Cum să planificați sistemul QuickBooks 2014 - manechine

Dacă înțelegeți câteva elemente de imagine de ansamblu - ce contabilitate și ce sisteme de contabilitate - de la început, vom constata că procesul de instalare QuickBooks face mult mai mult sens.

Care este contabilitatea

Gândiți-vă la ceea ce face contabilitatea. Oamenii pot argumenta despre micile detalii, dar majoritatea ar fi de acord că contabilitatea are următoarele patru lucruri importante:

• Măsoară profiturile și pierderile

• Rapoarte privind situația financiară a unei firme (active, pasive și valoare netă)

• Furnizează înregistrări detaliate ale activelor, datoriilor și conturilor de capital propriu

• Furnizează informații financiare către părțile interesate, mai ales managementul

Ce sisteme de contabilitate fac

Acum, aruncați o scurtă privire asupra sistemelor contabile sau cel puțin la sistemele de contabilitate pentru întreprinderile mici, de obicei:

• Să întocmească situații financiare, inclusiv declarații de venit, bilanțuri și alte rapoarte contabile.

• Generați formulare de afaceri, inclusiv cecuri, salarii, facturi, declarații ale clienților și așa mai departe.

• Mențineți evidențe detaliate ale conturilor cheie, inclusiv numerar, conturi de încasat (sumele pe care clienții le datorează unei firme), conturi de plătit (sumele pe care o companie le datorează vânzătorilor), elemente de inventar, active fixe și așa mai departe.

• Efectuați funcții specializate de gestionare a informațiilor. De exemplu, în industria editorială, editorii de cărți plătesc de multe ori drepturi de autor. Deci, contabilitatea de redevențe este o sarcină pe care sistemele contabile ale editorilor trebuie să le facă de obicei.

Ce QuickBooks face

Bine, după ce înțelegeți ce înseamnă contabilitatea și ce sisteme contabile fac de obicei, puteți vedea cu o anumită perspectivă ce face QuickBooks:

• Creează declarații financiare

• verificări, plăți, facturi pentru clienți, declarații ale clienților, memorii de credit și comenzi de achiziție

• ține evidența detaliată a unei mii de conturi cheie: numerar, conturi de încasat, conturi de plătit și inventar în setări simple

QuickBooks face trei patru lucruri pe care le-ați aștepta la un sistem contabil. Cu toate acestea, QuickBooks nu furnizează chestii de specialitate de contabilitate. De exemplu, QuickBooks nu face contabilitate de drepturi de autor.

Și acum pentru vestea proastă

Deci QuickBooks face trei dintre cele patru lucruri pe care le fac sistemele contabile, dar nu face totul. QuickBooks este adesea o soluție contabilă incompletă. Aveți grijă, prin urmare, să vă stabiliți așteptările. În mod tipic, trebuie, de asemenea, să găsiți soluții pentru unele dintre cerințele dvs. contabile speciale.

QuickBooks oferă utilizatorilor și întreprinderilor o mare flexibilitate. Deci, revenind la exemplul anterior, un editor de carte poate face multe din ceea ce trebuie să facă pentru contabilitatea de redevență în QuickBooks. Această operațiune de contabilitate de drepturi de autor necesită pur și simplu o anumită sumă de fidelitate, deoarece afacerea înființează QuickBooks.

Cu toate acestea, QuickBooks (sau cel puțin cele mai populare versiuni ale QuickBooks) suferă câteva deficiențe semnificative:

• QuickBooks Pro nu oferă o modalitate bună de a face față fabricării inventarului. Cu toate acestea, QuickBooks Premier și QuickBooks Enterprise Solutions suportă o simplă contabilitate de fabricație.

  Și QuickBooks Enterprise Solutions oferă câteva capabilități suplimentare de gestionare a stocurilor (site-uri multiple de inventar, urmărirea numărului de serie și a numărului de serie și costul FIFO), ca parte a caracteristicii Advance Inventory. (Aceste versiuni ale QuickBooks vă ajută să explicați procesul de transformare a materiilor prime în produse finite și de asemenea să faceți față unor complexități din inventarul real.)

• Numai soluțiile QuickBooks Enterprise Solutions se ocupă de situația depozitării inventarului în mai multe locații. Cu alte cuvinte, QuickBooks Pro și QuickBooks Premier arată pur și simplu, de exemplu, că aveți 3 000 widget-uri. Nu vă permite să țineți evidența faptului că aveți 1 000 de widget-uri în depozit, 500 de widgeturi din magazinul A și 1 500 de widget-uri din magazinul B.

În ciuda faptului că QuickBooks poate fi un soluția incompletă și nu poate gestiona inventarul așa cum doriți sau aveți nevoie, QuickBooks este încă o soluție foarte bună. Nu, așteaptă, asta nu e destul de puternic. Ce face QuickBooks, se descurcă foarte bine.

Este mult mai probabil ca un produs software de contabilitate cu 600 de utilizatori, de exemplu, să fie întrerupt, mai degrabă decât un produs ca QuickBooks, care are 4 milioane de clienți.