Cum să configurați preferințele contabile în QuickBooks 2010 - dummies

Puteți specifica modul în care QuickBooks 2010 funcționează pentru dvs. prin setarea preferințelor. Aceste preferințe au o mare influență asupra modului în care funcționează QuickBooks și asupra modului în care un anumit utilizator lucrează cu QuickBooks. Puteți modifica manual preferințele contabile alegând Editare → Preferințe. QuickBooks afișează caseta de dialog Preferințe, din care puteți accesa toate setările preferințelor.

Fila Preferințe Compania oferă următoarele opțiuni generale de contabilitate, precum și setările datei de închidere:

• Utilizarea numerelor de cont: Vă permite să introduceți un număr de cont pentru o tranzacție. Caseta de selectare asociată, Afișați numai cel mai mic subaccount, îi spune QuickBooks să afișeze doar numele și numărul contului unui subcont (dacă îl utilizați), în loc de patrimoniul complet al contului.

  Dacă utilizați o mulțime de niveluri de subaccounts, această opțiune poate curăța cu adevărat vederile, făcând mai ușor să afli ce cont vedeți.

• Cerințe de conturi: Spune QuickBooks că trebuie să specificați un cont pentru o tranzacție. Probabil că nu are niciun sens să deselectați caseta de validare Cerințe conturi.

• Utilizați Urmărirea claselor: Vă permite să spuneți QuickBooks că doriți să utilizați nu numai conturi pentru a urmări informațiile dvs. financiare, dar și clase. Clasele vă permit doar să împărțiți informații la nivel de cont în alt mod.

• Alocare automată numărului general de intrare în jurnal: îi spune QuickBooks-ului să atribuie numere la intrările din jurnalul general pe care le introduceți utilizând comanda Make Journal Entry.

• Avertizare la postarea unei tranzacții la câștigurile reținute: Îi informează pe QuickBooks să afișeze un mesaj de avertizare ori de câte ori dvs. sau altcineva încercați să debitați direct sau să crediți contul câștigurilor reținute.

  În mod normal, nu doriți să debitați sau să creditați direct contul cu venituri reținute. Numai contabili calificați ar intra, în orice caz, în tranzacții directe în câștigurile reportate.

• Avertismente de dată: Spuneți QuickBooks să vă avertizeze când tu sau altcineva intri într-o tranzacție cu o dată prea departe în trecut sau prea departe în viitor. Dacă bifați una din casetele de avertizare Data, doriți să specificați câte zile sunt prea departe în trecut sau prea departe în viitor.

• Data de închidere: Vă permite să identificați o dată înainte de care fișierul de date QuickBooks nu poate fi modificat. Cu alte cuvinte, dacă setați data de închidere până la 31 decembrie 2009, îi spuneți QuickBooks că nu doriți să se facă modificări în fișierul de date QuickBooks înainte de această dată.De asemenea, puteți să faceți clic pe butonul Setare parolă pentru a afișa o casetă de dialog care vă permite să creați o parolă, care este necesară dacă cineva dorește să adauge o tranzacție veche sau să modifice o tranzacție veche.

Versiunile anterioare ale QuickBooks vă permit să activați și să dezactivați o funcție de traseu de audit utilizând fila Preferințe companie din Preferințele contabile. Cu toate acestea, începând cu anul 2007, QuickBooks oferă o pistă de audit întotdeauna, astfel încât să nu mai vedeți o casetă de verificare Audit Trail. Un traseu de audit , apropo, păstrează pur și simplu o listă cu cine face schimbări ale tranzacțiilor.