Cum să pregătiți o factură în QuickBooks Online - dummies

Introduceți facturi în QBO pentru a informa clienții că vă datorează bani pentru mărfurile pe care le-ați vândut sau serviciile pe care le-ați efectuat lor. În QBO, puteți să pregătiți facturi și să le trimiteți prin e-mail sau prin intermediul serviciului poștal al S.U.A.

Atunci când pregătiți o factură, includeți informații despre ceea ce vindeți clientului prin includerea elementelor pe factură. Creați elemente pentru servicii și pentru produse utilizând lista de produse și servicii. Pentru a introduce o factură, urmați acești pași:

1. Selectați Tranzacții → Vânzări pentru a afișa pagina Tranzacții de vânzare.

2. Faceți clic pe butonul Nou tranzacție și, din lista care apare, faceți clic pe Factură.

   QBO afișează fereastra Factură prezentată aici.

   

   Antetul și secțiunea Detalii din fereastra Factură.

3. Alegeți un client.

   QBO afișează adresa poștală a clientului, termenii de plată, data facturii, data scadenței și opțiunea Trimiteți mai târziu. Figura arată, de asemenea, un câmp Crew # care apare deoarece factura a fost personalizată.

   Dacă un panou apare în partea dreaptă, acesta afișează tranzacțiile pe care ați putea dori să le legați la factura pe care o creați.

4. Verificați dublu Data facturii, data scadenței și termenii și efectuați o selecție corespunzătoare în caseta de validare Trimiteți mai târziu.

   Dacă doriți să trimiteți facturi prin e-mail, puteți să vă configurați preferințele în Setările companiei; dați clic pe pictograma Gear de lângă numele companiei și alegeți Setări companie.

5. Completați produsele și serviciile pe care le cumpără clientul:

   1. Faceți clic pe coloana Produs / serviciu și selectați un element corespunzător pentru factura pe care o creați.

      Puteți introduce caractere în coloana Produs / Service și QBO vă va ajuta să găsiți elementul.

   2. Opțional, modificați coloana Descriere pentru elementul selectat.

   3. Utilizați coloanele Cantitate, Rată și Sumă pentru a furniza cantitatea de articol selectat pe care îl vindeți, rata pe care o încărcați pentru fiecare element și suma pe care clientul ar trebui să o plătească. Când furnizați două dintre valorile Cantitate, Rată și Sumă, QuickBooks calculează a treia valoare.

   4. Dacă este cazul, verificați caseta Fiscală.

   5. Repetați pașii a la d pentru a adăuga mai multe elemente la factură.

6. Puteți derula în jos în fereastra Factură, după cum se arată aici, și puteți selecta o rată a impozitului pe vânzări și, dacă este cazul, o sumă de reducere sau procentaj.

   

   Utilizați partea de jos a ferestrei facturii pentru a gestiona impozitul pe vânzări, informațiile cu discount, mesajele și atașamentele.

   Veți vedea opțiunea Taxa de impozit pe vânzări pe facturi numai dacă ați activat caracteristica Impozitul pe vânzări prin alegerea impozitului pe vânzări → Setarea ratelor de impozit pe vânzări.

   De asemenea, puteți aplica o reducere la factură dacă ați activat preferința companiei pentru a afișa caseta Discount; introduceți un mesaj către client; introduceți informații în caseta Memorandum de declarație, pe care QBO o transferă direct la orice declarație pe care o creați în viitor; și să atașați un document electronic facturii.

   Dacă în caseta de dialog Setări companie activați preferința de a afișa caseta Depozit în partea de jos a facturii, o puteți utiliza pentru a reduce suma facturii cu suma depunerii plătite de client.

   Puteți controla dacă reducerea este o reducere înainte de impozitare sau după impozitare făcând clic pe comutatorul care apare în partea stângă a caselor Discount and Tax Rate. Apăsând pe comutator se schimbă poziția celor două casete; atunci când caseta Discount apare în partea de sus, reducerea este înainte de impozitare.

7. Pentru a atașa un document electronic la factură, faceți clic în caseta Atașamente și navigați la document sau glisați și fixați copia electronică în caseta Atașamente.

8. În partea de jos a ferestrei, puteți

   • Anulați factura sau ștergeți fereastra și începeți din nou.

   • Faceți clic pe Imprimare sau Previzualizare pentru a imprima sau previzualiza factura.

   • Faceți clic pe Recurgeți pentru a configura factura ca factură recurentă pe care intenționați să o trimiteți într-un program specificat de dvs.

   • Faceți clic pe Personalizați pentru a personaliza formularul de facturare.

   • Faceți clic pe Salvați pentru a atribui un număr de factură și a salva factura în QBO.

   • Faceți clic pe Salvați și Trimiteți pentru a atribui un număr de factură, a salva factura și a trimite o copie unui client.

   Apare o fereastră în care puteți scrie un mesaj de poștă electronică și consultați o previzualizare a facturii. După ce trimiteți factura, informațiile despre ora de e-mail și despre ștampila de date apar în antet.

   Puteți să faceți clic pe săgeata de lângă Salvare și trimitere și apoi să alegeți Salvare și nou pentru a salva factura și a începe o altă factură sau pentru a salva factura și a închide fereastra Factură. Opțiunea pe care o alegeți va apărea data viitoare când veți afișa fereastra Factură. De fapt, în orice fereastră de tranzacție, alegerea pe care o faceți se va afișa data viitoare când deschideți fereastra.