Cum să înregistrați și să tipăriți cecuri din QuickBooks - dummies

Evident, orice afacere scrie cecuri pentru a plăti facturile și a plăti angajații. QuickBooks include o comandă și o fereastră specială pentru înregistrarea și eventuala tipărirea controalelor.

Pentru a înregistra sau imprima cecuri, urmați acești pași:

1Selectați comanda Banking → Write Checks.

Când QuickBooks afișează fereastra Check Checks, utilizați lista derulantă Cont bancar pentru a selecta contul corect pe care să scrieți un cec.

2 Folosiți câmpul Nr. (Verificați numărul) pentru a identifica numărul de verificare.

Dacă încă nu cunoașteți numărul de verificare deoarece nu ați imprimat cecul, lăsați câmpul Nr. Necompletat. Apoi, bifați caseta de selectare Imprimare mai târziu, care apare în fila Principală din fereastra Cicluri de scriere.

Când bifați caseta de selectare Imprimare mai târziu, QuickBooks afișează fraza Pentru a tipări în câmpul Nr.

3 Utilizați câmpul Date pentru a înregistra data la care este scris sau va fi scrisă.

Puteți introduce data de verificare în format mm / zi / aaaa. Puteți, de asemenea, să introduceți datele ca fiind doar mmdd sau m / dd, iar QuickBooks le transformă în mm / dd / aaaa. Astfel, 3/17, 0317 și 03/17/2014 sunt toate modalitățile valide pentru a intra în aceeași dată, dacă anul curent este 2014.

Alternativ, puteți face clic pe butonul de calendar mic care apare în partea dreaptă a Câmpul de date. Când faceți clic pe butonul Calendar, QuickBooks afișează un calendar pop-up. Pentru a selecta o zi afișată în calendar, faceți clic pe zi. Calendarul pop-up include, de asemenea, o pereche de butoane pe care le puteți face clic pentru a derula înainte și înapoi prin luni.

4 Utilizați câmpul Plătiți la ordine pentru a identifica persoana sau afacerea pe care o plătiți cu cecul.

Dacă verificarea pe care o înregistrați este prima verificare pe care ați realizat-o vreodată cu beneficiarul, trebuie să introduceți numele beneficiarului în câmpul Plătiți la ordinul de plată.

Dacă ați plătit anterior beneficiarului, puteți să faceți clic pe butonul săgeată din capătul din dreapta al câmpului Plătiți la ordine. Când faceți acest lucru, QuickBooks afișează o listă a beneficiarilor anteriori. Puteți selecta un beneficiar din această listă făcând clic pe nume.

5Mutați cursorul de selecție în câmpul Dollars (sau suma) și introduceți suma de verificare.

QuickBooks scrie suma cecului pe linia de sub câmpul Plătiți la ordine.

6 (Opțional) Furnizați o adresă.

Dacă doriți, puteți utiliza blocul de adrese pentru a furniza adresa beneficiarului. Rețineți că QuickBooks scrie numele beneficiarului pe prima linie a blocului de adrese atunci când completați câmpul Plata către ordinea de pe câmp. Puteți adăuga manual celelalte linii în blocul de adrese.

7 (Opțional) Furnizați o descriere a memoriei.

Puteți utiliza câmpul Memo pentru a furniza sau înregistra informații suplimentare. Dacă doriți să imprimați cecul, de exemplu, puteți utiliza câmpul Memo pentru a identifica numărul contului dvs. sau numărul facturii pe care o plătește cecul.

8 (Opțional) Selectați caseta de validare Pay Online din fila Memo.

Deci, iată afacerea: Dacă ați spus băncii dvs. că doriți să faceți lucrul online banking și ați urmat instrucțiunile de configurare, puteți selecta caseta de validare Pay Online (care apare după ce ați configurat online bancar). Această setare indică QuickBooks să transmită această informație de verificare băncii dvs., împreună cu instrucțiuni către bancă pentru efectuarea plății.

9Distribuiți suma de cec la conturile corespunzătoare de cheltuieli sau de active.

Dacă cecul plătește pentru o anumită cheltuială sau achiziționează un anumit activ, faceți clic pe fila Cheltuieli. Apoi utilizați linii sau rânduri din fila Cheltuieli pentru a identifica contul și suma pe care o plătește cecul. Dacă clasificați cheltuielile ca pe o cheltuială pentru un anumit client sau un loc de muncă, puteți utiliza suma facturată? pentru a indica dacă acest element trebuie facturat mai târziu clientului.

10 Descrieți elementele pe care le cumpără cecul.

Figura prezintă fila Elemente din fereastra de verificare a scrierelor. Utilizați fila Elemente atunci când scrieți un cec pentru achiziționarea articolelor afișate și descrise în lista de articole. De exemplu, dacă scrieți un cec de 1.000 $ pentru a cumpăra 1, 000 $ 1 articole pentru inventar, utilizați fila Elemente. Pentru a utiliza fila Elemente, identificați articolul achiziționat introducând codul sau numele articolului în coloana Articol.

11Pentru a imprima un cec, faceți clic pe butonul Imprimare.

Alternativ, dacă doriți să imprimați cecuri într-un lot, după ce ați înregistrat ultima verificare pe care doriți să o imprimați, faceți clic pe săgeata în jos sub butonul Print. Când QuickBooks afișează meniul Print, alegeți comanda Print Batch. QuickBooks afișează caseta de dialog Selectare verificări pentru imprimare.

Selectați verificările pe care doriți să le imprimați făcând clic pe ele. Utilizați caseta First Check Number pentru a identifica numărul primului formular de verificare pe care îl puteți folosi pentru imprimare.

12 Faceți clic pe OK.

Când QuickBooks afișează caseta de dialog Print Checks, utilizați zona Check Style pentru a identifica tipul de formulare de verificare pe care tipăriți. Dacă utilizați verificări în stil standard sau portofel, trebuie să indicați și numărul de cecuri. Apoi faceți clic pe butonul Imprimare.

13După ce descrieți verificarea și motivele pentru scrierea cecului, faceți clic pe butonul Salvare & Închidere sau pe Salvare & Nouă.

Butonul Salvare & Închidere salvează verificarea și, de asemenea, închide fereastra Cicluri de scriere. Faceți clic pe butonul Salvați & Nou pentru a salva cecul și apoi redeschideți fereastra Cicluri de scriere pentru a putea înregistra o altă verificare. Dacă nu doriți să salvați cecul, faceți clic pe butonul Ștergere.