Cum să faci o copie de fișiere de date QuickBooks 2014 - dummies

QuickBooks 2014 simplifică contabilii să lucreze cu fișiere de date ale clienților. Luați în considerare acest scenariu: Aveți un client care are nevoie de ajutor pentru finalizarea perioadei contabile a anului.

Aveți două opțiuni. În primul rând, puteți să mergeți la magazinul său, probabil că vă rămâneți blocat în trafic pe parcurs și vă aflați întrebându-vă dacă puteți factura clientului 150 $ pentru timpul de călătorie. În al doilea rând, aveți posibilitatea ca clientul să utilizeze funcția de copiere a contabilului QuickBooks pentru a vă trimite o copie a fișierului de date QuickBooks.

Puteți să examinați copia fișierului de date al acestui contabil, să faceți orice remediere sau modificări adecvate și apoi să trimiteți modificările care trebuie făcute clientului. Clientul poate importa cu ușurință aceste modificări în fișierul QuickBooks existent și poate merge pe drumul său vesel. Destul de curat, nu?

Clientul dvs. creează copia contabilă a fișierului de date QuickBooks utilizând versiunea QuickBooks și fișierul de date real și apoi creează un fișier pe care el îl trimite (cum ar fi prin poștă sau prin e- mail) sau că Intuit, producătorul QuickBooks, vă trimite. Din fericire, procesul este unul foarte simplu.

Iată ce trebuie să faceți clientul dvs. dacă clientul va avea grijă să vă trimită fișierul:

1. Alegeți fișierul → Contul contabilului → Activitatea clientului → comanda Salvare fișier.

   

   QuickBooks afișează un mesaj prin care îi întreabă pe client dacă vrea

   • O copie a unui fișier al unui contabil

   • O copie portabilă sau de rezervă a fișierului

   De asemenea, puteți crea o copie a unui contabil selectând fila → Creare copie și apoi faceți clic pe butonul Copiere a contabilului.

   Un fișier portabil este o copie reală live a fișierului de date QuickBooks care a fost ușor scruntit în dimensiune, astfel încât să fie mai ușor să vă deplasați (cum ar fi prin trimiterea prin e-mail a fișierului ca atașament). Un fișier de rezervă este oa doua copie a fișierului QuickBooks pe care îl creați (de obicei), astfel încât să aveți o copie a fișierului în cazul în care se întâmplă ceva rău cu fișierul de date QuickBooks original.

2. Selectați Copiere contabilă și apoi faceți clic pe Următorul pentru a continua.

3. Specificați o dată de divizare.

   Când un client face clic pe butonul Următorul pentru a continua cu crearea unei copii a unui contabil, QuickBooks îi cere data de divizare. Tranzacțiile care intră înaintea acestei date pot fi editate numai în copia contabilului. Tranzacțiile care se încadrează după această dată pot fi editate atât în ​​copia contabilului, cât și în copia clientului.

4. Faceți clic pe Următorul pentru a continua.

   Apare un alt mesaj, spunând clientului că QuickBooks trebuie să închidă toate ferestrele pentru a crea o copie a unui contabil.QuickBooks poate, de asemenea, să spună clientului introducerea unui disc.

5. Faceți clic pe OK și introduceți discul (dacă este necesar).

   QuickBooks afișează o fereastră de dialog Copiere actualizată a Salvați contabilul.

   

6. Denumiți copia contabilului.

   Utilizați caseta File Name (Nume fișier) din caseta de dialog Copy Save (Copiere) pentru a numi copia contabilă a fișierului de date QuickBooks. Dacă este necesar, clientul poate utiliza de asemenea lista verticală Salvare în pentru a specifica unde trebuie salvat copia fișierului de date QuickBooks al contabilului.

   Clientul trebuie să-și amintească unde este salvată copia fișierului contabilului. Acest fișier este dat contabilului - prin poștă electronică sau melc sau pe un disc - astfel încât să îl poată folosi.

7. Creați fișierul.

   După ce clientul numește copia fișierului de date al contabilului și indică, dacă este necesar, unde trebuie salvat copia contabilului, clientul face clic pe Salvați. QuickBooks salvează o copie a contabilului din fișierul de date QuickBooks.

   Apoi, acest fișier de date este transmis de către client la contabil. Cu alte cuvinte, clientul trebuie să trimită prin e-mail sau prin e-mail fișierul.

   Furnizorul dvs. de e-mail poate limita dimensiunea atașamentelor (inclusiv fișierele QuickBooks) pe care le puteți trimite prin e-mail. În cazul în care vă mărim lucrurile de dimensiune, puteți încărca fișierul QuickBooks pe site-ul Web Intuit selectând opțiunea Fișier → Copiere contabil → Activități client → Trimitere la contabil. Intuit trimite contabilului un mesaj cu un link clicabil pe care îl poate utiliza pentru a apuca fișierul.

   Copiile contabile utilizează trei tipuri de fișiere. Fișierul de transfer al contabilului (cu extensia de fișier.qbx) este ceea ce clientul creează și dă contabilului. Copia conturilor contabile (cu extensia de fișiere qba) este ceea ce lucrează contabilul după ce acesta deschide fișierul de transfer al contabilului. În sfârșit, există fișierul de export al contabilului (cu extensia de fișier.qby), care deține modificările care se întorc la client.

Evident, este posibil ca clientul dvs. să nu fie cel care face aceste pași; va trebui să faceți munca murdară. În ambele cazuri, totuși, așa funcționează procesul. Rețineți totuși că economiile în timp real pentru contabil și economiile de cost pentru client apar atunci când puteți obține clientului să aleagă comanda și să lucreze cu caseta de dialog.

Apoi poți încărca timp facturat pentru a lucra efectiv cu datele QuickBooks, mai degrabă decât pentru fiddle-faddling cu fișierul.