Cum să configurați o listă de active fixe în QuickBooks 2015 - dummies

Dacă afacerea dvs. deține o mulțime de lucruri cu valoare de lungă durată, fie dvs., fie contabilul dvs. trebuie să urmăriți elementele în QuickBooks. Dacă aveți nevoie să urmăriți elementele, puteți face acest lucru utilizând lista de active fixe.

Adăugarea elementelor la lista de active fixe

Pentru a adăuga o piesă de mobilier, un anumit număr de echipamente sau mașini sau o altă valoare de lungă durată a listei cu active fixe, urmați acești pași:

1. Alegeți liste → Listă de elemente imobilizate pentru a afișa lista de active fixe.

   QuickBooks afișează fereastra Listă elemente imobilizate. Inițial, pentru că nu ați adăugat încă active, lista nu prezintă active.

   Aveți deja active achiziționate? Puteți edita tranzacția inițială de cumpărare și adăugați materialul fix în listă în timpul editării.

   

2. Spuneți QuickBooks că doriți să adăugați un element la lista de active fixe.

   Faceți clic pe butonul Element (din stânga jos) și apoi selectați Nou din meniul pe care îl afișează QuickBooks. QuickBooks afișează fereastra pentru element nou.

   

3. Denumiți activul.

   Dați un nume unic. De exemplu, s-ar putea să dați o bucată de mobilier un nume precum Canapea din piele, un computer cum ar fi HP Pavilion, și un vehicul cu numele '12 Chevy S20 Pickup.

4. Selectați contul corespunzător pentru active fixe.

   Din lista derulantă Cont cont de active, selectați contul de active fixe în care trebuie plasat activul pe care îl descrieți. O canapea de piele utilizată în zona de recepție opulentă, de exemplu, ar putea fi plasată într-un cont de materiale fixe pentru mobilier și echipament. Un camion de livrare poate fi plasat într-un cont de mijloace fixe de vehicule.

   QuickBooks, așa cum ați putea presupune, furnizează automat o mulțime de conturi, dar este posibil să nu vedeți contul de care aveți nevoie sau doriți în lista derulantă Contul de active. Puteți adăuga un nou cont de active în zbor introducând un nou nume de cont și apăsând pe Enter. Atunci când QuickBooks vede că contul de active fixe nu este încă setat, vă solicită să configurați noul cont de active fixe.

5. Descrieți termenii de cumpărare.

   Utilizați zona Informații despre cumpărături pentru a descrie elementul achiziționat și condițiile de achiziție. De exemplu, doriți să indicați dacă elementul este nou sau utilizat, selectând butonul radio nou sau utilizat. Puteți să furnizați o descriere a achiziției, data achiziției, costul achiziției și chiar să identificați vânzătorul utilizând celelalte casete explicative din zona Informații despre cumpărături.

6. (Opțional) Descrieți materialul cu mai multe detalii.

   Zona Informații despre active din partea de jos a ferestrei Articol nou oferă casete text suplimentare pe care le puteți utiliza pentru a descrie materialul.Zona oferă un câmp omogonic în care puteți plasa, de exemplu, o descriere detaliată a activelor. De asemenea, aveți câmpuri pe care le puteți utiliza pentru a identifica locația activului, numărul inițial de comandă (PO), numărul de serie al activului și data de expirare a garanției.

   Dacă aceste câmpuri nu sunt adecvate, repede, QuickBooks furnizează chiar și o zonă de note pe care o puteți utiliza pentru a scrie o mică ode pentru activul dvs. sau pentru a înregistra alte informații despre un anumit element.

7. Salvați descrierea elementului de activ.

   Faceți clic pe OK pentru a salva simultan noua descriere a elementului de activ și a închide fereastra Articol nou. Sau, faceți clic pe Următorul pentru a salva noua descriere a elementului de activ, însă lăsați afișată fereastra pentru elementul nou.

Adăugarea elementelor fixe în zbor

Puteți adăuga elemente în lista de active fixe, așa cum este descris în paragrafele anterioare. În mod alternativ, puteți adăuga un element la lista de active fixe atunci când înregistrați factura care înregistrează factura furnizorului pentru respectivul activ sau când înregistrați cecul care plătește factura furnizorului pentru activ.

Iată cum funcționează acest lucru: Dacă ați spus QuickBooks că doriți să păstrați o listă de active fixe, QuickBooks vă solicită să adăugați un element de activ fix când clasificați sau debitați un cont de active fixe la introducerea facturii sau înregistrarea unei cecuri.

Pentru a colecta informațiile necesare pentru a seta elementul de activ fix, QuickBooks afișează aceeași fereastră nouă. Pașii pentru completarea ferestrei Articol nou funcționează și atunci când adăugați elemente de activ fixe în zbor.

Editarea elementelor din lista de active fixe

Pentru a edita un element de activ fix - spuneți că ați greșit introducerea unor informații - urmați acești pași:

1. Alegeți listele → Lista elementelor fixe.

   QuickBooks afișează fereastra Listă elemente imobilizate.

2. Faceți dublu clic pe elementul pe care doriți să-l editați.

   QuickBooks afișează fereastra Editare articol.

   

3. Actualizați descrierea materialului.

   După cum este necesar, actualizați informațiile afișate în secțiunile Information Purchase și Information Asset. Rețineți, de asemenea, că dacă doriți să înregistrați cedarea unui activ, puteți selecta caseta de selectare Item Is Seller (Vărsat articol). Apoi, QuickBooks permite casetele de text din zona Informații vânzări. Puteți utiliza acestea pentru a identifica data vânzării, prețul și suma cheltuielilor de vânzare.

QuickBooks nu efectuează niciun contabil cu informațiile de cumpărare și / sau de vânzare afișate în ferestrele New Item și Edit Item.

De exemplu, QuickBooks nu adaugă un activ în bilanț pentru că ați configurat un element de activ fix. Și QuickBooks nu va calcula câștigul sau pierderea din dispunerea activului deoarece introduceți informații despre vânzări. Trebuie să faceți acest lucru singur - sau să faceți acest lucru de către contabilul dvs. - utilizând fie tranzacții standard QuickBooks, fie intrări tradiționale ale jurnalului.