Cum să implementați un sistem ABC simplu în QuickBooks - dummies

Tot ceea ce faceți pentru a implementa un sistem simplu de calculare a costurilor pe bază de activități (ABC) în QuickBooks este ceea ce faceți acum. Cu alte cuvinte, pur și simplu continuați să urmăriți cheltuielile de funcționare utilizând o diagramă de conturi bună și decentă. Asta-i 90% din bătălie.

De asemenea, trebuie să aveți grijă doar de unul sau două elemente minore, adiționale. Mai întâi, activați caracteristica de urmărire a claselor QuickBooks. Urmărirea în funcție de clasă vă permite să clasificați tranzacțiile cu venituri și cheltuieli ca fiind în scădere nu numai în conturile de venituri și cheltuieli, ci și în anumite clase.

În al doilea rând, atunci când înregistrați o cheltuială, identificați și clasa în care scade cheltuielile. Folosind clase care corespund activităților tale - bine, poți vedea că e tot ce-i trebuie, nu?

Puteți face ABC foarte complicat. În plus, dacă ieși și angajezi un consultant extern - cineva care dorește să te perceapă mii sau chiar zeci de mii de dolari pentru a configura unul dintre aceste sisteme - poți ajunge cu ceva foarte, foarte puternic și foarte, foarte complicat.

Uită-te la costurile generale.

1. Verificați că aveți suficientă cheltuială pentru a vă îngrijora. Dacă vă aflați într-o afacere cu marje mari de grăsime și cu cheltuieli foarte scăzute, ABC ar putea să nu aibă nici un sens pentru dvs. Valoarea incrementală pe care o realizați prin alocarea mai precisă a cheltuielilor poate fi pur și simplu o manifestare a unei tulburări de personalitate obsesiv-compulsivă, mai degrabă decât o bună contabilitate.

   Identificați costul general ridicat.

2. Trebuie să faceți acest lucru dacă decideți că doriți să alocați niște sau o grămadă de cheltuieli generale printr-o abordare ABC. Nu pierdeți timp încercând să alocați cu exactitate anumite sume penny-ante (cu excepția cazului în care acestea sunt simple de alocat pe cele care se pot face în același timp cu proiectul mai mare).

   Du-te pentru cel mai mare bang pe care îl poți obține pentru dolar. Creați un sistem ABC care alocă, cu o cantitate minimă de efort, o bucată mare de cheltuieli generale. Nu te prea pedantic.

   Identificați principalele activități care utilizează costurile generale.

3. În exemplul simplu al afacerii imaginare hot dog, aveți doar o singură activitate: servirea unui client.Cu siguranță veți avea mai multe activități decât asta. Cu toate acestea, nu este necesar să creați o listă cu 80 de activități.

   Identificați activitățile mari care vă permit să vă alocați cheltuielile generale. Cu cât sunt mai puține activitățile pe care le puteți utiliza pentru a face acest lucru, cu atât va fi mai ușor de contabilizat. Găsiți o mulțime de activități care vă permit să alocați corect și precis cheltuielile aferente liniilor de produse. Aceasta este imaginea de ansamblu.

   Urmăriți activitățile pentru produse utilizând măsurile adecvate.

4. După ce ați identificat o serie de activități care vă permit să conectați cheltuielile generale la produse, asigurați-vă că utilizați măsura adecvată - cunoscută și ca un driver de cost - pentru a lega cheltuielile generale la liniile de produse sau linii de servicii.

   În exemplul afacerii cu cafenele fierbinți, un cost aferent - chiria - nu avea nici măcar nevoie de un cost de conducere. De asemenea, cheltuielile pentru consumabile nu aveau nevoie de un driver de cost, deoarece ați putut să alocați costul prin observație simplă.

   Cheltuielile cu salariile au necesitat o abordare mai sofisticată a manualelor de alocare. Pentru a aloca cheltuielile salariale, ați creat o activitate numită

   care deservește clientul și apoi ați alocat costul activității pe baza numărului de pași pe care fiecare linie de produs le-a solicitat. Un sistem ABC este un instrument pe care îl puteți utiliza pentru a vă gestiona costurile generale și rentabilitatea produselor sau serviciilor pe care le vindeți. Practic, doriți să vă concentrați pe costurile mari ale cheltuielilor generale și, în final, tot ceea ce doriți cu adevărat este un sistem ABC care produce numere utile - numere care vă ajută să vă gândiți la afacerea dvs. mai clar și creativ.