Modul de sortare a datelor în Access 2016 - dummies

Foarte puține baze de date de acces sunt organizate în liste alfabetice convenabile și convenabile. Nu introduceți înregistrările dvs. în ordine alfabetică; le introduceți în ordinea în care vin la voi. Deci ce faceți atunci când aveți nevoie de o listă de produse în ordinea numărului de produse sau o listă de adrese în ordine de cod poștal chiar acum?

Sortare pe un singur câmp

Soluția se află în comenzile de sortare, care sunt incredibil de ușor de utilizat. Comenzile de sortare se află pe fila Pagina de pornire a Panglicii, în secțiunea Sortare și filtrare. Cele două butoane (ascendentă și descendentă) fac destul de bine treaba:

• Sort Ascending sortează înregistrările dvs. de sus în jos:

  • Înregistrările care încep cu A sunt la început și înregistrările care încep cu Z sunt la sfârșit.

  • Dacă câmpul conține date numerice (indiferent dacă sunt adevărate numere sau câmp Short Text care stochează coduri zip sau câmpuri valutare care păstrează prețurile), un sort ascendent le pune în ordine de la cel mai mic număr la cel mai mare.

• Sort Descending sorts înregistrările dvs. de jos în sus:

  • Înregistrările care încep cu Z sunt la început și înregistrările care încep cu A sunt în partea de jos a listei.

  • Dacă câmpul conține date numerice, un sortare descendentă pune înregistrările în ordine de la cel mai mare număr la cel mai mic.

Dacă după sortare în ordine ascendentă sau descendentă doriți să puneți lucrurile înapoi așa cum erau - în ordinea exactă înainte de a face clic pe oricare dintre acele butoane - faceți clic pe butonul Ștergeți sortarea, situat chiar sub butoanele Ascendentă și Descendentă în grupul de sortare și filtrare.

Sortarea pe mai multe câmpuri

Ce se întâmplă dacă doriți să sortați după mai multe câmpuri - cum ar fi codul poștal și apoi în acel fel, doriți ca toți oamenii cu același cod poștal să apară în comanda Nume? Sau poate doriți să sortați toți clienții dvs. printr-un câmp Status și apoi în cadrul fiecărui grup de clienți care creează, să sortați după soldul curent? Va trebui să utilizați pașii următori pentru a încadra un fel în altul.

Puteți sorta mai multe coloane simultan:

1. Faceți clic pe poziția primei coloane pentru sortare.

   Întreaga coloană este evidențiată.

2. Țineți apăsată tasta Shift și faceți clic pe poziția ultimei coloane pentru a sorta după.

   Toate coloanele de la primul la ultimul sunt evidențiate.

3. Alegeți fie Sort Ascending sau Sort Descending.

   Tipul este întotdeauna efectuat de la stânga la dreapta.

   Cu alte cuvinte, nu puteți sorta după conținutul celei de-a patra coloane și în interiorul conținutului celei de a treia coloane.

Sortarea are propriile particularități atunci când lucrează cu numere într-un câmp de text.Când sortați un câmp care are numere amestecate cu spații și litere (cum ar fi adrese de stradă), Access clasifică numerele ca și cum ar fi litere, nu numere. Acest comportament înseamnă că accesul pune (să zică) "1065 W. Orange Street" înainte de "Street Mulberry 129". "(Datorită modului special în care computerul sortează informațiile, 0 în poziția a doua a lui 1065 este înaintea celui de-al doilea loc din poziția 129.)