Cum să pregătești o factură în QuickBooks 2016 - manechine

După ce ați finalizat toate lucrările preliminare, pregătirea unei facturi cu QuickBooks 2016 este o comandă rapidă. Fără alte detalii, iată cum să creați o factură:

1. Afișați fereastra Creare facturi selectând Customers → Create Faults.

   Se afișează fereastra Creare facturi.

   

   Fereastra Creare facturi.

2. Selectați formularul de șablon sau de factură pe care doriți să îl utilizați din lista derulantă Șablon amplasată în colțul din dreapta sus.

   Care dintre ele apare în mod implicit depinde de ceea ce ați spus QuickBooks despre afacerea dvs. în timpul instalării QuickBooks. De asemenea, vă puteți crea propriul.

3. Identificați clientul și, dacă este necesar, lucrarea utilizând lista derulantă Client: Job.

   Parcurgeți lista derulantă Client: Job până când vedeți numele clientului sau al jobului de care aveți nevoie; apoi faceți clic pe el.

4. (Opțional) Atribuirea unei clase facturii.

   Dacă utilizați clase pentru a urmări cheltuielile și veniturile, activați lista verticală Clasă și selectați o clasă adecvată pentru factură. Pentru a activa sau a dezactiva această metodă de clasificare a tranzacțiilor, alegeți Modificați → Preferințe, faceți clic pe Contabilitate din stânga, faceți clic pe fila Preferințe companie, apoi selectați sau debifați caseta de selectare Utilizare urmărire clasă.

5. Dați data facturii.

   Apăsați de mai multe ori tasta Tab pentru a muta cursorul în caseta de text Data. Apoi introduceți data corectă în format MM / DD / AAAA. De asemenea, puteți utiliza următoarele coduri secrete pentru a schimba data:

   • Apăsați + (simbolul plus) pentru a deplasa data într-o zi.

   • Apăsați - (simbolul minus) pentru a muta data într-o zi.

   • Apăsați T pentru a schimba data până la data de astăzi.

   • Apăsați M pentru a schimba data în prima zi a lunii.

   • Apăsați H pentru a schimba data în ultima zi a lunii.

   • Apăsați Y pentru a schimba data în prima zi a anului.

   • Apăsați R pentru a schimba data în ultima zi a anului.

   De asemenea, puteți să faceți clic pe butonul din partea dreaptă a câmpului Date pentru a afișa un calendar mic. Pentru a selecta o dată din calendar, faceți clic pe data dorită.

6. (Opțional) Introduceți un număr de factură în caseta de text Factură #.

7. Remediază factura pentru a se adresa, dacă este necesar.

   QuickBooks captează adresa de facturare din lista de clienți.

8. Fixați nava pentru a se adresa, dacă este necesar.

   QuickBooks captează, de asemenea, adresa de expediere din lista de clienți.

9. (Optional … sort of) Furnizați numărul comenzii de achiziție în caseta text P.O. Number.

   În cazul în care clientul emite comenzi de achiziție (PO), introduceți numărul comenzii de achiziție care autorizează această achiziție.

10. Specificați termenii de plată selectând o opțiune din lista derulantă Termeni.

11. (Opțional) Denumiți reprezentantul de vânzări.

    Dacă doriți să urmăriți vânzările de reprezentanți de vânzări, utilizați lista verticală Rep. Pentru a adăuga rapid un reprezentant de vânzări, selectați Adăugați nou și apoi utilizați casetele de dialog la îndemână afișate de QuickBooks. Pentru a lucra cu lista Rep. Vânzări, selectați Liste → Liste de profil clienți și furnizori → Listă vânzări Rep.

12. Specificați data de expediere dacă este altceva decât data facturii.

13. Specificați metoda de expediere.

14. Specificați punctul FOB utilizând caseta de text F. O. B.

    FOB înseamnă gratuit la bord. Punctul FOB este mai important decât pare pentru prima dată deoarece punctul FOB determină momentul în care are loc transferul proprietății, care plătește transportul de mărfuri și care suportă riscul de deteriorare a bunurilor în timpul transportului.

    Dacă un transport este gratuit la bordul navei, proprietatea asupra produselor vândute se transferă cumpărătorului imediat ce mărfurile părăsesc docul de expediere al vânzătorului. În acest caz, cumpărătorul plătește transportul de mărfuri și suportă riscul de deteriorare a transportului.

    În cazul în care un transport este gratuit la bordul destinației, proprietatea asupra bunurilor care sunt vândute se transferă la cumpărător imediat ce mărfurile ajung în docul de expediere al cumpărătorului. Vânzătorul plătește transportul de marfă și suportă riscul deteriorării transportului.

15. Introduceți fiecare element pe care îl vindeți.

    Deplasați cursorul la primul rând din caseta Codul Cantitate / Element / Descriere / Preț Fiecare / Sumă / Listă de taxe. După ce mutați cursorul într-un rând din caseta listă, QuickBooks transformă câmpul Codul articolului într-o listă derulantă. Activați lista derulantă Codul articolului din primul rând gol din caseta listă, apoi selectați elementul.

    Dacă aveți nevoie de alte elemente pe factură, utilizați restul rândurilor goale din caseta listă pentru a introduce fiecare.

16. Introduceți elementele speciale pe care factura ar trebui să le includă.

    Pentru a descrie oricare dintre articolele speciale, activați lista derulantă Code Item din următorul rând gol și apoi selectați elementul special.

    Dacă doriți să includeți un articol de reducere și să îl aplicați la mai multe elemente, trebuie să lipiți un element subtotal pe factură după inventar sau alte elemente pe care doriți să le reduceți. Apoi lipiți un element de reducere direct după elementul Subtotal. QuickBooks calculează reducerea ca procent din subtotal.

17. (Opțional) Adăugați un mesaj client.

    Faceți clic pe caseta Mesaj client, activați lista derulantă și selectați un mesaj client inteligent. Pentru a adăuga mesaje client la lista Mesaje client, selectați opțiunea Adăugare nouă și apoi completați caseta de dialog pe care se afișează QuickBooks.

18. Specificați impozitul pe vânzări.

    Dacă nu este corectă, deplasați cursorul în caseta Listări fiscale, activați lista verticală și selectați impozitul corect pentru vânzări.

19. (Cu adevărat opțional) Adăugați o notă.

    Puteți adăuga o descriere a memorii facturii dacă doriți. Această notă nu se imprimă pe facturi - numai în declarația clientului.

    

    O fereastră de generare a facturilor.

20. Dacă doriți să întârziați imprimarea acestei facturi, selectați caseta de selectare Imprimare mai târziu, care apare cu panglica butoanelor și cutiilor deasupra părții principale a ferestrei Creare facturi.

21. Salvați factura făcând clic pe butonul Salvați & Nou sau pe butonul Salvare & Închidere din partea de jos a ferestrei.

    QuickBooks salvează factura pe ecran.