Modul de setare a opțiunilor de contabilitate generală în QuickBooks 2014 - manechine

< Fila Preferințe Compania oferă următoarele cinci casete de selectare generală de contabilitate, precum și setările pentru avertismentele de dată și data de închidere. (Câmpurile de validare sunt probabil explicite pentru oricine care a făcut un pic de contabilitate cu QuickBooks.)

Utilizarea numerelor de cont: caseta de selectare Utilizare numere de cont, dacă este selectată, vă permite să introduceți un număr de cont pentru o tranzacție. Caseta de selectare asociată, Afișați numai cel mai mic subaccount, indică QuickBooks să afișeze numai numele și numărul contului unui subcont (dacă îl utilizați), în loc de patrimoniul complet al contului.

• Dacă utilizați o mulțime de niveluri de subaccounts, această opțiune poate curăța cu adevărat vederile, făcând mai ușor să afli ce cont vedeți.

  Cerințe de conturi: caseta de cerințe Conturi, dacă este selectată, îi spune QuickBooks că trebuie să specificați un cont pentru o tranzacție. Are sens. Dacă nu utilizați conturi pentru a urmări sumele care curg în și din afacere, nu faceți cu adevărat contabilitate. Nu ar avea nici un sens să deselectați caseta de validare Cerințe conturi.

• Utilizați urmărirea claselor pentru tranzacții: caseta de validare Utilizare clasă de urmărire vă permite să anunțați QuickBooks că doriți să utilizați nu numai conturi pentru a urmări informațiile dvs. financiare, ci și clase. Clasele vă permit să împărțiți informațiile de nivel de cont în alt mod. Suna complicat, dar este foarte simplu.

• Lista de cont, de exemplu, vă permite să urmăriți veniturile și cheltuielile pe categorii de venituri și cheltuieli. Puteți să urmăriți cheltuielile utilizând categorii cum ar fi salariile, chiria și bunurile. În consecință, clasele vă oferă o modalitate de a urmări aceste informații într-o altă dimensiune.

  De exemplu, puteți împărți cheltuielile cu salariile în salariile cheltuite pentru două locații diferite ale afacerii dvs. Un restaurator cu două restaurante ar putea dori să facă acest lucru. Rețineți că QuickBooks oferă, de asemenea, o casetă pe care o puteți verifica pentru a indica faptul că QuickBooks vă va solicita să alocați clase.

  Desemnarea automată a numărului general de intrare în jurnal: Această casetă de selectare indică QuickBooks-ului să atribuie numere la intrările din jurnalul general pe care le introduceți utilizând comanda Make Journal Entry. Doriți să lăsați această casetă de selectare selectată. Intrările de jurnal general, de altfel, sunt introduse în mod obișnuit de CPA sau de contabilul dvs. profesional.

• Avertizare la înregistrarea unei tranzacții la câștigurile reținute: această casetă de selectare indică QuickBooks să afișeze un mesaj de avertizare ori de câte ori dvs. sau altcineva încercați să debitați direct sau să crediți contul câștigurilor dvs. reținute.(În mod normal, nu doriți să debitați sau să creditați direct contul cu venituri reținute și numai contabilii calificați vor intra, oricum, în tranzacții directe în câștigurile reținute.)

• Avertismente de dată: Dulapurile de avertizări date avertizează QuickBooks să vă avertizeze când tu sau altcineva intri într-o tranzacție cu o dată prea departe în trecut sau prea departe în viitor. Dacă marcați oricare dintre casetele de avertizări de dată, doriți, de asemenea, să specificați câte zile sunt prea departe în trecut sau prea departe în viitor.

• Setarea datei de închidere: caseta Data închiderii vă permite să identificați o dată înainte de care fișierul de date QuickBooks nu poate fi modificat. Cu alte cuvinte, dacă setați data de închidere până la data de 31 decembrie 2012, îi spuneți QuickBooks că nu doriți să faceți nicio modificare în fișierul de date QuickBooks înainte de această dată.

• Aceasta înseamnă că cineva nu poate modifica o tranzacție datată înainte de data închiderii fără a primi un mesaj de avertizare înfricoșător. De asemenea, înseamnă că cineva nu poate introduce o tranzacție utilizând o dată înainte de această dată de închidere. Puteți da clic pe butonul Setare dată / parolă pentru a afișa o casetă de dialog care vă permite să specificați o dată de închidere și să creați parola necesară atunci când cineva dorește să adauge o tranzacție veche sau să modifice o tranzacție veche.

• Toate versiunile recente ale QuickBooks oferă o pistă de audit întotdeauna, astfel încât să nu mai vedeți preferința de contabilitate a casetei de audit Audit. O cale de audit, apropo, păstrează pur și simplu o listă cu cine face schimbări ale tranzacțiilor. Contabilii, în mod previzibil, iubesc traseele de audit. Traseele de audit permit unei persoane, cum ar fi CPA dvs., să vină după fapt și să afle de ce un echilibru al contului este ceea ce este.