Cum să rapid de rezervă QuickBooks 2016 - dummies

Sunteți ocupat. Nu aveți timp să vă păcăliți cu QuickBooks. Vrei doar să faci o treabă acceptabilă de rezervă și ai decis cât de des ai de gând să o faci. Sună ca situația ta? Apoi urmați acești pași:

1 Introduceți un disc / disc gol în unitatea corespunzătoare.

Aveți posibilitatea să creați copii de rezervă pentru orice disc amovibil, inclusiv dispozitive de memorie flash, hard disk portabil și CD-uri care pot fi inscripționate. Totuși, rețineți că Intuit (producătorul QuickBooks) vă recomandă să nu utilizați comanda de backup QuickBooks pentru a muta un fișier de backup pe un CD.

În schimb, Intuit vă recomandă să faceți o copie de rezervă a fișierului pe hard disk și apoi să utilizați comanda Windows File Copy pentru a inscripționa fișierul pe disc. Această abordare de rezolvare tinde să rezolve unele dintre problemele de scriere a CD-urilor pe care le întâmpină oamenii atunci când copiază direct pe un CD de pe QuickBooks.

Aveți posibilitatea să efectuați copii de siguranță la orice disc fix, cum ar fi unitatea hard disk sau un disc de rețea, dar avantajul unui disc detașabil este că îl puteți stoca într-o altă locație. Ca compromis, puteți utiliza și un disc de rețea. De obicei, nu doriți să utilizați hard diskul (deși acest lucru este mai bun decât nimic) deoarece una dintre dezastrele care ar putea apărea în datele QuickBooks este o eșec al unității hard disk.

De asemenea, puteți crea copii de rezervă ale fișierelor QuickBooks într-o zonă de stocare online.

2Dacă stocați date pentru mai multe companii, asigurați-vă că compania a cărei date doriți să o creați înapoi este compania activă.

Pentru a afla dacă compania corectă este activă, trebuie doar să te uiți la bara de titlu a ferestrei de aplicații QuickBooks, care numește compania activă. (Dacă nu vă amintiți să configurați mai multe fișiere, nu vă faceți griji. Probabil că aveți doar un fișier - cazul obișnuit.)

3Selectați fișierul → Compania de rezervă → Creați copia de rezervă locală pentru a începe operația de salvare de rezervă.

QuickBooks afișează caseta de dialog Creare copie de rezervă.

Dacă utilizați QuickBooks în modul multi-utilizator, trebuie să treceți la modul single-user înainte de a face copii de siguranță ale fișierului. Pentru a face acest lucru, alegeți File → Switch to Mod Single User.

4Turn QuickBooks unde doriți să creați copii de siguranță ale fișierului de date QuickBooks.

Când QuickBooks afișează caseta de dialog Creare copie de rezervă, specificați locația pentru copia de rezervă selectând butonul radio Online Backup sau Local Backup.

Pentru a crea copii de siguranță ale fișierului QuickBooks local, selectați opțiunea Local Backup.

5 Descrieți modul în care QuickBooks ar trebui să facă copii de rezervă ale fișierului dvs. de date.

Cu prima casetă de dialog Creare copie de rezervă afișată încă, faceți clic pe butonul Opțiuni. QuickBooks afișează caseta de dialog Opțiuni de backup, din care specificați cum și când QuickBooks salvează fișierul de date:

Alegeți o locație implicită. Specificați unde trebuie localizat fișierul de rezervă. Puteți face acest lucru fie prin introducerea căii de acces a directorului de copiere de rezervă în caseta Spuneți unde să salvați copiile de rezervă (greu) sau făcând clic pe butonul Răsfoire și apoi utilizând caseta de dialog Răsfoire pentru dosar pe care Windows o afișează pentru a alege locația de rezervă prestabilită.

Ajustați operația de copiere de rezervă. Caseta de dialog Opțiuni de backup oferă câteva casete de selectare pe care le puteți utiliza pentru a regla vechea operațiune de salvare QuickBooks. Data adăugării datei și orei de rezervă la caseta de selectare a fișierului, dacă este selectată, nu face decât ceea ce se spune. Limitarea numărului de copii de rezervă din acest dosar În caseta de validare [X] se indică că QuickBooks limitează numărul de copii de rezervă ale fișierului QuickBooks pe care le stochează în folderul de copiere de rezervă. Numărul implicit de copii de rezervă păstrate la îndemână este de trei; ar trebui să fie bine.

Specificați regula de reamintire a rezervelor. Aveți posibilitatea să selectați Remind Me to Back Up când închid fișierul companiei mele Fiecare casetă de validare [X] Times pentru a spune QuickBooks că ar trebui să vă reamintească atât de des pentru a crea copii de rezervă. În mod implicit, QuickBooks vă reamintește la fiecare a patra oară când închideți un fișier de date, însă puteți înlocui valoarea din caseta de text pentru a specifica o altă frecvență de memento de rezervă.

Selectați o opțiune de verificare a datelor. QuickBooks oferă trei opțiuni de verificare a datelor: Verificare completă (sigură, dar lentă), Verificare mai rapidă (rapidă, dar nu atât de amănunțită) și Nici o verificare (vă salvează puțin timp acum cu riscul unor probleme imense ulterior). Opțiunea de verificare completă este recomandată de QuickBooks.

Când terminați cu caseta de dialog Opțiuni de backup, faceți clic pe OK și apoi pe Următorul. QuickBooks afișează cea de-a doua casetă de dialog Creare copie de rezervă.

6 Determinați când QuickBooks ar trebui să facă copii de rezervă ale fișierului dvs. de date.

A doua casetă de dialog Expert Backup oferă butoanele de opțiuni pe care le utilizați pentru a programa atunci când doriți să creați copii de rezervă. De exemplu, pentru a indica faptul că doriți să creați copii de rezervă la fața locului, selectați butonul radio Salvați acum.

Notă: În prima dată când efectuați o copie de rezervă a fișierului QuickBooks folosind comanda Create Backup, QuickBooks nu vă întreabă când ar trebui să facă copii de rezervă ale fișierului dvs. de date. QuickBooks salvează doar fișierul de date, sărind peste acest pas.

7 Confirmați locația și numele fișierului de rezervă.

Cu a doua casetă de dialog Expert de salvare de rezervă afișată, faceți clic pe Următorul. QuickBooks afișează caseta de dialog Save Save Backup Copy.

Doar pentru a fi în siguranță, confirmați că numele de fișier și locația dosarului afișate în caseta de dialog Copiere copie de rezervă sunt corecte. Dacă locația dosarului nu este corectă, selectați o nouă locație de folder din lista derulantă Salvare în. Dacă numele fișierului nu este corect, modificați numele afișat în caseta de text Numele fișierului.

8Click Salvează.

QuickBooks salvează fișierul de date și afișează o casetă de mesaje care vă spune că a salvat fișierul. Mesajul oferă, de asemenea, numele de fișier de rezervă și locația folderului.