurt timp. Înainte de a merge prea departe , reamintiți-vă că interogările funcționează mai bine decât filtrele atunci când întrebările se complică.

Când terminați să vă bateți cu filtrul, faceți clic pe butonul Filtru de comutare. În acel moment, tabelul dvs. revine la normal (sau cel puțin la fel ca în tabelele de date).

Dezagregarea într-o formă

Ce faceți când introduceți din greșeală criteriile? Sau când decideți că într-adevăr nu doriți să includeți Lancaster în filtrul dvs. imediat după ce faceți clic pe Lancaster? Nici o problema - comanda Clear Grid vine la salvare!

Când faceți clic pe comanda Clear Grid (găsită în meniul Advanced (Advanced) din secțiunea Sort & Filter), Access șterge toate intrările din grila Filter by Form și vă oferă un loc frumos și curat pentru a începe din nou.

Filtrare prin excluderea selecției

Filtrul de selecție poate fi, de asemenea, utilizat pentru a exclude anumite înregistrări. Acest lucru funcționează excelent pentru momentele în care doriți să ascundeți pe scurt o grămadă de înregistrări care au toate un atribut unic (o anumită stare, oraș sau cod poștal).

Iată cum puteți face ca filtrul de selecție să excludă înregistrările pentru dvs.:

1. Derulați în tabel până când găsiți valoarea pe care doriți să o excludeți.

2. Faceți clic dreapta pe câmpul care conține valoarea și apoi alegeți Nu este egal ______ (unde martorul reprezintă valoarea pe care ați făcut-o clic dreapta) din meniul care apare.

   Aceste înregistrări care se potrivesc cu valoarea pe care ai ales-o ies din cale, ca să te concentrezi pe înregistrările care te interesează cu adevărat.

   

   Cu un singur clic, accesul ascunde toți voluntarii a căror valoare câmpului Stare este Prospect.

Puteți de asemenea să faceți clic pe butonul Selecție (în secțiunea Sortare și filtrare din fila Pagina principală) și să alegeți Nu este egal din meniul de acolo. Veți observa și comenzile Conține și nu conține. Acestea sunt utile pentru a elimina înregistrările care au ceva în comun, cum ar fi un anumit cuvânt sau număr în interiorul lor. De asemenea, puteți combina filtre, excluzând nu numai (de exemplu) voluntarii care sunt potențiali, ci și voluntarii potențiali care locuiesc într-un anumit oraș sau stat.