Cum se utilizează fila Documente în Salesforce - dummies

Înainte de adăugarea conținutului Salesforce, puteți să stocați fișiere în Salesforce în fila Documente. Deși nu este la fel de solid ca și Conținutul, fila Documente este încă disponibilă și utilă în multe feluri. De exemplu, puteți găzdui imagini care fac referire în șabloane de e-mail, aplicații personalizate, câmpuri și chiar Force. com pe fila Documente. De obicei, aceste fișiere nu se schimbă frecvent și, în mod cert, nu trebuie să fie colaborate, astfel încât să puteți continua să le stocați făcând clic pe fila Documente.

De asemenea, vă puteți gândi la fila Documente ca un loc în care administratorii de sistem găzduiesc fișiere. Cu toate acestea, dacă aveți nevoie de posibilitatea de a previzualiza fișiere, de a colabora pe ele cu Chatter sau de a stoca fișiere mai mari, acele fișiere aparțin conținutului Salesforce.

Crearea de foldere în Biblioteca de documente

Pentru a crea un dosar de document, trebuie să aveți mai întâi permisiunea de Administrare Documente Publice. (Dacă nu sunteți sigur că o aveți, puteți afla rapid dacă vedeți dacă treceți de pasul 1 în lista următoare. Dacă nu reușiți să treceți de Pasul 1, cereți-i administratorului să vă ajute.) Pentru a continua, accesați fila Documente și urmați acești pași:

1. Faceți clic pe linkul Creare folder nou sub rubrica Foldere documente. Va apărea o pagină nouă a dosarului de documente.
2. Introduceți un nume pentru dosarul din câmpul Document Folder.
3. Utilizați lista derulantă Public Folder Access pentru a selecta drepturile de acces.
4. Faceți clic pe butoanele radio pentru a selecta cine trebuie să aibă acces la dosar.
5. Când ați terminat, faceți clic pe Salvați. Se afișează pagina Documente Nume folder și puteți începe să adăugați noi documente în noul folder.

Adăugarea de documente

Înainte ca reprezentanții să poată începe să utilizeze documente în Salesforce, tu sau cineva din compania ta trebuie să adaugi mai întâi documentele în Biblioteca de documente.

La încărcarea documentelor, limita de dimensiune a fișierului pentru fiecare fișier individual este de 5 MB. Pentru unele companii, aceasta poate fi dimensiunea medie a unei prezentări PowerPoint sau a unui fișier PDF cu grafică, deci planificați în consecință.

Pentru a adăuga un document și a încărca fișierul său, conectați-vă la Salesforce și urmați acești pași:

1. Faceți clic pe semnul plus din partea de sus în partea dreaptă a filelor și selectați Documente. Se afișează o pagină de încărcare a unui document nou.
2. Introduceți un nume pentru fișier în câmpul Nume document. Dacă doriți ca numele documentului să corespundă exact cu numele fișierului, lăsați acest câmp necompletat. După ce selectați fișierul, numele fișierului umple automat câmpul Nume document gol.
3. bifați caseta de selectare numai pentru utilizare internă numai dacă doriți ca acest document să fie confidențial.Dacă bifați această casetă de selectare, nu modificați accesul la document, dar semnalizați utilizatorilor finali să nu trimită fișierul în afara companiei.
4. Selectați caseta de validare Externally Available Image numai dacă încărcați o imagine pe care o trimiteți în șabloane de e-mail HTML persoanelor care ar trebui să o vizualizeze fără a fi nevoie să vă conectați la Salesforce pentru ao vedea. De exemplu, în logo-urile sau foile de foi cu antet trebuie să fie selectată această casetă.
5. Utilizați lista derulantă Folder pentru a selecta un folder. Dacă nu ați creat încă dosarul corespunzător sau dacă nu aveți acces la citire și scriere în dosarul corect, puteți să salvați mai întâi fișierul în dosarul Documente personale și să refiti documentul mai târziu.
6. În câmpul Descriere, tastați o scurtă descriere a documentului.
7. În câmpul Cuvinte cheie, introduceți cuvintele cheie care vor ajuta utilizatorii finali să găsească documentul. Salesforce oferă un instrument de căutare a documentelor de căutare pe pagina de pornire Documente, astfel încât ar trebui să selectați cuvintele cheie pe care credeți că le vor introduce utilizatorii. De exemplu, dacă adăugați un studiu de caz, este posibil să introduceți cuvinte cheie care includ produse relevante, nume de clienți, provocări și așa mai departe pe care le-ar putea utiliza reprezentanții de vânzări pentru cross-referencing.
8. În secțiunea Selectare fișier, butonul de introducere a căii este selectat în mod implicit, astfel încât trebuie doar să faceți clic pe butonul Răsfoiți pentru a selecta fișierul dorit. Este afișată o casetă de dialog Selectare fișier.
9. Selectați un fișier din folderele de pe computer și faceți clic pe Deschidere. Caseta de dialog se închide și calea documentului este introdusă în câmpul File to Upload.
10. Când încărcarea este finalizată, pagina de înregistrare a documentului reapare în modul salvat cu informații despre document și un link pentru vizualizarea documentului.

Utilizarea documentelor

După ce creați documente în Salesforce, le puteți utiliza în diverse moduri în timpul vânzării. Puteți căuta documente din pagina de pornire Documente sau puteți naviga prin dosarele documentelor. Puteți utiliza o imagine care a fost încărcată din fila Documente, în Șabloane de e-mail. Dacă sunteți administrator, puteți personaliza și logo-ul în colțul din stânga sus al Salesforce cu o imagine încărcată, atâta timp cât este de cel mult 20KB și 300 pixeli lățime de 55 de pixeli înălțime.