Cum să păstrați gunoi din baza de date de acces - dummies

O parte a Accesului All-In-One 2010 pentru Dummies Cheat Sheet < Dacă datele care intră în baza dvs. de date prin intermediul tabelelor și formularelor sunt gunoi, atunci orice ieșire sau analiză pe care o faceți cu interogările și rapoartele vă va oferi și gunoi. Din fericire, accesul oferă o mulțime de instrumente care vă ajută să vă asigurați că datele care se găsesc în fiecare câmp sunt datele care ar trebui să meargă în acel câmp. Puteți găsi multe dintre instrumentele necesare pentru păstrarea gunoiului în vizualizarea Tabel de design:

Tip de date

• : Utilizați tipul corect de date pentru a preveni introducerea datelor de tip greșit. Dimensiune câmp: Limitează numărul de caractere. De exemplu, dacă știți că un câmp nu trebuie să depășească niciodată patru caractere, setați dimensiunea câmpului la 4 caractere.

• Format: face ca datele să fie corecte. De exemplu, aveți posibilitatea să modificați textul în toate capacele sau în toate literele mici. Măștile de intrare, de exemplu, lucrează cu proprietatea câmpului Format.

• Masca de intrare

• : O mască de intrare limitează informațiile permise într-un câmp prin specificarea caracterelor pe care le puteți introduce. Utilizați o mască de introducere atunci când cunoașteți formularul pe care ar trebui să-l ia datele - de exemplu, dacă un număr de comandă are două litere urmate de patru cifre. Numerele de telefon și codurile poștale reprezintă alte exemple de câmpuri în care sunt utile măștile de intrare. Valoare implicită

• : Definește o valoare care apare în mod implicit dacă nu este introdusă nicio altă valoare. Valoarea implicită apare în câmp până când se introduce o altă valoare.

  Regulă de validare a câmpului sau a înregistrării

• : O regulă conform căreia datele trebuie să treacă înainte de a fi introduse. Această proprietate funcționează cu regula de proprietate Text validare. Obligatoriu

• : Specifică faptul că câmpul trebuie să aibă o valoare pentru a salva înregistrarea. Când nu este introdusă nicio valoare, Access nu creează o înregistrare nouă atunci când este apăsat Tab sau Enter și butonul New Record este luminat. Permite lungimea zero

• : Specifică dacă este permisă o intrare cu lungime zero, cum ar fi "" (citate fără un spațiu între acestea) (numai pentru câmpurile Text, Memo și Hyperlink). Un câmp cu lungime zero vă permite să faceți diferența între informațiile care nu există și o valoare nulă (necompletată) necunoscută sau care nu a fost introdusă. Când această opțiune este setată, permite un șir de lungime zero într-un câmp obligatoriu. Poate doriți să utilizați o mască de intrare pentru a face câmpul cu lungime zero să pară diferit de o valoare nulă când ambele sunt permise. Indexate: Când alegeți să indexați un câmp, puteți specifica că nu sunt permise valori duplicate în câmp. Această proprietate este, de asemenea, accesibilă din vizualizarea Datasheet - este o casetă de selectare în fila Datasheet a Panglicii.

• Câmpuri de căutare

• : Permiteți utilizatorului să selecteze o valoare pentru un câmp care este stocat într-un alt câmp. Acest lucru elimină multe scrieri greșite și standardizează opțiunile pentru câmp. Utilizați Expertul de căutare pentru a crea un câmp de căutare.