Cum se execută programul de instalare QuickBooks 2013 - dummies

După ce instalați programul QuickBooks 2013, programul de instalare poate să pornească automat QuickBooks și apoi să deschidă QuickBooks Setup pentru dvs. De asemenea, puteți porni programul QuickBooks Setup pornind de la programul QuickBooks în același mod în care porniți orice program de pe computer. După ce îl deschideți, alegeți comanda Fișier → Companie nouă pentru a porni configurarea QuickBooks.

Big QuickBooks 2013 Bine ați venit

Se va afișa rapid ecranul de setare a afacerii dvs. QuickBooks 2013 Setup, când alegeți comanda Nou companie. Ecranul oferă câteva informații generale despre înființarea unei noi companii în cadrul QuickBooks. Ecranul oferă, de asemenea, link-uri - cum ar fi link-ul pe care puteți face clic pentru a obține ajutor de la un consultant certificat QuickBooks.

(mai întâi, QuickBooks Pro Advisors sunt oameni care au făcut un test despre QuickBooks și au plătit aproximativ 500 de dolari companiei Intuit pentru a obține o copie a QuickBooks și să fie listate pe site-ul QuickBooks ca QuickBooks Pro Advisors). citiți informațiile din acest ecran, dar când sunteți gata să începeți, faceți clic pe butonul Express Start.

QuickBooks 2013 Express Start metoda

QuickBooks 2013 oferă o versiune accelerată a procesului de configurare QuickBooks, pe care îl puteți utiliza când nu doriți să personalizați configurarea.

Dacă faceți clic pe butonul Express Start, QuickBooks colectează câteva informații despre compania dvs. și, pe baza acestor informații, stabilește un fișier de companie care ar trebui să funcționeze pentru o afacere ca dvs.

QuickBooks 2013 Metoda de configurare avansată

Butonul Advanced Setup (Configurare avansată), dacă faceți clic pe acesta, pornește interviul EasyStep, care vă plimbă printr-o grămadă de ecrane pline de informații care vă permit să specificați mai exact modul în care fișierul companiei pe care QuickBooks îl stabilește uite.

Pentru a trece la următorul ecran în interviul EasyStep, faceți clic pe butonul Următorul. Pentru a vă deplasa la ecranul anterior, faceți clic pe butonul Înapoi. Dacă vă descurajați și doriți să renunțați, puteți face clic pe butonul Plecare. Dar încercați să nu vă descurajați.

Setarea informațiilor despre companie în QuickBooks 2013

Primele câteva ecrane ale Interviului EasyStep colectează câteva informații importante despre afacerea dvs., inclusiv numele companiei dvs. și numele legal al firmei, adresa firmei dvs., numărul, prima lună din anul fiscal (de regulă, ianuarie), tipul de formă de impozit pe venit pe care firma dvs. îl utilizează pentru a raporta la IRS și industria sau tipul de companie pe care o desfășurați (vânzare cu amănuntul, servicii etc.).

După colectarea acestor informații generale ale companiei, QuickBooks creează fișierul de date al companiei care stochează informațiile financiare ale firmei dvs. QuickBooks sugerează un nume implicit sau un fișier de date QuickBooks bazat pe numele companiei. Tot ce trebuie să faceți este să acceptați numele sugerat și locația sugerată a dosarului (dacă nu doriți să salvați fișierul de date în dosarul Documentele mele, ceea ce nu este o idee proastă).

Personalizați setarea pentru QuickBooks 2013

După ce QuickBooks colectează informațiile generale despre companie menționate în paragrafele precedente, interviul EasyStep vă întreabă câteva întrebări foarte specifice despre modul în care vă conduceți afacerea pentru a putea seta preferințele QuickBooks. Preferințele, de fapt, activează sau dezactivează diferite funcții contabile în cadrul QuickBooks, controlând prin urmare modul în care QuickBooks funcționează și arată. Iată tipurile de întrebări pe care interviul EasyStep cere să setați preferințele QuickBooks:

Firma dvs. menține inventarul?

Vreți să urmăriți inventarul pe care îl cumpărați și vindeți?

• Colectați impozitul pe vânzări de la clienții dvs.?

• Vreți să utilizați comenzi de vânzări pentru a urmări comenzile clienților și comenzile înapoi?

• Doriți să utilizați QuickBooks pentru a vă ajuta la salarizarea angajaților dvs.?

• Aveți nevoie să urmăriți mai multe valute în QuickBooks, deoarece aveți de-a face cu clienții și vânzătorii din alte țări și acești oameni au în mod regulat îndrăzneala să plătească sau să vă factureze într-o altă valută decât cea utilizată de țara dvs.?

• Doriți să urmăriți timpul pe care dumneavoastră sau angajații dumneavoastră îl cheltuiți pentru locuri de muncă sau proiecte pentru clienți?

• Cum doriți să gestionați facturile și plățile (introduceți cecurile direct sau introduceți mai întâi facturile și plățile mai târziu)?

• Setați-vă data de început a QuickBooks 2013

• Poate că decizia cheie pe care o faceți în configurarea oricărui sistem contabil este ziua în care începeți să utilizați noul dvs. sistem. Aceasta se numește

data de conversie

. De obicei, doriți să începeți să utilizați un sistem contabil fie în prima zi a anului, fie în prima zi a unei noi luni. Vi se solicită să identificați data de începere folosind caseta de dialog afișată. Cel mai ușor timp pentru a începe să utilizați un nou sistem contabil este la începutul anului. Motivul? Trebuie să introduceți un echilibru mai simplu de verificare. La începutul anului, de exemplu, introduceți numai soldurile privind activele, pasivele și contul de capital propriu.

În orice alt moment, introduceți, de asemenea, veniturile anuale și conturile anuale de cheltuieli. În mod tipic, aveți la dispoziție numai informațiile de venit și cheltuieli de la începutul lunii. Din acest motiv, singura altă dată de început fezabilă pe care o puteți alege este începutul unei luni.

În acest caz, veți obține venituri anuale până la sfârșitul lunii precedente din sistemul dvs. contabil anterior. De exemplu, dacă ați utilizat contabilitatea Peachtree, obțineți venituri și cheltuieli anuale de la Peachtree.

După ce furnizați data de începere, ați furnizat informațiile de bază ale companiei; ați identificat majoritatea preferințelor dvs. contabile; și ați identificat data la care doriți să începeți să utilizați QuickBooks.Aproape ai terminat.

Dacă faceți clic pe butonul Lăsați, QuickBooks vă lasă în programul QuickBooks, gata să ajungă la lucru. Cu toate acestea, procesul de interviu EasyStep nu este pierdut pentru totdeauna; pentru a reveni la interviu, deschideți fișierul pe care l-ați înființat. Când o faci, Interviul EasyStep repornește.

Consultați planul de conturi sugerat de programul de configurare QuickBooks 2013

La sfârșitul interviului EasyStep, pe baza informațiilor pe care le furnizați despre tipul dvs. de industrie și formularul de returnare fiscală pe care îl depuneți la IRS, QuickBooks sugerează un set inițial de conturi, pe care contabilii îl numesc un plan de conturi. Aceste conturi sunt categoriile pe care le folosiți pentru a vă urmări veniturile, cheltuielile, activele și capitalul propriu.

Figura următoare arată ecranul pe care Interviul EasyStep afișează pentru a vă afișa aceste conturi.

Conturile pe care QuickBooks le marchează cu un cec, așa cum explică ecranul, sunt conturile recomandate. Și dacă nu faceți altceva, aceste conturi verificate sunt cele pe care le veți folosi (cel puțin pentru a începe) în QuickBooks. Cu toate acestea, puteți elimina un cont sugerat făcând clic pe marcajul de selectare. QuickBooks elimină semnul de bifare și asta înseamnă că contul nu va face parte din planul final de conturi.

De asemenea, puteți să faceți clic pe un cont pentru a adăuga un marcaj de selectare și să aveți contul inclus în planul de conturi inițial.

Puteți să faceți clic pe butonul Restaurare recomandări din partea de jos a listei pentru a vă întoarce la planul de conturi inițial recomandat (dacă ați făcut modificări pe care decideți mai târziu că nu doriți).

Când tabelul de conturi sugerat vă arată bine, faceți clic pe Următorul. Este bine să acceptați doar ceea ce sugerează QuickBooks deoarece puteți schimba schema de conturi mai târziu.

Adăugați informațiile în fișierul Companiei de configurare QuickBooks 2013

Indiferent dacă utilizați metoda Express Start de creare a unui fișier al companiei sau a metodei de setare avansată / EasyStep Interview, după ce dumneavoastră și QuickBooks ați creat fișierul companiei, QuickBooks vă solicită să introduceți propriile informații în fișierul companiei.

Adăugați Clienți, furnizori și angajați la Configurarea QuickBooks 2013

Pentru a descrie clienții, furnizorii și angajații, faceți clic pe primul buton Adăugați. QuickBooks întreabă dacă este posibil să obțineți aceste date din alt loc, cum ar fi un program de poștă electronică sau un serviciu de poștă electronică (Outlook, Gmail și așa mai departe) sau dacă doriți doar să introduceți manual informațiile într-o foaie de lucru.

Cel mai probabil, veți introduce informațiile manual, deci faceți clic pe acel buton și apoi pe Continuați. Când QuickBooks afișează o fereastră de foaie de lucru așa cum se arată în figură, introduceți fiecare client, vânzător sau angajat în rândul propriu și asigurați-vă că includeți atât numele, cât și adresa.

Faceți clic pe Continuați când ați terminat. QuickBooks întreabă apoi dacă doriți să introduceți soldurile de deschidere (sumele pe care le datorați sau le datorați) pentru clienți și vânzători. Indicați-vă că faceți clic făcând clic pe link-ul Introduceți soldurile de deschidere și apoi introduceți balanțele deschise pe ecranul pe care QuickBooks le oferă.

Introduceți serviciile și articolele de inventar pe care le vindeți în QuickBooks 2013 Setup

Pentru a descrie lucrurile pe care le vindeți, faceți clic pe al doilea buton Add. QuickBooks întreabă lucrurile pe care le vindeți - de exemplu, dacă vindeți servicii, dacă vând elemente de inventar și dacă doriți să urmăriți elementele de inventar pe care le vindeți. Răspundeți la aceste întrebări dând clic pe butonul de opțiune care se potrivește situației dvs. și apoi faceți clic pe Continuați.

Când QuickBooks afișează o fereastră de foaie de lucru, descrieți fiecare articol pe care îl vindeți într-un rând separat de foi de lucru. Asigurați-vă că descrieți, de asemenea, orice obiecte de inventar pe care le dețineți în momentul în care convertiți în QuickBooks. Dați clic pe Continuați când ați terminat. Dacă aveți mai multe tipuri de elemente pe care le vindeți, trebuie să repetați acest proces pentru fiecare tip de element.

Introduceți conturi bancare de afaceri în QuickBooks 2013 Setup

Pentru a descrie contul dvs. bancar de afaceri (sau conturi bancare), faceți clic pe al treilea Add button. Când QuickBooks afișează fereastra de adăugare a foii de lucru a conturilor bancare (nu este afișată), furnizați numele contului bancar, numărul contului și soldul la data conversiunii. Când terminați introducerea acestor informații, faceți clic pe Continuați.