Cum să păstrați bune controale contabile cu QuickBooks 2011 - manechine

Multe companii, după ce cresc la o anumită dimensiune, trebuie să sprijine mai mulți utilizatori QuickBooks cu acces la informații contabile și capacitatea, în unele cazuri, să creeze tranzacții contabile. Din nefericire, având mai mulți utilizatori ai sistemelor contabile, creează riscuri pentru proprietarul afacerii.

Având acces la QuickBooks, utilizatorii pot introduce în mod eronat erori în sistemul contabil sau, din nefericire, pot defăima intenționat o afacere. Iată o listă a tehnicilor de control QuickBooks pe care un proprietar de afaceri sau manager de afaceri le poate utiliza pentru a minimiza erorile neintenționate și oportunitatea de furt:

• comparați regulat inventarul fizic cu înregistrările contabile de inventar. Această abordare realizează două lucruri:

  • Reducerea rapidă a inventarului este identificată rapid.

  • Proprietarul afacerii poate reduce contracția stocurilor prin identificarea tipului de inventar care este cel mai adesea furat sau chiar când inventarul este cel mai adesea furat.

• Reconcilierea conturilor bancare. Un lucru pe care proprietarii de afaceri ar trebui să-l facă este să-și reconcilieze propriile conturi bancare. Adesea, furtul de angajați de către personalul contabil are loc odată ce angajații își dau seama cum să scrie cecuri în contul bancar al companiei pe care proprietarul nu îl vede. Dacă proprietarul reconciliază extrasul de cont bancar, poate compara contabilitatea băncii pentru cont cu înregistrările contabile QuickBooks ale companiei.

• Separarea contabilității de custodia fizică, dacă este posibil. Într-o afacere mică, este dificilă separarea întotdeauna a contabilității pentru o anumită activitate de custodia fizică sau responsabilitatea fizică pentru acea activitate. Ori de câte ori puteți separa custodia fizică de contabilitate, are loc o verificare a erorilor încorporate. Persoana care efectuează contabilitatea indirectă verifică custodia fizică a bunului. Puteți solicita asistența CPA pentru a vă ajuta să creați modalități de separare a custodiei fizice a bunurilor de la contabilitate și datorie contabilă.

• Instruiți angajații cum să utilizați QuickBooks. Trebuie să antrenezi angajații să folosească QuickBooks dacă ai o afacere de orice dimensiune din două motive de bază:

  • Cine știe cum să folosească QuickBooks este mai puțin probabil să facă erori inadvertente.

  • Înregistrările contabile greșite evită furtul angajaților. Formarea nu înseamnă numai înregistrări contabile mai exacte, ci și faptul că este mai puțin probabil să aveți un mediu favorabil furtului sau delapidării.

• Gestionați sistemul de contabilitate QuickBooks. Un sistem contabil ar trebui să fie un instrument pe care îl utilizați pentru a vă gestiona mai bine afacerea. Pentru ca sistemul să funcționeze, trebuie să gestionați sistemul respectiv. Puteți destul de ușor să vă asigurați că oamenii fac tot felul de lucruri pe care ar trebui să le facă prin crearea unor liste simple de verificare. Puteți utiliza aceste ca puncte de plecare pentru a vă construi propria listă de lucruri pe care funcționarul contabil sau managerul de birou trebuie să o facă în fiecare lună sau la sfârșitul fiecărui an.

O listă de sarcini contabile lunare

• Date de rezervă și mutate în afara sediului

• Conturi bancare reconciliate

• Toate facturile, notele de credit, declarațiile

• livrate

• Excepții raportate (de exemplu, facturi restante, facturi, ordine de cumpărare, obiecte stocate în stoc)

• O listă anuală de sarcini contabile

numere pentru înregistrarea permanentă

• Luați în considerare curățarea fișierelor de date dacă acestea sunt uriașe

• Închideți anul când ați terminat cu adevărat